Организация предоставляет различное оборудование в аренду. Ранее для учета техники, которая передана во временное пользование клиентам, компания ограничивалась заключением договора. В документах указывались даты выдачи техники, инвентарные номера, а также контактные данные лиц, которое несут ответственность за арендуемую технику на стороне клиентов.

Столь неэффективная система контроля провоцировала постоянные убытки, так как дорогостоящая электроника могла быть украдена или утрачена вследствие постоянной перевозки между объектами.

Оборудование, сдаваемое в аренду, нуждается в регулярном обслуживании. Ранее технические специалисты составляли бумажные акты, которые прикладывались к договорам. Процесс повторного обслуживания был затруднен необходимостью предварительного получения актов от других сотрудников. К тому же документация по диагностике, замене комплектующих и ремонту часто терялась среди других бумаг, что существенно снижало эффективность работы и качество предоставляемых услуг.

Когда техника впервые поступает на склад компании, сотруднику необходимо запустить бизнес-процесс «Создание оборудования».

В данном бизнес-процессе необходимо указать количество нового оборудования, поступившего на склад, а затем нажать кнопку «Создать». Сразу после этого для каждой единицы новой техники будут созданы индивидуальные карточки в смарт-процессе «Оборудование». В созданных карточках автоматически фиксируются инвентарные номера, а также специальные ссылки инвентаризации, которые необходимы для формирования уникальных QR-кодов.

Далее сотруднику требуется выполнить три простых действия:

1. Сформировать и распечатать наклейки, которые содержат QR-коды и инвентарные номера.
2. Наклеить распечатанные маркировки на устройства.
3. Внести данные о типе оборудования в соответствующие карточки на стороне Битрикс24.

После того как оборудование оприходовано, оно может быть передано клиенту. При установке техники на объект необходимо отсканировать QR-код с помощью смартфона, после чего откроется индивидуальная карточка оборудования в онлайн-кабинете технического специалиста.

После авторизации сотрудник получит доступ к меню, которое включает в себя 5 вкладок для просмотра и заполнения данных.

• Клиент и место установки

В разделе необходимо указать данные и адрес объекта, куда было установлено оборудование.

• Контактные лица

Раздел необходим для указания контактных лиц, которые несут ответственность за оборудование на стороне клиента.

• Оборудование

Данная вкладка содержит информацию о технике, которая была указана при приемке оборудования на склад.

• Дозировка и продукт

Раздел необходим для указания подробной информации о расходных материалах и жидкостях, которые использовались при установке оборудования и последующих обслуживаниях.

• Замер воды

В разделе указывается технические данные о контрольном замере воды.

При дальнейшем обслуживании оборудования или его перевозке на другой объект специалисту необходимо также отсканировать QR-код и обновить внесенные данные. Благодаря этому появляется возможность удобного отслеживания всех перемещений техники, а также получения подробной информации о дате последнего обслуживания и сотруднике, который его проводил. Вся внесенная информация также фиксируется в Битрикс24.

Также реализованный интерфейс выполняет функции личного кабинета для клиентов компании. Отсканировав QR-код на технике, неавторизованный пользователь сможет:

• Просмотреть контактную информацию компании, которая предоставила оборудование.
• Получить подробную информацию об используемом оборудовании.
• Создать заявку на обслуживание оборудования.
• Просмотреть информацию о ранее созданных заявках на обслуживание.

Главный итог нашей работы — создание многофункциональной системы инвентаризации по QR-коду, а также цифрового рабочего места для технических специалистов. Благодаря нашему решению вся информация по каждому устройству компании хранится в Битрикс24. При этом сотрудники могут удобно вносить, редактировать и просматривать все данные с помощью смартфона. Кроме того, внедрение системы позволило значительно упростить процедуру приемки оборудования на склад.