Система обучения персонала и оценка результатов
в BI-отчете Битрикс24

В последние годы компания активно развивается и открывает новые подразделения в крупнейших городах России. По мере масштабирования бизнеса количество корпоративных данных — инструкций, регламентов, обучающих материалов — существенно увеличивается. Весь этот объем информации хранится в разных системах и сервисах, что осложняет доступ к данным как для рядовых сотрудников, так и для руководства. Потеря времени на поиск нужных материалов приводит к снижению общей эффективности и замедлению бизнес‑процессов.

Качество обслуживания клиентов напрямую зависит от того, насколько хорошо сотрудники разбираются в продукции, а также знают все необходимые инструкции и регламенты. Для поддержания компетентности персонала руководители отделов и HR‑директор периодически составляли курсы и тесты. Далее обучающие материалы вручную рассылались сотрудникам. Однако процесс был нерегулярным и проводился с помощью различных сторонних сервисов. В итоге руководство не могло объективно оценить общую компетентность персонала и спланировать поступательное развитие команды.

Все материалы, которые ранее находились на компьютерах сотрудников и в разрозненных облачных хранилищах, были структурированы по разделам, а затем перенесены в приложение. Благодаря этому удалось создать единый информационный портал, в котором хранятся все знания компании: инструкции, регламенты, юридическая информация, обучающие материалы и многое другое.

Каждому разделу были заданы индивидуальные настройки доступа, что позволило защищать конфиденциальные данные и документы. Сотрудники могут открыть исключительно те материалы, которые необходимы им для выполнения задач, что помогает сохранять концентрацию и работать эффективнее.

Чтобы сотрудники могли быстрее находить нужную информацию, была настроена опция умного поиска с GPT по определенным разделам базы знаний. Достаточно задать интересующий вопрос боту — искусственный интеллект сам подбирает релевантные статьи, формирует краткий ответ и прикладывает ссылки на подробные материалы.

После того как все необходимые материалы были перенесены в базу знаний, совместно со специалистами заказчика были разработаны обучающие курсы. Материалы включают в себя информацию не только по ассортименту, но и скрипты продаж, рекомендации по работе с клиентами и многое другое.

Далее на основе созданных курсов были подготовлены контрольные тесты для проверки знаний сотрудников после прохождения обучения. Важно подчеркнуть, что при формировании курсов и тестов активно применялся встроенный в приложение искусственный интеллект, что значительно ускорило разработку учебных программ.

Дополнительно была настроена функция автоматической генерации новых вопросов по разделам базы знаний, в которых хранятся обучающие курсы. При добавлении новых материалов в определенные папки ИИ автоматически формирует новые вопросы и сохраняет их в специальную директорию. В дальнейшем предложенные системой вопросы руководители отделов используют в контрольных тестах.

Благодаря этому сотрудникам не нужно каждый раз придумывать вопросы при обновлении того или иного курса. Система сама отслеживает внесенные изменения и генерирует вопросы для проверки знаний.

Чтобы назначить прохождение курса, в первую очередь необходимо запустить бизнес‑процесс «Обучение». В открывшемся окне достаточно выбрать сотрудника или подразделение, по которому нужно запустить обучение, а затем — один из курсов.

Сразу после этого выбранным сотрудникам система автоматически ставит задачи, которые содержат уведомления о необходимости пройти курс и ссылки на соответствующие материалы.

Чтобы фиксировать информацию по обучению персонала в Битрикс24, был разработан специальный смарт‑процесс «Студенты».

Данные по каждому сотруднику компании представлены в виде отдельной карточки, которая содержит общие данные специалиста, а также все назначенные и пройденные курсы. Таким образом, руководители могут ознакомиться со списком компетенций того или иного менеджера и, в случае необходимости, назначить дополнительное обучение.

При назначении нового обучения сотруднику система проверяет наличие его карточки в смарт‑процессе «Студенты». Если карточка уже создана, в нее вносятся данные о назначении нового курса. Если карточка отсутствует, она создается автоматически.

Вся информация о прохождении курсов и тестов автоматически фиксируется в отдельных смарт‑процессах, которые служат фундаментом для интерактивного отчета на базе BI‑конструктора Битрикс24, состоящего из двух вкладок.

Вкладка «Курсы» содержит данные по прохождению учебных материалов, включая:

• Средний процент прохождения курсов по всей компании
• Текущие статусы выполнения по всем курсам
• Количество новых студентов в курсах
• Результаты прохождения по каждому назначенному курсу и сотруднику

Во вкладке «Тесты» представлены данные по прохождению контрольных тестов:

• Общее количество прохождений
• Сумма успешных прохождений
• Средний процент правильных ответов
• График прохождения тестирования по периодам
• Соотношение успешно пройденных и проваленных тестов
• Статусы прохождения по каждому тесту и сотруднику
• Детальная информация по каждому тесту
• Процент отклонения от минимального значения для успешного прохождения тестов

В случае необходимости пользователь может сформировать отчет по конкретному курсу, студенту или дате назначения обучения с помощью удобных фильтров.

Благодаря данному отчету руководители и HR‑менеджеры могут удобно контролировать процесс обучения, получать детальную информацию о компетенциях персонала и в случае необходимости назначать дополнительные курсы.

Ключевой результат нашей работы — разработка системы для создания и хранения всей корпоративной информации компании, а также обучения персонала. Мы не просто внедрили платформу для формирования базы знаний, мы реализовали удобный инструмент, который позволяет быстро находить любую информацию, знакомить сотрудников с полезными материалами и проводить тестирование. При этом руководителям не нужно контролировать обучение каждого сотрудника по отдельности — необходимая информация по всей команде представлена в едином интерактивном BI‑отчете.