Как цифровое рабочее место автоматизирует бизнес-процессы
Дата публикации: 29 октября 2025
Рутина дорого обходится бизнесу. Ежедневно сотрудники тратят время на подготовку, поиск и отправку документов, переписку, ведение базы данных — список таких задач может быть длинным. И в год работодатель платит за них буквально миллионы.
Важно, что повторяющиеся задачи снижают концентрацию и эффективность. В итоге это сказывается на качестве работы с клиентами. Срывы дедлайнов, ошибки и конфликты часто возникают именно из-за перегруза команды рутиной.
Эта статья о том, что такое цифровое рабочее место в Битрикс24 и как оно автоматизирует работу.
Важно, что повторяющиеся задачи снижают концентрацию и эффективность. В итоге это сказывается на качестве работы с клиентами. Срывы дедлайнов, ошибки и конфликты часто возникают именно из-за перегруза команды рутиной.
Эта статья о том, что такое цифровое рабочее место в Битрикс24 и как оно автоматизирует работу.
Что такое цифровое рабочее простыми словами
Представьте классическое рабочее место сотрудника: перед ним лежит блокнот с записями, какие-то документы, смартфон для переписок, стационарный телефон. А на экране компьютера открыты десятки вкладок и программ.
Ежедневно от работника требуется множество ресурсов, чтобы из хаоса разрозненных цифровых и аналоговых инструментов выстраивать системность, сохранять фокус и эффективность. К тому же обеспечить мобильность в таких условиях очень сложно.
Цифровое рабочее место устроено принципиально иначе. Работа с заявками, таск-менеджер, облачное хранилище файлов, чаты и звонки, календарь — все инструменты здесь объединены в рамках одного окна и доступны онлайн.
Вам не нужно переносить информацию между разными сервисами, держать что-то в голове или записывать в блокнот. Рутинные задачи выполняются автоматически, позволяя разгрузить сотрудников и снизить количество ошибок.
Ежедневно от работника требуется множество ресурсов, чтобы из хаоса разрозненных цифровых и аналоговых инструментов выстраивать системность, сохранять фокус и эффективность. К тому же обеспечить мобильность в таких условиях очень сложно.
Цифровое рабочее место устроено принципиально иначе. Работа с заявками, таск-менеджер, облачное хранилище файлов, чаты и звонки, календарь — все инструменты здесь объединены в рамках одного окна и доступны онлайн.
Вам не нужно переносить информацию между разными сервисами, держать что-то в голове или записывать в блокнот. Рутинные задачи выполняются автоматически, позволяя разгрузить сотрудников и снизить количество ошибок.
Как цифровое рабочее место реализовано в Битрикс24
Цифровое рабочее место — это обособленный раздел корпоративного портала Битрикс24, построенный на базе смарт-процессов. В рамках данного раздела может быть реализована механика работы определенного отдела и сотрудника.
С одной стороны, виртуальное пространство настроено под уникальные сценарии использования платформы. С другой стороны, оно остается частью общего корпоративного портала компании: с привычным интерфейсом и возможностями.
Свои виртуальные рабочие места могут понадобиться:
Стоит также отметить, что возможности виртуальных рабочих мест шире стандартных смарт-процессов. Если последние используются для создания новых элементов в рамках раздела CRM, то цифровые рабочие места обладают более гибким функционалом.
В рамках виртуального рабочего пространства пользователи могут задействовать:
Цифровое рабочее место выглядит как структурированный интерфейс с карточками и воронками/стадиями, визуально идентичный Канбан-доске. Внешний вид инструмента зависит от количества смарт-процессов.
С одной стороны, виртуальное пространство настроено под уникальные сценарии использования платформы. С другой стороны, оно остается частью общего корпоративного портала компании: с привычным интерфейсом и возможностями.
Свои виртуальные рабочие места могут понадобиться:
- Отделу маркетинга — для управления рекламными кампаниями, а также создания и размещения контента;
- HR-специалистам — для организации кадровых процессов;
- Юристам — для создания, согласования и рассылки договоров;
- Логистам — для согласования транспортных документов, расчета стоимости доставок и координации работы с контрагентами;
- Менеджерам по продажам — для обработки лидов и настройки воронок;
- Бухгалтерам и финансовому отделу — для контроля платежей, согласования счетов и организации документооборота.
Стоит также отметить, что возможности виртуальных рабочих мест шире стандартных смарт-процессов. Если последние используются для создания новых элементов в рамках раздела CRM, то цифровые рабочие места обладают более гибким функционалом.
В рамках виртуального рабочего пространства пользователи могут задействовать:
- CRM
- Инструменты для организации совместной работы (онлайн-доски, календарь, документы)
- Инструменты для организации коммуникаций (телефонию, звонки, мессенджеры)
- Бизнес-процессы
- Инструменты для аналитики
Цифровое рабочее место выглядит как структурированный интерфейс с карточками и воронками/стадиями, визуально идентичный Канбан-доске. Внешний вид инструмента зависит от количества смарт-процессов.
