Этот материал — для новичков. Если вы только знакомитесь с платформой для управления бизнесом или пока еще не решили, нужен ли Битрикс24 вашей компании, статья ответит на основные вопросы и упростит начало работы с системой. Здесь мы рассказываем:

• Что такое Битрикс24
• Какие элементы есть в интерфейсе
• С чего начать и как настроить платформу
• Что важно знать перед стартом работы
• С какими еще материалами важно ознакомиться?

Битрикс24 — это универсальный помощник для бизнеса. Он позволяет избавиться от ручной работы с данными, контролировать постановку и выполнение задач, а также своевременно обрабатывать все запросы клиентов.

Фактически это многофункциональное цифровое рабочее место, где ряд задач система выполняет без участия пользователя или с его минимальным вмешательством. В Битрикс24 можно автоматически:

• Собирать все заявки клиентов из разных источников в едином рабочем пространстве.
• Фиксировать данные о рабочем дне сотрудника и его трудоемкости.
• Принимать входящие звонки, делать их расшифровку и привязывать к карточке клиента.
• Ставить сотрудникам задачи и напоминать о них.
• Создавать наглядные отчеты.

Кроме того, в «Битрикс24» активно используется искусственный интеллект. Встроенный умный ассистент помогает увеличивать продажи, настраивать CRM, ставить задачи и создавать бизнес-процессы с нуля по описанию пользователя.

Спектр возможностей платформы зависит от тарифа. На его стоимость влияет количество пользователей, объем хранилища и список доступных функций. Бесплатно протестировать Битрикс24 можно в рамках демо-режима.

Зарегистрироваться и начать пользоваться облачным порталом Битрикс24 можно за несколько простых шагов. Для начала работы вам достаточно иметь стабильный доступ к интернету и обновить браузер до актуальной версии. Затем:

1. Перейдите по ссылке, введите email или создайте портал с помощью одного из аккаунтов в социальных сетях.
2. Установите мобильное приложение или пока пропустите этот шаг.
3. Ответьте на несколько вопросов, которые помогут корректно настроить Битрикс24 для быстрого старта.
4. Подтвердите email по ссылке из письма, которое придет на указанную вами почту.
5. Создайте надежный пароль для входа на портал.

Установка коробочного «Битрикс24» — процедура более трудоемкая. Для развертывания программы необходим виртуальный сервер, который может быть как локальным, так и арендованным. Затем вам потребуется установить виртуальное окружение и выполнить ряд дополнительных настроек системы. Справиться с этими задачами новичку будет крайне сложно. Поэтому мы рекомендуем обращаться к профильным специалистам с большим опытом в установке и настройке коробочной версии Битрикс24.

А если вы еще не определились, какая именно версия портала вам подходит, читайте наш подробный материал со сравнением коробочного и облачного Битрикс24. В статье мы на пальцах объясняем преимущества и особенности каждого из вариантов и подсказываем, как выбрать подходящее решение.

Интерфейс программы интуитивно понятен, разобраться с ним не составит труда даже новичку. Главный экран разделен на несколько частей. Слева расположена панель со всеми основными инструментами.

Меню левой боковой панели можно изменять, добавляя и убирая пункты. Сделать это можно в настройках, которые расположены в самом низу сайдбара. Зайдите в «Настройки» → «Настройка левого меню» → «Настроить пункты». Рядом с каждым элементом появится шестеренка, после нажатия на которую можно будет передвинуть, скрыть или удалить соответствующий пункт.

Среди прочих в левом боковом меню вы найдете следующие ключевые инструменты Битрикс24:

• Лента. Аналог микроблога в соцсетях. В этом разделе можно публиковать посты, новости, отчеты. Отсюда же можно ставить задачи или запускать автоматические процессы: например, утверждать счета или писать заявления на отпуск.

• Календарь. Здесь вы можете планировать встречи, созвоны и другие важные мероприятия, а также настроить автоматические напоминания о них.

• Диск. Это место, где вы можете хранить документы разных форматов: таблицы, договоры, изображения, аудио- и видеофайлы. Для облачного Битрикс24 объем хранилища зависит от выбранного тарифа.

• Почта. Вы можете привязать свои почтовые ящики к аккаунту в Битрикс24, чтобы работать с ними в рамках единого онлайн-пространства и не переключаться между вкладками.

• Задачи и проекты. Все задачи, где вы назначены исполнителем, соисполнителем или постановщиком, вы можете найти в этом разделе. Здесь также указаны сроки выполнения и можно оставить комментарии.

