24 апреля 2026
Дата публикации:
Как digital‑агентство повысило прибыль на 37%, оптимизировало клиентский сервис и укрепило командную дисциплину?
Как digital‑агентство повысило прибыль на 37%, оптимизировало клиентский сервис и укрепило командную дисциплину?
Как digital-агентство на 37% увеличило прибыль за счёт автоматизации, улучшило клиентский сервис и дисциплину внутри команды
Как digital-агентство на 37% увеличило прибыль за счёт автоматизации, улучшило клиентский сервис и дисциплину внутри команды
Автоматизировать обработку заявок, объединить внутреннюю и внешнюю коммуникацию в рамках одной системы, организовать корпоративную базу знаний, сегментировать данные о клиентах, увеличить прозрачность в работе сотрудников и снизить риски срыва дедлайнов.
Внедрение Битрикс24 для привязки внутренних и внешних коммуникаций к задачам, увеличения прозрачности бизнес-процессов, автоматизации рутинных операций, создания корпоративного университета, а также сегментации клиентской базы.
Создание единого цифрового пространства в Битрикс24 для консолидации всех входящих обращений, автоматизация работы с лидами, задачами и воронкой, интеграция с рекламными кабинетами и аналитикой, организация внутренней базы знаний.
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Получите консультацию по внедрению Битрикс24!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
О заказчике
Digital-агентство полного цикла из Санкт-Петербурга. Компания оказывает комплексные услуги по продвижению бизнеса в интернете, управлению репутацией брендов и увеличению продаж. Структура агентства насчитывает 7 отделов и 74 человека, работающих в штате. Кроме того, компания регулярно взаимодействует с внешними специалистами.
Внутренние и административные процессы
С какими проблемами обратился заказчик?
Работа с клиентами
Часть обращений от потенциальных клиентов поступала в нерабочее время, при этом автоматические ответы настроены не были. Нередко часть таких лидов терялась, поскольку заказчики не получали обратной связи сразу после отправки заявки.
Потеря лидов и прибыли
Общение с клиентами велось в почте и мессенджерах, заявки также поступали с сайта и из соцсетей. Отслеживать и отвечать на них своевременно не всегда удавалось, что приводило к задержкам в реализации проектов и конфликтам с заказчиками.
Разрозненная коммуникация и ухудшение сервиса
Отчеты для клиентов собирались вручную, что отнимало время сотрудников и отвлекало команду от основной работы. При этом в данных нередко возникали ошибки, что снижало доверие клиентов и негативно влияло на репутацию агентства.
Сложности с отчетностью для клиентов
История взаимодействия с клиентами оставалась только в личных переписках сотрудников. Из-за этого при передаче проектов возникали сложности с восстановлением контекста, которые приводили к задержкам и ошибкам.
Потеря контекста при смене ответственного
База клиентов агентства не была структурирована и сегментирована. Работа с существующими клиентами велась без продуманной стратегии возврата. В результате значительная часть «теплых» заказчиков не вовлекалась повторно, что приводило к упущенной прибыли и снижению LTV клиентов.
Отсутствие работы с клиентской базой
Обучение и менеджмент
Сроки фиксировались в таск-менеджере, но команда фактически им не пользовалась. В итоге информация по дедлайнам терялась в мессенджерах, а сотрудникам было сложно самостоятельно расставить приоритеты без автоматических напоминаний от системы.
Сложности с соблюдением дедлайнов
Из-за отсутствия учета загрузки сотрудников задачи распределялись неравномерно, потенциал команды не использовался на 100%. Руководство не имело оперативного доступа к актуальной картине занятости и не могло вовремя перераспределять ресурсы.
Неравномерность загрузки команды
Обучение и обмен знаниями внутри команды происходили бессистемно, что замедляло адаптацию, приводило к повторению одних и тех же ошибок, а также замедляло внедрение новых бизнес-процессов и инструментов.
Отсутствие корпоративной базы знаний
Команда вела всю коммуникацию и обменивалась рабочими документами в Telegram, игнорируя таск-менеджер. Поэтому руководителям и проджект-менеджерам приходилось регулярно уточнять статус задач напрямую у специалистов.