Как создать цифровое рабочее место в Битрикс24
Чтобы создать смарт-процесс или цифровое рабочее место, не нужна помощь программистов. Однако для этого вам потребуются права администратора портала либо право вносить изменения в настройки CRM.
Также важно учитывать, что создать цифровое рабочее место с мобильного устройства не получится — для этого подходит только полноценная десктоп-версия. А вот ограничений для добавления элементов смарт-процессов в мобильной версии нет.
Для создания цифрового рабочего места выберите пункт «Автоматизация» в левом сайдбаре, откройте вкладку «Еще». В раскрывшемся списке наведите курсор на пункт «Цифровые рабочие места», а затем нажмите на пункт «Список цифровых рабочих мест».
Также важно учитывать, что создать цифровое рабочее место с мобильного устройства не получится — для этого подходит только полноценная десктоп-версия. А вот ограничений для добавления элементов смарт-процессов в мобильной версии нет.
Для создания цифрового рабочего места выберите пункт «Автоматизация» в левом сайдбаре, откройте вкладку «Еще». В раскрывшемся списке наведите курсор на пункт «Цифровые рабочие места», а затем нажмите на пункт «Список цифровых рабочих мест».
Далее нажмите на кнопку «Создать» и в разделе «Настройки» укажите название нового цифрового рабочего места. В пункте «Смарт-процессы» можно либо подключить уже существующие, либо создать новые смарт-процессы для этого рабочего пространства.
Прежде чем приступить к созданию нового смарт-процесса, нужно сначала сохранить рабочее пространство. Затем откройте его и кликните на кнопку «Создать». Добавить смарт-процесс можно с помощью трех режимов:
- Список
- Все включено
- С чистого листа
Первые два сценария включают готовые шаблоны с уже прописанными схемами работы. Последний сценарий создается пользователем самостоятельно. При этом каждый из режимов можно настроить под себя.
Сценарий «Список» подходит для работы с документами, представленными в виде структурированного перечня. Сценарий «Все включено» подразумевает работу со всеми инструментами CRM Битрикс24.
Основные настройки смарт-процесса для цифрового рабочего места содержат следующие параметры:
Сценарий «Список» подходит для работы с документами, представленными в виде структурированного перечня. Сценарий «Все включено» подразумевает работу со всеми инструментами CRM Битрикс24.
Основные настройки смарт-процесса для цифрового рабочего места содержат следующие параметры:
- Работа с воронками и туннелями продаж
- Стадии и канбан-доски
- Роботы и триггеры
- Дизайнер бизнес-процессов
- Права доступа при создании воронки
Пункт «Вид карточки» позволяет настроить поля для хранения данных. Вы можете добавить следующие элементы:
Также пользователю доступны дополнительные возможности:
- Реквизиты
- Источник (канал, через который клиент получил о вас информацию)
- Клиент
- Даты начала и завершения
- Наблюдатели
Также пользователю доступны дополнительные возможности:
- Печать документов. Галочка напротив этого пункта позволит работать с шаблонными документами.
- Привязка товаров каталога. Опция позволит включать данные о товарах из соответствующих карточек CRM.
- Использовать корзину. При удалении элемента он не исчезнет автоматически, а отправится в Корзину, откуда его можно будет восстановить.
- Использовать счетчики. Галочка напротив этого пункта позволит планировать и получать напоминания о важных событиях.
Раздел «Связи» предназначен для настройки обмена данными между различными элементами CRM, а также другими смарт-процессами. Здесь можно либо подключить существующие элементы к текущему процессу, либо, наоборот, интегрировать создаваемый смарт-процесс с уже имеющимися элементами.
Раздел «Привязка к элементам» используется для создания связей между смарт-процессом и другими элементами CRM, календарем, задачами или их шаблонами. Когда все настройки будут выполнены, кликните на кнопку «Сохранить», чтобы завершить создание инструмента.
Что дает бизнесу цифровое рабочее пространство
С развитием компании процессы в ней усложняются, а информация расползается по разрозненным таблицам, перепискам сотрудников в мессенджерах и электронной почте. В таких условиях даже стандартные поручения отнимают время, которое уходит на поиск и обработку данных.
Чтобы структурировать и упростить работу, нужны специальные инструменты. Например, цифровое рабочее место в Битрикс24. Вот главные преимущества, которые оно дает бизнесу:
Чтобы структурировать и упростить работу, нужны специальные инструменты. Например, цифровое рабочее место в Битрикс24. Вот главные преимущества, которые оно дает бизнесу:
Роботы и триггеры, смарт-процессы, напоминания от системы — инструменты Битрикс24 избавляют сотрудников от необходимости выполнять механическую работу. Вместо этого команда занимается задачами, которые приносят реальный результат.