• CRM. Большой раздел в рамках платформы Битрикс24, где можно управлять сделками, вести учет товаров, выставлять счета и многое другое.

В центральной верхней части рабочего экрана расположена строка поиска, которая раскрывается при нажатии на значок лупы. Здесь можно быстро найти карточку сотрудника, задачу, документ или событие.

Правее от строки поиска расположены еще несколько важных элементов. Кнопка «Пригласить» открывает модальное окно, где можно:

• Настроить работу с внешними командами («Коллабы» → «Создать»). Это могут быть заказчики, поставщики, подрядчики. Подробнее об инструменте «Коллабы» читайте здесь.
• Посмотреть список работников компании, подключенных к платформе (раздел «Сотрудники»).
• Выстроить организационную структуру компании (раздел «Структура»). Подробнее об инструменте читайте здесь.
• Увидеть, сколько сотрудников в данный момент находятся онлайн.
• Пригласить новых сотрудников на портал. Подробнее об этом читайте ниже.

Виджет «Мой тариф» после нажатия на соответствующую кнопку открывает доступ к:

• Информации о тарифе — здесь можно купить, продлить и узнать подробнее о возможностях тарифа.
• Подписке на «Битрикс24 Маркетплейс».
• Сканеру тарифов — инструмент в реальном времени оценит возможности тарифа и подскажет, какие функции стоит добавить или удалить.
• Информации о нагрузке на портал (раздел «Скорость работы»).
• Списку покупок — здесь вы можете найти информацию об уже оплаченных или пока ждущих оплаты заказах (покупке тарифа, продлении подписки).

Кнопка «Помощь» открывает раздел с полезными статьями от команды Битрикс24. Материалы грамотно разбиты по темам, содержат иллюстрации и закрывают большую часть вопросов о работе портала. В этом же разделе пользователи коммерческих тарифов могут написать в поддержку Битрикс24.

В правом верхнем углу рабочего экрана расположен профиль пользователя. Отсюда можно управлять рабочим днем (подробнее об этом ниже), просмотреть заявления на отпуск и другие документы, получить доступ к расчетным листам, найти QR-код для входа с мобильного устройства, сменить фон портала и перейти в раздел с расширениями.

Чтобы сменить фото, заполнить личную информацию и рассказать о себе, нажмите на свое имя, которое расположено над виджетом с учетом рабочего дня. После этого откроется модальное окно, откуда также можно перейти в «Задачи», «Календарь», «Ленту», «Документы» и другие важные разделы.

Пригласить сотрудников в «Битрикс24» можно несколькими способами: по ссылке, SMS, почте или зарегистрировав вручную. Чтобы отправить коллеге ссылку, откройте виджет «Пригласить» в верхнем меню или найдите в левом боковом меню пункт «Настройки» → «Пригласить сотрудников» → «Пригласить по ссылке» → «Копировать ссылку».

Аналогичным образом вы можете выслать приглашение на email: перед отправкой письма вы сможете скорректировать его текст и добавить адреса сотрудников. Чтобы отправить SMS с данными для входа в Битрикс24 одному или нескольким коллегам, укажите их номер телефона, имя и фамилию.

Чтобы зарегистрировать работника вручную, заполните его контактные данные. В этом разделе также есть пункт «Без подтверждения». Если напротив него стоит галочка, зарегистрированный сотрудник сможет войти на портал без подтверждения от администратора. Снимите галочку, если хотите, чтобы администратор подтвердил вход нового пользователя.

Если вы уже создали на портале отделы и группы, то приглашать пользователей можно с автоматическим добавлением их в нужную группу. Для этого выберите пункт меню «С привязкой к группе», укажите email или номер телефона сотрудника, его имя и фамилию. А затем выберите группу, в которую система добавит пользователя.

Также в этом разделе вы можете пригласить на портал интегратора — сотрудника компании, которая помогает настроить и проанализировать работу платформы. Для этого введите адрес его электронной почты и нажмите «Пригласить».

У интегратора будут права администратора, но с некоторыми ограничениями. Для безопасности Битрикс24 перед регистрацией интеграторов проверяет email каждого из них, чтобы удостовериться, что адрес действительно принадлежит компании-партнеру.

В Битрикс24 ставить, контролировать выполнение и брать в работу задачи можно в рамках одноименного инструмента. Находится он в разделе «Задачи и проекты» в левом боковом меню портала. Чтобы поставить задачу себе или коллеге, перейдите в пункт «Задачи и проекты» → «Создать».

