09 октября 2026
Дата публикации:
Как производитель упаковки в 2,2 раза сократил цикл сделки, автоматизировал управление и контроль заказов
Как производитель упаковки в 2,2 раза сократил цикл сделки, автоматизировал управление и контроль заказов
Как производитель упаковки в 2,2 раза сократил цикл сделки, автоматизировал управление и контроль заказов
Как производитель упаковки в 2,2 раза сократил цикл сделки, автоматизировал управление и контроль заказов
Автоматизировать весь путь клиента: от первого обращения до поступления оплаты и оформления доставки, а также обеспечить прозрачность процессов, ускорить создание прототипов и снизить зависимость от человеческого фактора.
Внедрение Битрикс24 для оптимизации работы с заявками, сбора и фиксации всех необходимых данных, контроля платежей, ведения клиентской базы и объединения работы всех подразделений в рамках единой цифровой системы.
Автоматизация обработки заявок и сбора информации, обеспечение прозрачности и бесшовности работы сотрудников разных отделов, создание сегментированной базы клиентов, фиксация всей истории коммуникации, а также системный контроль оплат.
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Получите консультацию по внедрению Битрикс24!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
О заказчике
Заказчик — холдинг, который производит и продает упаковку, скотч, упаковочные ленты. Процесс организован по модели полного цикла: в структуре есть подразделения, которые отвечают за разработку прототипов, хранение и доставку продукции.
Общая численность штата насчитывает более 120 человек. Основные процессы были завязаны на Excel и почту. По мере роста бизнеса такой подход перестал отвечать его потребностям, а также конъюнктуре рынка. Поэтому руководство приняло решение о переходе на единую систему управления производством.
Общая численность штата насчитывает более 120 человек. Основные процессы были завязаны на Excel и почту. По мере роста бизнеса такой подход перестал отвечать его потребностям, а также конъюнктуре рынка. Поэтому руководство приняло решение о переходе на единую систему управления производством.
Продажи, маркетинг, производство
С какими проблемами обратился клиент?
Работа с заказчиками
Официальное общение с заказчиками менеджеры вели по телефону и email, неофициальное — в личных мессенджерах. Из-за этого важные сообщения регулярно терялись в общем потоке, что приводило к задержкам, конфликтам и потере клиентов.
Потеря заявок и важных сообщений
КП под каждого заказчика собирали и правили вручную по шаблонам. На это уходили часы, а иногда и дни, в течение которых клиент мог получить предложение от другого подрядчика. Компания проигрывала сделки еще до обсуждения сути заказа.
Медленная подготовка коммерческих предложений
На сайте не было форм, в которых клиент мог бы сразу указать параметры упаковки. Менеджер собирал вводные по телефону и в переписке, затем вручную копировал их в Excel. Заказчик ждал ответа, а данные при переносе искажались или терялись.
Отсутствие онлайн-форм для получения ТЗ от заказчика
Сотрудникам приходилось лично уточнять у коллег, на каком этапе находится каждый заказ. Это отнимало время, не позволяло оперативно сообщить клиенту актуальный статус, а руководству — оценивать прогресс и скорость работы команды.
Оплата часто разбивается на несколько этапов. Менеджеры сами отслеживали каждое поступление средств и отправляли напоминания заказчикам. Пропущенные платежи означали задержку запуска в производство или кассовый разрыв.
Отсутствие контроля статусов заказов
Ручной контроль оплат по заказам
Сотрудники вручную переносили данные, составляли отчеты, искали информацию в переписках. Значительная часть рабочего времени уходила на повторяющиеся операции. На развитие клиентов и улучшение процессов ресурсов не оставалось.
Загруженность рутиной
Для индивидуальных заказов эксперты изучали особенности продукта, собирая данные без единой структуры и правил. Из-за этого возникали дубли, на сверку уходило время, рос риск ошибок. Разработка затягивалась, что выматывало и сотрудников, и заказчиков.
После оформления заказа менеджеры общались с клиентами в личных каналах. В случае передачи дел новый сотрудник не знал контекста, что приводило к недовольству заказчиков, а руководство не могло контролировать качество коммуникации.
Бессистемный и долгий процесс создания прототипов
Отсутствие истории коммуникации
Каждое подразделение работало само по себе. Коллеги ставили задачи и уточняли информацию в мессенджерах или почте, из-за чего терялись важные данные, возникали задержки и ошибки: как во внутренних процессах, так и при коммуникации с клиентами.
Разрыв в коммуникации отделов
База клиентов велась только в Excel, где не было нормальной сегментации по отраслям, объемам и истории заказов. Компания не могла системно информировать клиентов о новых выгодных предложениях и стимулировать повторные продажи.
Отсутствие клиентской базы и сегментации
Главные причины такого выбора:
- Удобная CRM с функциями ИИ для настройки, упрощения и автоматизации рабочих процессов разных отделов
- Наличие инструмента для консолидации и обработки в рамках одного окна заявок из разных каналов, а также автоматического назначения ответственного
- Удобный интерфейс и наличие функциональной мобильной версии
- Наличие встроенных инструментов для анализа показателей и оценки эффективности бизнеса
- Возможность сегментировать базу и автоматизировать информирование клиентов об акциях и специальных предложениях
- Быстрое и глубокое погружение в суть запроса заказчика на этапе пресейла
- Наличие готовых решений, которые можно было адаптировать под запросы заказчика. В частности — системы контроля оплат, оптимизации формирования спецификаций, автоматизации работы с КП
- Опыт внедрения платформы Битрикс24 на крупных производствах и понимание бизнес-процессов подобных организаций
Для устранения обозначенных сложностей и масштабирования бизнеса руководство холдинга остановилось на облачном тарифе Битрикс24 «Энтерпрайз Холдинг».
