05 августа 2026
Дата публикации:
Как ивент-агентство автоматизировало управление мероприятиями и увеличило конверсию заявок в договор на 23%
Как ивент-агентство автоматизировало управление мероприятиями и увеличило конверсию заявок в договор на 23%
Как ивент-агентство автоматизировало управление мероприятиями и увеличило конверсию заявок в договор на 23%
Как ивент-агентство автоматизировало управление мероприятиями и увеличило конверсию заявок в договор на 23%
Автоматизировать работу с задачами, ускорить время ответа на сообщения, создать сегментированную базу клиентов, сделать работу команды прозрачной, упростить маркетинговые активности.
Внедрение Битрикс24 для сохранения истории коммуникации в CRM, постановки и контроля выполнения задач, работы со всеми заявками в рамках одного окна, автоматизации маркетинга и ведения клиентской базы.
Создание базы клиентов в CRM, настройка воронок продаж с учетом специфики, автоматизация постановки задач коллегам и подрядчикам, появление объективных отчетов о работе агентства, подключение инструмента для консолидации заявок в Битрикс24.
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Получите консультацию по внедрению Битрикс24!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
О заказчике
Заказчик — московское ивент-агентство. Компания начинала с организации частных праздников под ключ и недавно вышла на рынок корпоративных мероприятий: тимбилдингов, деловых конференций, презентаций.
Сегодня в работе агентства одновременно находится несколько десятков проектов разного масштаба. Поэтому для эффективного управления продажами, подготовкой мероприятий и внутренними процессами компании потребовалась единая автоматизированная система.
Сегодня в работе агентства одновременно находится несколько десятков проектов разного масштаба. Поэтому для эффективного управления продажами, подготовкой мероприятий и внутренними процессами компании потребовалась единая автоматизированная система.
Маркетинг и продажи
Внутренние процессы и управление агентством
С какими проблемами обратился заказчик?
Работа с клиентами
Организация мероприятий
Переписка с заказчиком велась в личных мессенджерах и почте. При смене менеджера новый сотрудник часто не мог ознакомиться с контекстом предыдущих обсуждений, поэтому клиентам приходилось повторно объяснять требования и детали проекта.
Отсутствие единой истории общения
Подтверждение договоренностей за сутки до мероприятия, а также финальные правки рассылались сотрудниками вручную. Процесс зависел от человеческого фактора, а риск накладок резко возрастал в случае слишком поздней отправки сообщений.
Ручная рассылка напоминаний
Менеджерам приходилось вручную мониторить несколько площадок в поисках сообщений от клиентов. В связи с этим часть заявок подолгу оставалась без ответа: так компания теряла лиды и доверие заказчиков.
Долгие ответы на запросы
Агентство не собирало системно обратную связь после мероприятий, а руководство не имело единого инструмента для контроля качества работы с клиентами. Это затрудняло выявление ошибок сотрудников и поддержание высокого уровня сервиса.
Сложности с контролем клиентского сервиса
Источники обращений фиксировались вручную либо не учитывались вовсе. Руководство не понимало до конца, какие рекламные каналы действительно приносят клиентов, а какие только расходуют бюджет.
Невозможность оценить эффективность рекламы
Информация по клиентам заносилась в онлайн-таблицу, которую сотрудники обновляли нерегулярно. Кроме того, сама таблица содержала недостаточно сведений, что затрудняло проведение маркетинговых рассылок и анализ ЦА.
Отсутствие актуальной и полной базы клиентов
Отделы агентства при работе с подрядчиками взаимодействовали через проектных менеджеров. Информация передавалась вручную, что приводило к задержкам, недопониманию и ошибкам при подготовке мероприятий.
Несогласованность при работе с подрядчиками
Подготовка каждого мероприятия включает десятки взаимосвязанных задач. Работа над ними велась в разрозненных чатах в соцсетях, из-за чего было сложно контролировать сроки, вовремя получать информацию и следить за ходом выполнения.