В появившемся модальном окне дайте задаче название, раскройте суть и требования в графе «Описание», укажите исполнителя (в том числе можно выбрать себя), установите крайний срок для выполнения задачи. Также при необходимости вы можете прикрепить к карточке файлы, добавить чек-лист и указать проект, к которому принадлежит задача.

Чтобы повысить эффективность работы, заполняйте карточку как можно подробнее. Описание задачи должно быть полным и понятным исполнителю. Обязательно задайте крайний срок — так и постановщик, и ответственный специалист смогут отследить дедлайн и определить приоритетность выполнения.

Чек-листы — еще один удобный инструмент, который помогает настроить задачи в «Битрикс24», разбив их на этапы. Для каждого пункта можно назначить конкретного исполнителя, прикрепить файлы, разбить на подпункты. Такой подход помогает упростить выполнение и отслеживание прогресса по задаче.

Если вам нужно задать больше параметров, нажмите на кнопку «Полная форма», расположенную в правом нижнем углу модального окна. В расширенной версии карточки «Задачи» вы также можете указать «Соисполнителей» и «Наблюдателей», настроить напоминания, задать время для выполнения и ряд других дополнительных параметров.

С помощью данного инструмента вы можете планировать рабочие встречи, звонки и обсуждение задач, синхронизируя личные и командные события. Чтобы настроить элемент, найдите в левом боковом меню пункт «Календарь», а затем перейдите в пункт «Настройки». Здесь можно указать часовой пояс, настроить параметры рабочего времени и выходные дни, задать права доступа.

Также в «Настройках» вы найдете Календарь для приглашений. Сюда будут автоматически добавляться созданные вашими коллегами события, в рамках которых запланировано ваше участие. Календарь CRM предназначен для звонков и встреч, которые пользователь планирует в соответствующих карточках CRM-системы.

Чтобы создать событие в Календаре Битрикс24, дважды кликните по свободному полю. Откроется модальное окно, где вы сможете дать событию название, установить время, место проведения и отметить участников.

Здесь же вы можете настроить напоминания и присвоить событию цвет для простоты фильтрации и визуальной идентификации. Нажав на кнопку «Полная форма» в правом нижнем углу карточки, вы можете добавить описание события и отметить элементы CRM.

Инструмент дает возможность фиксировать отработанные сотрудником часы, контролировать уровень загрузки и проводить внутренний аудит. Функционал интегрирован с задачами, календарем и CRM, что обеспечивает прозрачность бизнес-процессов компании.

Реализовано решение в качестве виджета в профиле сотрудника. При нажатии на элемент открывается модальное окно: здесь можно начать, закончить и поставить рабочий день на паузу, а также добавить комментарии по выполненным за день задачам.

Время начала и окончания рабочего дня можно менять вручную. Это может потребоваться, если сотрудник забыл включить счетчик или ему необходимо зафиксировать фактически отработанные, но неучтенные в системе часы (например, подключения в выходные дни). Уведомление об этих корректировках автоматически приходит руководителю.

Важно понимать, что для анализа трудоемкости мало просто фиксировать рабочие часы в рамках специального виджета. Также необходимо учитывать, сколько времени в течение дня было потрачено на конкретные задачи — таймер их выполнения запускается при нажатии сотрудником на кнопку «Начать выполнение» в соответствующей карточке.

Лента (ранее Живая лента) — это удобный инструмент для оповещения сотрудников о важных новостях, постановки задач, согласования документов и выражения благодарностей. Реализовано это в формате, знакомом по соцсетям, — микроблога: с возможностью ставить лайки, писать комментарии, прикреплять файлы и опросы.

В Ленте также есть удобный поиск. Кликните на поле «Фильтр + поиск», и перед вами раскроется модальное окно для установки фильтров по категориям или поиска по ключевым словам. Так вы быстро найдете важный материал, событие или публикации конкретного сотрудника.

Еще одна важная функция в рамках Ленты — умный помощник CoPilot. AI-ассистент может объяснить сообщение, выделить в нем главное, переписать более простыми словами и перевести на несколько языков: пока это английский, испанский и французский. Кроме того, CoPilot может найти и исправить ошибки в тексте, сделав его более читабельным.

Битрикс24 позволяет хранить и просматривать файлы разных форматов. Это не только классические текстовые документы, изображения или таблицы, но также презентации, аудио- и видеофайлы.

Найти сохраненные данные или загрузить свои можно в разделе «Диск» в левом боковом меню. Чтобы загрузить документ на портал, создать папку или доску, нажмите «Диск» → «Добавить».

Личные файлы хранятся в разделе «Мой диск». Права к нему можно настроить индивидуально, открыв доступ кому-то из коллег. Файлы компании, доступные всем сотрудникам, хранятся в разделе «Общий диск».