Автоматизация рутины
Благодаря гибким настройкам каждый отдел и даже сотрудник может работать по своим сценариям. При этом все процессы объединены в рамках одной платформы, которая обеспечивает прозрачность и синхронность выполнения операций.
Адаптация под запросы конкретной компании
Взаимодействовать с цифровым рабочим местом — это как сидеть за привычным рабочим столом, где все лежит на своих местах, настроено с учетом логики вашей работы, а рутинные действия выполняются автоматически. Главное, что вы можете использовать это рабочее место в режиме онлайн в любом месте и в любое время.
Удобная работа
Когда процессы налажены и автоматизированы, команда решает задачи быстрее. Это влияет и на рост прибыли: меньше ручной работы, меньше ошибок и правок, больше выполненных проектов и довольных клиентов.
Рост эффективности и экономия ресурсов
Прозрачная и предсказуемая рабочая среда снижает уровень стресса, улучшает взаимоотношения в команде и повышает удовлетворенность от работы. В таких условиях сотрудники меньше выгорают, меньше устают и могут развиваться.
Удержание талантов
Цифровое рабочее место позволяет обеспечивать стабильно высокий уровень сервиса. Когда заявки не теряются, а сроки и договоренности соблюдаются, клиенты чувствуют уверенность и возвращаются за повторными покупками.
Улучшение взаимоотношений с клиентами
Кейсы создания цифровых рабочих мест
Команда IT-Solution не просто рассказывает об инструментах Битрикс24, а ежедневно внедряет их в работу компаний. Мы видим, как цифровые рабочие места меняют бизнес изнутри: там, где раньше терялись заявки, обслуживание было медленным, а процессы — сложными и неповоротливыми, сегодня все работает быстро и без сбоев.
Ниже приведены три примера проектов, в рамках которых мы создали виртуальные рабочие места и с их помощью решили ключевые бизнес-задачи заказчиков.
Ниже приведены три примера проектов, в рамках которых мы создали виртуальные рабочие места и с их помощью решили ключевые бизнес-задачи заказчиков.
Система инвентаризации по QR-коду
Цифровое рабочее место для оформления доставок
Service Desk система на базе Смарт-процессов
Заказчиком была региональная компания, которая производит и продает кровли и фасады. Чтобы найти свободного водителя для доставки, менеджеры обзванивали подрядчиков и только после этого озвучивали сроки клиенту. При этом расчет стоимости выполнялся вручную, а расходы фиксировались в Excel-таблицах.
Мы создали систему оформления доставок, интегрированную с Telegram. Теперь менеджеры просто создают заявку, которая автоматически рассылается всем водителям — взять заказ в работу подрядчик может прямо в боте. Также у руководства компании появилась возможность отслеживать доставки в реальном времени и контролировать расходы на логистику.
Заказчик поставляет бытовую химию и сдает технику в аренду. Проблема в том, что для учета оборудования компания ограничивалась заключением договора, где указывались лишь даты выдачи, инвентарные номера и контакты арендаторов. Из-за этого техника могла быть украдена или утрачена вследствие постоянных перевозок.
Мы разработали личный кабинет технического специалиста, который позволяет не только упростить процесс инвентаризации, но и хранить в смарт-процессах всю информацию о технике: приход устройства на склад, установку на объекте клиента, а также данные о перемещениях и обслуживании.
Мы реализовали полноценное цифровое рабочее место для тех. поддержки. Работа по заявке максимально автоматизирована: система сама назначает ответственного, а затем отправляет заявителю уведомления об обновлении статусов и комментариях специалиста. Вся работа ведется в одном разделе «Битрикс24», а руководители обладают необходимой информацией для оценки качества обслуживания.
Заказчик специализируется на оптимизации процессов управления и учета, а также автоматизации бизнес-процессов с использованием 1С. Для сбора обращений клиентов компания применяла единую воронку на портале Битрикс24, что приводило к путанице и снижению скорости обслуживания.
Итог
Цифровое рабочее место в Битрикс24 связывает воедино разные инструменты, с которыми работают сотрудники. С помощью смарт-процессов оно позволяет точечно настроить платформу под запросы компании, отдела или даже специалиста.
Инструмент избавляет команду от рутинных задач, позволяя сконцентрироваться на достижении результата, а не на подготовительных операциях. В итоге бизнес работает эффективнее, а клиенты получают стабильно качественный сервис.
Нужна помощь с внедрением или доработкой Битрикс24? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берет на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.
Инструмент избавляет команду от рутинных задач, позволяя сконцентрироваться на достижении результата, а не на подготовительных операциях. В итоге бизнес работает эффективнее, а клиенты получают стабильно качественный сервис.
Нужна помощь с внедрением или доработкой Битрикс24? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берет на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
Смотрите также
Смотрите также