Менеджеры компании ежедневно создают десятки новых Сделок на портале Битрикс24 по каждому из проводимых мероприятий на территории парков. Согласно внутренним регламентам, все названия Сделок должны содержать в себе данные о локациях проведения праздников, дополнительных услугах, программе и многом другом.

Тем не менее, менеджеры отделов продаж часто пренебрегали инструкциями по формированию Сделок и использовали произвольные названия. Это существенно замедляло работу сотрудников, ответственных за подготовку мероприятий, а также вызывало различные ошибки и, как следствие, недовольство клиентов.

В первую очередь были реализованы 5 справочников на базе смарт-процессов, которые включают в себя основную информацию, необходимую для корректного заполнения карточек и формирования названий Сделок.

• Филиалы

Данный смарт-процесс включает в себя перечень всех парков, которыми владеет компания. Дополнительно в списке собраны сокращенные названия филиалов, которые используются при формировании наименований Сделок.

• Программы

Перечень всех развлекательных программ, которые проводятся на территории парков.

• Типы мероприятий

Список типов мероприятий, организуемых по индивидуальным заказам клиентов. Также все события имеют сокращенные названия, необходимые для формирования наименований Сделок.

• Статусы оплаты

Перечень возможных статусов оплаты по Сделкам. Важно подчеркнуть, что каждый статус оплаты обозначается определенным символом.

• Дополнительные услуги

Список включает в себя перечень всех дополнительных услуг, которые могут быть предложены клиентам при согласовании мероприятий.

При создании новой Сделки менеджеру необходимо заполнить все обязательные поля в карточке, каждое из которых отмечено специальным символом.

После заполнения данных сотруднику остается нажать кнопку «Сохранить». Далее запускается специальный бизнес-процесс, который формирует или обновляет название Сделки по определенному шаблону, исходя из указанной информации в карточке.

Название Сделки включает в себя основные данные о мероприятии, часть которых отображается в виде символов:

1. Статус оплаты
2. Перечень дополнительных услуг
3. Название парка, в котором проводится праздник
4. Тип мероприятия
5. Программа мероприятия
6. Забронированная локация под мероприятие

Главный итог нашей работы — создание системы, которая оптимизирует процесс заполнения данных о мероприятиях, а также автоматически формирует названия Сделок по заданному шаблону. Благодаря этому сотрудники, которые отвечают за организацию праздников, могут удобно ориентироваться в CRM и быстро приступать к подготовке событий, не заходя в каждую Сделку отдельно.