Сложности с внутренней коммуникацией
Договоры, сценарии, технические задания, сметы и презентации хранились у сотрудников в разных местах. Поиск актуальной версии документа занимал много времени, а часть файлов вовсе терялась.
Потери документов
Количество клиентов и проектов постепенно увеличивалось, команда агентства расширялась. Но внутренние процессы оставались недостаточно гибкими и не успевали адаптироваться под новые объемы работы и запросы рынка.
Сложности с масштабированием
В связи с расширением компания регулярно искала новых сотрудников. Однако мониторинг откликов и другие HR-процессы производились вручную, что отвлекало HR от других задач, а само агентство испытывало кадровый голод.
Долгий и трудоемкий поиск сотрудников
Статус по конкретным проектам, загрузка сотрудников и другая отчетность собиралась вручную, часто была недостаточно объективна и точна. Это затрудняло управление агентством, а также принятие оперативных и стратегических решений.
Неэффективный контроль
Руководство не видело, сколько проектов находится в работе, сколько сделок ожидают согласования и на каких этапах часть из них срывается. Анализировать причины отказов приходилось вручную, запрашивая информацию у сотрудников.
Отсутствие прозрачных воронок
После завершения мероприятия работа с клиентом практически прекращалась. Компания не собирала обратную связь, не анализировала базу и не пыталась выстроить долгосрочные отношения с корпоративными заказчиками.
Отсутствие работы над повторными продажами
Основные причины такого решения:
- Наличие инструмента для обработки обращений клиентов из разных источников в рамках одного окна
- Возможность упорядочить и связать с задачами коммуникацию между отделами, а также с подрядчиками
- Современная CRM с большим выбором инструментов для автоматизации маркетинга и работы с заявками
- Наличие встроенных решений для организации электронного документооборота
- Разнообразие аналитических инструментов для сбора отчетности
В качестве платформы для автоматизации была выбрана облачная версия Битрикс24 с тарифом «Профессиональный». Этот вариант обеспечил event-агентству необходимый набор инструментов для управления продажами, сделками, коммуникацией и задачами в одной системе.
Почему выбрали Битрикс24
Поставленные задачи
Маркетинг и продажи
- Создание клиентской базы с разбивкой по сегментам и отсутствием дублей
- Настройка сквозной аналитики для учета маркетинговых расходов, а также создание BI-отчетов для анализа информации
- Создание нескольких воронок продаж для разного типа заказов: частных, а также корпоративных мероприятий
- Настройка инструмента для работы над повторными продажами
Работа с клиентами
- Фиксация полной истории коммуникации с клиентами и подрядчиками, включая телефонные звонки, в карточках CRM
- Сбор всех заявок от клиентов в едином окне с автоматическими уведомлениями для ответственных сотрудников
- Автоматизация отправки форм для сбора обратной связи после мероприятий
- Настройка автоматических рассылок: маркетинговых, триггерных, информационных
Внутренние процессы и управление агентством
- Автоматизация создания и размещения вакансий, а также обработки отзывов на сервисах по поиску персонала
- Настройка различных отчетов и дашбордов для оперативного анализа работы агентства в целом, а также конкретных отделов и сотрудников
- Автоматизация рутинных действий: рассылок клиентам, заполнения карточек, фиксации трудоемкости и других процессов
Организация мероприятий
- Перенос всей внутренней коммуникации в Битрикс24 Мессенджер, интеграция с Telegram и Max
- Настройка рабочих чатов и кросс-функциональных команд для эффективной работы специалистов разных отделов над конкретными проектами
- Организация онлайн-хранилища агентства и подключение системы электронного документооборота
Результаты внедрения Битрикс24
Современная CRM для управления заявками и продажами
- Автоматическая отправка форм для сбора обратной связи после проведения мероприятий позволила улучшить клиентский сервис, а также найти и устранить узкие места в работе агентства.