Отсутствие прозрачности по статусам проектов
Все взаимодействие со сторонними специалистами, включая постановку задач, происходило в личных переписках в мессенджерах, что приводило к потере деталей, срывам сроков и постоянным уточнениям. Контроль оплат бухгалтерами велся вручную, из-за чего периодически возникали задержки денежных переводов контрагентам.
Неудобство при работе с подрядчиками
Работа над задачами иногда требует одновременного участия нескольких специалистов из разных отделов. Коммуникация сотрудников по таким проектам велась в мессенджере, где регулярно терялась информация, кто-то пропускал важные уведомления, что приводило к внутренним конфликтам и недовольству заказчиков.
Сложности в организации взаимодействия между отделами
Фиксация оплат и задолженностей велась вручную в Excel. Это усложняло контроль выполнения финансовых обязательств со стороны контрагентов, увеличивало риск просрочек и недополучения выручки.
Проблемы с контролем оплат
Компания выдает сотрудникам различную технику: ноутбуки, мышки, клавиатуры, графические планшеты. При этом работники иногда меняются друг с другом девайсами. Учет ТМЦ в агентстве велся в Excel: таблицу обновляли нерегулярно, поэтому найти ответственного за технику не всегда получалось, что приводило к списаниям.
Потери имущества агентства
В компании не велся системный учет затраченных ресурсов по каждому проекту и задачам, из-за чего реальная себестоимость услуг оставалась непрозрачной, а руководству сложнее было принимать решения по развитию и ценообразованию.
Проблемы с оценкой рентабельности проектов
Среди основных причин такого решения:
- Мультифункциональность платформы: доступность в рамках одного окна CRM, таск-менеджера, инструментов для аналитики, коммуникации, работы с документами
- Возможность автоматизации рутинных задач: рассылок по клиентам, напоминаний сотрудникам, создания отчетов
- Простая и удобная интеграция с различными внешними сервисами: мессенджерами, почтой, соцсетями, платформами для аналитики
- Наличие официальных приложений для организации корпоративного университета с курсами и тестами
- Наличие инструмента для организации эффективной работы с внештатными специалистами
Чтобы решить перечисленные выше вопросы, руководство digital-агентства выбрало облачный тариф Битрикс24 «Профессиональный».
Почему выбрали Битрикс24
Поставленные задачи
Внутренние и административные процессы
- Внедрение системы учета ТМЦ для отслеживания ответственных за выданную технику
- Интеграция с системой 1С для автоматизации работы со счетами и задолженностями
- Подключение системы оценки трудоемкости для анализа рентабельности проектов и отдельных задач
- Настройка инструментов для коммуникации и контроля работы с внештатными специалистами
Клиентский сервис
- Автоматизация обработки сообщений из разных каналов в рамках одного окна в Битрикс24, а также настройка автоответов
- Интеграция с сервисами аналитики для автоматизации формирования отчетов: как внутренних, так и клиентских
- Перенос, сегментация и актуализация базы клиентов в рамках Битрикс24
- Настройка воронки с автоматическими уведомлениями и напоминаниями для клиентов при смене статусов
- Подключение форм для автоматического сбора обратной связи и оперативной работы с возражениями от заказчиков
Обучение и менеджмент
- Создание базы знаний агентства с возможностью проводить тестирование сотрудников
- Настройка автоматических уведомлений о приближении крайних сроков по задачам
- Автоматизация постановки задач и контроля их выполнения
- Выравнивание уровня загрузки, обеспечение прозрачности работы команды и эффективности каждого сотрудника в отдельности
- Настройка инструментов для создания кросс-функциональных команд
Результаты внедрения Битрикс24
Современная CRM-система
- Система автоматически распознает источник поступления лида и позволяет точнее оценивать эффективность рекламных кампаний.
- Инструмент для автоматических рассылок помогает отправлять релевантные запросы и предложения по различным сегментам клиентской базы, повышая тем самым количество вернувшихся клиентов без дополнительных вложений в маркетинг.
