Система формирования спецификаций в Битрикс24

Компания профилируется на разработке и производстве упаковочных решений. В ходе проекта эксперты изучают особенности продукта, условия транспортировки и хранения, целевую аудиторию, маркетинговые задачи и нормативные ограничения. На базе этих данных специалисты проектируют упаковку, затем создают прототип и запускают в производство.

Каждый из этих этапов — многоуровневый процесс, требующий учета множества параметров. Особое место в цепочке занимает аудит. Именно на этом шаге формируется техническое задание, от которого напрямую зависит итоговый прототип.

На момент обращения в компании не было единого шаблона проведения аудита. Сотрудники собирали исходные данные в разных таблицах, файлах и сторонних сервисах, без единой структуры и общих правил фиксации информации. Из‑за этого возникали пробелы в данных, дубли и несогласованность между подразделениями. В результате на уточнение и сверку уходило дополнительное время, а риск ошибок заметно возрастал, что в итоге замедляло процесс разработки.

Технические эксперты компании работают не только в офисе, но и выезжают на производство, торговые точки и склады заказчиков. Для компании было принципиально важно, чтобы специалисты могли собирать данные на месте и вносить их в единый шаблон со смартфона.

Далее мы подробно рассмотрим все этапы работы с решением и его особенности.

Компания ведет проекты в специальном смарт‑процессе, который включает в себя все стадии разработки, производства и продажи упаковки. На определенном этапе специалисту необходимо перейти в карточку проекта, а затем открыть вкладку «Спецификация».

При переходе во вкладку запускается локальное приложение для проведения аудита. Далее руководителю проекта необходимо указать форму, габариты и прочие базовые данные о пакуемом продукте.

После внесения базовых данных и смены стадии проекта руководителю приходит задание, в рамках которого ему необходимо указать перечень недостающей информации для подготовки спецификации.

Затем ответственным за проект назначается технический специалист, которому необходимо посетить предприятие или склад заказчика, чтобы более детально изучить продукт, провести опрос и собрать указанные руководителем данные.

Для проведения детального аудита продукта и сбора информации технический специалист выезжает на склад или производство заказчика, где проводит экспертизу. Чтобы внести собранные данные, сотруднику необходимо запустить мобильное приложение Битрикс24, а затем открыть вкладку «Спецификации».

При открытии вкладки система покажет список проектов, закрепленных за сотрудником, и предложит выбрать нужный.

После выбора проекта специалист может сразу приступить к проведению экспертизы, используя удобный шаблон. Система при этом запрашивает только те данные, которые ранее определил руководитель.

Ряд полей в документе изначально скрыт — они становятся доступны только после указания определенных параметров, например, конкретного типа продукции. Такая реализация решения значительно упрощает работу для сотрудников, так как система сама указывает, какие данные нужно внести, а не оставляет это на усмотрение специалиста.

Дополнительно с помощью приложения сотрудник может просмотреть итоговый отчет, скачать его на телефон для пересылки руководителю, а также перейти к карточке проекта в смарт‑процессе Битрикс24.

Как только сотрудник соберет и внесет все необходимые данные в соответствующие поля, ему достаточно сохранить информацию. Все собранные сведения руководитель проекта может просмотреть в рамках локального приложения, смарт‑процесса в Битрикс24, а также скачать отчет в формате PDF.

После завершения исследований продукции и проверки итоговой спецификации руководитель должен перевести карточку проекта на этап производства прототипа.

Далее, на основании внесенных данных в Битрикс24 и сформированной спецификации, система автоматически создает новый заказ на производство в ERP‑системе предприятия.

Ключевой результат нашей работы — создание эффективного решения, которое позволяет систематизировать процесс разработки прототипов, а также значительно упростить его. Благодаря удобному приложению даже сотрудник с небольшим опытом может успешно провести экспертизу и собрать спецификацию. Инструмент не требует от пользователя произвольного заполнения полей: вместо этого он запрашивает только те данные, которые определил руководитель и которые действительно необходимы на текущем этапе.