- Обращения из разных каналов автоматически попадают в единый контакт-центр. Менеджер сразу получает уведомление и может общаться с клиентом прямо в Битрикс24. В нерабочее время клиенты получают автоответы. Это ускорило обработку заявок и помогло увеличить конверсию лидов в заказ.
- История взаимодействия с клиентами и контрагентами теперь хранится в CRM и доступна в любой момент. При создании карточки система сама заполняет необходимые данные, сокращая объем ручной работы.
- Подключение телефонии и AI-системы аналитики позволило сохранять в CRM записи разговоров с клиентами, получать автоматический аудит звонка, его резюме и оценку.
Автоматизация маркетинга
- Под задачи агентства было адаптировано готовое решение от IT-Solution для сквозной аналитики. Руководство смогло в реальном времени объективно оценивать отдачу от рекламы и эффективнее расходовать бюджет.
- Были созданы отдельные воронки продаж для разных типов клиентов. Это позволяет стандартизировать и автоматизировать работу менеджеров, а также получить полную картину работы по текущим заявкам.
- Настройка «Повторных продаж с AI» позволяет автоматически находить возможности для новых сделок в рамках существующей базы. Это увеличило выручку без роста нагрузки на сотрудников.
- Клиентская база была перенесена в CRM, актуализирована и очищена от дублей, а также сегментирована по нужным признакам. В карточках клиентов теперь хранится вся информация, чтобы лучше понимать ЦА и ее запросы.
- Автоматизация рассылок по сегментированной базе освободила от рутины менеджеров, обеспечила своевременную коммуникацию с клиентами на всех этапах и позволила увеличить количество заявок без дополнительных затрат.
Организация мероприятий
- Доработка готового решения от IT-Solution под запрос агентства позволила объединить чаты в Битрикс24, Telegram и MAX в единую систему коммуникации. Вся история переписок сохраняется в CRM, при этом заказчики и команда продолжают использовать привычные мессенджеры.
- Под задачу агентства было адаптировано готовое решение для автоматизации рекрутинга. Размещение вакансий, скрининг и первичный отбор кандидатов теперь выполняются быстрее, а компания смогла закрыть кадровый дефицит.
Автоматизация управления агентством
- Были сформированы кросс-функциональные команды для разных типов мероприятий. Это позволило сделать работу прозрачнее, наладить взаимодействие разных сотрудников и минимизировать риск срыва дедлайнов.
- Настройка ЭДО и КЭДО позволила перевести работу с клиентскими и внутренними документами в единый цифровой формат. Поиск, согласование и обработка документов стали быстрее и прозрачнее, а количество спорных ситуаций с заказчиками сократилось.
- Были настроены отчеты по ключевым показателям работы компании: загрузке команды, продажам и другим бизнес-процессам. Теперь руководство получает актуальную информацию без необходимости собирать данные вручную.
- В CRM были настроены роботы и триггеры, которые автоматически двигают сделки по воронке, ставят задачи менеджерам, отправляют напоминания, формируют письма для клиентов. Значительная часть рутины теперь выполняется без участия сотрудников.
на 23%
на 36%
на 41%
Результаты внедрения в цифрах
*На основании сравнения годовых отчетов до и после внедрения Битрикс24
Консолидация всех заявок в контакт-центре
и автоматизация работы с воронкой продаж позволили увеличить конверсию заявок в договор на 23%
Консолидация всех заявок в контакт-центре и автоматизация работы с воронкой продаж позволили увеличить конверсию заявок в договор на 23%
Настройка сквозной аналитики и возможность
грамотно распределять рекламный бюджет снизили стоимость привлечения клиента на 36%
Настройка сквозной аналитики и возможность грамотно распределять рекламный бюджет снизили стоимость привлечения клиента на 36%
Персонализация рассылок по базе и применение инструмента «Повторные продажи с AI» увеличили возвращаемость клиентов на 41%
Персонализация рассылок по базе
и применение инструмента «Повторные продажи с AI» увеличили возвращаемость клиентов на 41%
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, и мы свяжемся
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
