Что такое пользовательские поля в Битрикс24, как их создавать и применять?

Битрикс24 — это универсальная платформа, которая подойдет практически для любой сферы бизнеса. В первую очередь это обусловлено возможностями гибкой настройки под индивидуальные требования и задачи компании. Данный сервис включает в себя множество инструментов для кастомизации. Одним из наиболее востребованных и используемых из них является «Пользовательские поля».

В наших кейсах и статьях часто встречается термин «Пользовательское поле». Именно поэтому мы решили подготовить отдельный материал, в котором подробно расскажем о том, что такое «Пользовательские поля», как их создавать и применять в Битрикс24.

Как и в любой другой аналогичной платформе, в Битрикс24 есть множество стандартных полей для различных типов данных. Например, если рассматривать раздел CRM, в карточках компаний есть стандартные поля для заполнения названий и реквизитов организаций. Однако зачастую стандартных полей недостаточно для внесения всех необходимых данных. В таких случаях необходимо создать дополнительные поля, которые и называются «Пользовательскими».

Пользовательские поля Битрикс24 — это уникальные поля, которые позволяют фиксировать те данные, которые необходимы для конкретной компании. Администраторы порталов могут создать их во многих разделах портала, таких как CRM, задачи, проекты, смарт-процессы и многие другие. С помощью этих полей можно хранить любые данные, не предусмотренные стандартными формами системы, что позволяет адаптировать Битрикс24 под конкретные бизнес-задачи организации.

Сценариев использования пользовательских полей в Битрикс24 может быть бесконечное множество, мы приведем только некоторые из них:

Вы сможете добавить и настроить специальные поля, в рамках которых менеджеры будут указывать информацию, исходя из предложенных списков, а не заполнять их вручную. Это позволит избежать различных ошибок при формировании важных документов.

Пользовательские поля помогут сделать задачи на вашем портале Битрикс24 максимально удобными как для постановщиков, так и для исполнителей. Например, вы сможете создать специальное поле для указания стоимости часа работ по задачам, которые выполняются подрядчиками или сторонними специалистами.

Для каждой компании необходим разный набор данных для эффективного взаимодействия с клиентами. Кроме стандартной информации, пользовательские поля позволяют фиксировать категории компаний, принадлежность к регионам, а также различные события, например время, когда менеджер начал работать с обращением клиента.

Зачастую пользовательские поля применяются для создания автоматических сценариев работы системы. Например, вы сможете создать поля для внесения информации о бонусной карте, а затем настроить бизнес-процесс, который будет автоматически отправлять указанные данные на электронный адрес клиента.

Ниже приведены примеры кейсов, для реализации которых, в том числе, применялись пользовательские поля.

Пользовательские поля можно создавать как в карточках элементов, так и в настройках портала Битрикс24. Далее рассмотрим каждый из них отдельно на примере создания уникального поля в карточке контакта.

В первую очередь зайдите в карточку Контакта и нажмите пункт «Создать поле». После этого система предложит вам выбрать тип создаваемого поля.

Строка

Используется для внесения текстовой информации. Имеет ограничение по числу символов.

Список

Предоставляет возможность выбора значения из предложенного списка. Использование данного поля значительно ускоряет заполнение контактов и других элементов CRM, так как пользователям не нужно каждый раз вписывать данные вручную.

Дата/Время

Позволяет указать точные дату и время с помощью встроенного календаря.

Дата

Данный тип используется в том случае, если необходимо фиксировать только дату без точного времени.

Адрес

Подойдет для фиксации данных об адресе клиента или организации.

Ссылка

Тип поля для вставки ссылок на любые ресурсы.

Файл

Данный тип поля подойдет для фиксации различных файлов, включая изображения, документы и многое другое.

Деньги

Используется для указания денежных сумм и валют.

Да/Нет

Поле подойдет для создания анкеты внутри карточки контакта.

Число

Используется для внесения цифр, например, количества заказов. В дальнейшем данное поле может использоваться для построения различных аналитических отчетов.

Далее необходимо указать название поля и включить предложенные опции.

• Обязательное

Пользователь не сможет сохранить карточку контакта, не заполнив это поле.

• Множественное

Позволяет внести сразу несколько значений.

• Показывать всегда

Поле будет отображаться в карточке контакта, даже если оно не заполнено.

• Ограничить видимость поля

Позволяет настроить отображение созданного поля только для конкретных пользователей портала Битрикс24, например, для администратора или руководителя.

Далее останется нажать кнопку «Сохранить». Сразу после этого вы сможете заполнить созданное поле. Кроме того, наведя курсор мыши на специальную иконку рядом с названием созданного поля, вы можете переместить его в верхнюю или нижнюю часть карточки контакта.

Важно подчеркнуть, что новое поле будет отображаться во всех карточках контактов, включая те, которые были созданы ранее.

Также существует альтернативный способ создания пользовательских полей через общие настройки портала Битрикс24. Чтобы создать пользовательское поле в карточке Контакта, перейдите в настройки портала, откройте вкладку «Инструменты» и нажмите кнопку «Настройки» рядом с пунктом «CRM».

В открывшемся меню выберите пункт меню «Настройка форм и отчетов» и откройте раздел «Пользовательские поля».

Далее выберите элемент, для которого хотите создать пользовательское поле, и нажмите кнопку «Добавить поле».

После этого останется настроить параметры создаваемого поля.

• Сортировка

Порядок отображения поля в списке полей карточки. Чем меньше указанное число, тем выше поле в списке.

• Задать названия для всех языков

С помощью данного параметра вы сможете задать разные названия поля в зависимости от установленного языка интерфейса. Обратите внимание: название должно быть указано для всех предложенных языков.

• Название

Название поля, которое будет отображаться в карточке элемента.

• Обязательное

Пользователь не сможет сохранить карточку контакта, не заполнив это поле.

• Множественное

Позволяет внести сразу несколько значений.

• Показывать в фильтре

Позволяет отфильтровать карточки контактов по значению, которое указано в данном поле.

• Показывать в списке

Сразу после создания поле будет отображаться в таблице со списком элементов CRM.

• Тип

Выбор типа создаваемого поля.

• Количество строк в поле ввода

Параметр, который определяет высоту блока для ввода текста.

• Значение по умолчанию

Позволяет задать стандартные данные, которые будут автоматически фиксироваться в поле. При необходимости пользователь может изменить указанную в поле информацию.

После нажатия кнопки «Сохранить» поле отобразится в карточках элемента.

Несмотря на то что создать поле можно как в карточке элемента, так и в общих настройках Битрикс24, удалить поле можно только в настройках. Для этого войдите настройки форм и отчетов, перейдите в раздел «Пользовательские поля», а затем выберите «Список полей» в нужном элементе.

После этого откроется список созданных пользовательских полей. Далее нажмите на иконку меню и выберите пункт «Удалить».

Сразу после этого поле будет удалено из всех карточек выбранного элемента.

Если у вас остались вопросы или вам необходима консультация по другим функциям, пожалуйста, свяжитесь с нами. Наши специалисты помогут сделать ваш Битрикс24 еще более эффективным инструментом для вашего бизнеса!

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.