Файлами с диска можно делиться, в том числе с теми, у кого нет доступа к «Битрикс24». Чтобы сформировать ссылку для коллеги, выберите нужный файл, нажмите «Поделиться» → «Скопировать внутреннюю ссылку». Чтобы поделиться документом с внешним адресатом, выберите пункт «Получить публичную ссылку».

Корректировать документы можно прямо на «Диске». При этом вы можете проверить историю изменений конкретного файла: выберите документ, правой кнопкой мыши откройте меню, а затем — пункт «История изменений». Кроме того, вы можете синхронизировать «Диск» с компьютером, чтобы всегда иметь доступ к актуальным данным.

Обратите внимание: объем облачного хранилища «Битрикс24» зависит от условий выбранного тарифа. Всем новым пользователям платформы мы дарим промокод, который увеличивает объем облачного хранилища на бесплатном тарифе в 2 раза: вместо стандартных 5 ГБ вы получаете 10 ГБ!

Вы можете подключить к Битрикс24 свою корпоративную почту и электронные ящики таких популярных сервисов, как Gmail, Яндекс, Mail.ru, Office 365, Yahoo! Платформа позволяет работать с письмами из разных почтовых клиентов в рамках одного окна.

Помимо классического функционала — создания подписи, настройки адресной книги и черного списка — вы также можете синхронизировать почту с CRM. Тогда письма клиентов будут автоматически попадать в карточку CRM с назначением ответственного сотрудника.

Обратите внимание: функционал в рамках Классической CRM доступен не на всех тарифах. Подробнее о критериях выбора подходящего облачного тарифа читайте в нашей статье.

В Битрикс24 можно выбрать способ работы с CRM. В простом режиме не используются лиды, а любое обращение клиента сразу становится либо сделкой и контактом, либо компанией. Этот вариант подходит малому бизнесу, которому достаточно фиксировать все обращения и сохранять в системе контакты.

Классическая CRM позволяет полноценно работать с лидами. В этом случае можно настраивать воронки и этапы сделок, разделять в системе потенциальных и действующих клиентов, получать детальную отчетность по разным стадиям. Такая система нужна компаниям с большим количеством заявок.

Чтобы переключиться между системами, найдите в левом боковом меню раздел CRM, затем выберите «Лиды» либо «Сделки», после чего перейдите в раздел с настройками, обозначенный шестеренкой. В появившемся списке выберите пункт «Режим работы CRM».

Успех внедрения Битрикс24 в рабочие процессы компании зависит от соблюдения ряда условий. Подробно мы разобрали их в этом материале. Кратко резюмируем, что важно учесть перед подключением платформы, чтобы избежать ошибок:

• Битрикс24 — это инструмент, который помогает оптимизировать и автоматизировать работу. Но он не выстроит процессы с нуля там, где есть серьезные управленческие или кадровые сложности.

• С платформой будут взаимодействовать конкретные люди. Перед началом работы важно обучить их и показать, как именно «Битрикс24» помогает упростить работу и зарабатывать больше. Без этого даже хорошо настроенная платформа рискует остаться невостребованной сотрудниками и не принесет результата.

• Битрикс24 можно внедрить и самостоятельно, но это отнимает много ресурсов и редко заканчивается успехом: без опыта учесть все особенности будет очень сложно. Поэтому лучше доверить процесс опытному интегратору.

• Важно заранее понимать конкретную цель внедрения Битрикс24. Ориентироваться здесь следует на потребности именно вашей компании. А для этого нужно знать, как у вас устроены внутренние бизнес-процессы.

• Чтобы добиться максимального результата от внедрения платформы, заранее подумайте, с какими сторонними сервисами вам нужна интеграция Битрикс24. Это может быть 1С, программы для аналитики, мессенджеры, маркетплейсы. Важно учесть их в том числе при планировании бюджета на внедрение.

Нужно подключение и настройка Битрикс24? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берет на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.

Чтобы описать все возможности функционала «Битрикс24», одной статьи недостаточно. Мы рассмотрели только основные вопросы, которые возникают при знакомстве с платформой. Однако, чтобы получить более полное представление о работе сервиса, мы рекомендуем также ознакомиться со следующими статьями:

• Как выбрать CRM, чтобы увеличить продажи

• Облачные тарифы Битрикс24: сравнение и критерии выбора

• Топ-5 ошибок при внедрении Битрикс24 и как их избежать

• Отличия коробочного и облачного Битрикс24

• Словарь важных терминов Битрикс24 и ответы на частые вопросы о платформе

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.