- Все обращения клиентов из разных источников консолидируются в рамках единого контактного центра в Битрикс24. Ответственному сотруднику мгновенно приходит уведомление о новом сообщении, а вся история коммуникации сохраняется в карточке CRM. Если обращение приходит в нерабочие для агентства часы, система автоматически отправляет автоответ. Таким образом Битрикс24 не позволяет упустить ни одной заявки.
- Клиентская база в CRM содержит актуальные данные о заказчиках: контакты и реквизиты, источник обращения, тип лида, суть запроса, комментарии и пожелания, данные об оплатах, документы и файлы. Получить доступ к контексту взаимодействия можно в любой момент за несколько кликов.
- Созданные воронки продаж помогают определять этапы, на которых находится взаимодействие с заказчиками. Роботы и триггеры отслеживают выполненные клиентами действия, автоматически двигают карточку по воронке и выполняют рутинные задачи (например, отправляют письма).
Менеджмент
- Настройка инструмента «Коллабы» позволила систематизировать работу с внешними специалистами. Подрядчики получают доступ к порталу в качестве гостей, вся коммуникация с ними привязана к соответствующим задачам. По факту завершения работы счет на оплату услуг выставляется бухгалтерии автоматически.
- Сотрудники фиксируют прогресс прямо в Битрикс24, благодаря чему в любой момент можно увидеть актуальный статус по задачам без дополнительных уточнений. Этапы выполнения, файлы и договоренности сохраняются в системе, что упрощает контроль и передачу дел.
- Вся работа над задачами перенесена в Битрикс24, что делает ее прозрачной для руководства. Общение внутри команды ведется в корпоративном мессенджере на портале, все чаты привязаны к задачам. Автоматические уведомления от системы помогают следить за крайними сроками.
- Подключение форм для сбора обратной связи от клиентов позволило агентству выявить слабые места во внутренних процессах, которые раньше оставались незаметными. Это не только улучшило клиентский сервис, но и помогло навести порядок в бизнес-процессах компании.
Внутренние и административные процессы
- Внедрение инструмента для автоматического учета трудоемкости позволяет в реальном времени отслеживать загрузку команды и эффективность работы сотрудников. Кроме того, руководство может оценить, сколько ресурсов тратится на выполнение конкретных задач и насколько это рентабельно.
- Настройка инструмента для создания кросс-функциональных команд позволила выстроить понятное и прозрачное взаимодействие между сотрудниками из разных отделов при работе над общими проектами. Это избавляет от лишних согласований, позволяет отслеживать прогресс и четко разделять зоны ответственности.
- Благодаря интеграции Битрикс24 с 1С информация об оплатах автоматически обновляется в карточках CRM, что позволяет получать актуальные финансовые данные и управлять задолженностями контрагентов.
- Подключенная система учета ТМЦ позволяет контролировать, какая техника и за каким конкретно сотрудником закреплена. Данные о выданном оборудовании сверяются автоматически раз в месяц, вся информация фиксируется в Битрикс24.
Корпоративная база знаний
- Поиск информации по базе знаний реализован в рамках удобного Telegram-бота.
- AI-ассистент обучен на массиве внутренней информации агентства, поэтому предоставляет по запросу максимально релевантные ответы.
- Сотрудники получили быстрый доступ к актуальным инструкциям и материалам, что сократило количество ошибок, позволило ускорить и систематизировать онбординг.
- Приложение «База знаний и тестирование» позволило систематизировать внутренние регламенты, инструкции и другие полезные документы агентства в рамках корпоративного информационного портала.
- В приложении были созданы различные тесты для проверки компетенций текущей команды, а также как один из этапов при собеседовании соискателей.
- Благодаря тестированию руководство получило понимание реального уровня знаний своей команды и направило ресурсы на восполнение пробелов.
на 37%
в 2 раза
на 27%
Результаты внедрения в цифрах
*На основании сравнения годовых отчетов по продажам до и после внедрения Битрикс24.
Автоматизация работы с лидами и «теплой» клиентской базой позволила увеличить общую прибыль агентства на 37%
Время на онбординг нового сотрудника сократилось в 2 раза
За счет автоматических напоминаний об оплате дебиторская задолженность сократилась на 27%
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, и мы свяжемся
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