Почему выбрали Битрикс24 и IT-Solution
Компания IT-Solution была выбрана в качестве интегратора по следующим причинам:
Поставленные задачи
Продажи, маркетинг, производство
- Создание сегментированной клиентской базы и настройка инструментов для CRM-маркетинга в Битрикс24
- Создание нескольких воронок продаж, автоматизация постановки задач разным подразделениям при попадании карточки CRM на определенные этапы
- Настройка проектов и задач для фиксации прогресса при выполнении заказа
- Автоматизация сбора данных, подготовки отчетов, поиска информации в системе и переписках
- Перенос и сохранение всей истории коммуникации с клиентами в Битрикс24
- Фиксация в системе всех звонков и обращений вне зависимости от источника
- Автоматизация создания коммерческих предложений
- Создание онлайн-формы для первичного сбора информации у потенциального заказчика
- Подключение инструмента для контроля сроков и факта поступления платежей
- Оптимизация процесса сбора данных для создания прототипов продукции
Работа с заказчиками
Результаты внедрения Битрикс24
Система управления клиентами
- Перенесли в CRM, актуализировали и распределили по сегментам клиентскую базу. Для каждой группы можно настроить рассылки с учетом истории заказов. Например, напомнить о повторной поставке к празднику или предложить новый вид упаковки, а затем оценить результат каждой кампании.
- Подключили телефонию, благодаря чему все звонки автоматически привязываются к карточке клиента. Записи разговоров с расшифровкой сохраняются в CRM и доступны в любой момент для восстановления контекста.
- Настроили CRM-формы для сбора первичной информации о клиенте и его запросе. Данные автоматически попадают в систему, что сокращает объем ручного ввода данных.
- Объединили обращения из разных каналов: в контакт-центр Битрикс24 автоматически попадают сообщения из email, страниц компании в VK и MAX, а также форм на сайте. Менеджер получает уведомление и может общаться с клиентами в рамках одного окна — без переключения между сервисами.
Управление производством
Прозрачность бизнеса и автоматизация рутины
- Настроили под заказчика платежный календарь: система сама фиксирует поступление средств и просрочки, а также наглядно показывает планируемые расходы. Сотрудникам больше не нужно отслеживать поступления оплат и сводить данные для планирования бюджета.
- Автоматизировали формирование КП: под особенности бизнес-процессов заказчика адаптировали инструмент, который сам подбирает и добавляет в документ необходимые позиции. Менеджеру остается проверить файл и отправить его клиенту — ручная подготовка больше не требуется.
- Объединили коммуникации в одной системе. Благодаря интеграции Битрикс24, MAX и Telegram сотрудники могут использовать привычный сервис, а история переписки сохраняется на портале и остается доступной в любой момент.
- Настроили BI-отчеты, которые формируются в реальном времени без ручного сбора данных. Аналитика содержит показатели продаж и эффективности сотрудников, что позволяет руководству принимать решения на основе актуальной информации.
- Перенесли рабочие коммуникации в Битрикс24. Все обсуждения привязаны к конкретным проектам и задачам в системе. В задачах также используются чек-листы, которые помогают отслеживать статус выполнения заказа и ответственных за текущий этап сотрудников.
- Создали несколько воронок под разные типы обращений. Логика процессов зависит от состава заказа, размера бизнеса клиента и сути запроса: отдельные сценарии предусмотрены для задач на производство и рекламаций.
- Доработали под заказчика приложение для подготовки спецификаций. Решение охватывает все этапы сбора данных для прототипов и задает единый стандарт аудита. Эксперты работают с заранее определенной структурой, поэтому процесс идет быстрее, а результат не зависит от сотрудника.
- Настроили сценарии автоматизации: роботы и триггеры перемещают карточки по воронке и ставят задачи ответственным сотрудникам. Специалисты вовремя получают задачи и понимают, что нужно сделать дальше.
в 2,2 раза
на 45%
на 36%
Результаты внедрения в цифрах
*На основании сравнения годовых отчетов до и после внедрения Битрикс24
Автоматизация обработки заявок, ускорение создания прототипов и синхронизация работы подразделений сократили цикл сделки в 2,2 раза
Автоматизация обработки заявок, ускорение создания прототипов и синхронизация работы подразделений сократили цикл сделки в 2,2 раза
Системный контроль поступления средств сократил количество просроченных платежей на 45%
Системный контроль поступления средств сократил количество просроченных платежей на 45%
Перенос клиентской базы в Битрикс24, ее сегментация и настройка инструментов CRM-маркетинга увеличили количество возвратов заказчиков на 36%
Перенос клиентской базы в Битрикс24, ее сегментация и настройка инструментов CRM-маркетинга увеличили количество возвратов заказчиков на 36%
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, и мы свяжемся
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
