Учет расходов на субподрядчиков в Сделках Битрикс24

Компания работает с большим количеством субподрядчиков при выполнении заказов клиентов. На момент обращения весь учет взаимодействия с ними, включая затраты, виды и этапы работ, а также произведенные платежи, велся в Excel‑таблицах. В то же время коммуникация и работа с непосредственными заказчиками были организованы в CRM Битрикс24.

Работа велась в разных системах, поскольку штатные карточки сделок в Битрикс24 крайне сложно адаптировать для хранения и управления информацией о субподрядчиках. К тому же за годы работы компания сформировала единый шаблон документа, к которому привыкли не только сотрудники, но и руководители.

В результате менеджерам приходилось регулярно переключаться между CRM‑системой и Excel, после чего вручную сопоставлять разрозненные файлы со сделками на портале. Кроме того, руководителям приходилось постоянно запрашивать у сотрудников отчеты по субподрядчикам, чтобы эффективно контролировать расходы и итоговую прибыль с каждой сделки с учетом всех издержек. Все это замедляло продажи, становилось причиной ошибок в финансовых отчетах, а иногда и прямых убытков.

Специалисты компании IT‑Solution провели комплексный аудит бизнес‑процессов и детально изучили предоставленные Excel‑шаблоны. На основе полученных данных они разработали решение, которое соответствует задачам бизнеса и одновременно обеспечивает удобство работы для сотрудников.

Работа с решением делится на 4 основных этапа:

После определения субподрядчиков и заключения договоров сотруднику нужно открыть соответствующую сделку на портале Битрикс24 и перейти во вкладку «Субподряды», где представлен удобный интерфейс для фиксации всех данных.

Чтобы внести новую запись, достаточно нажать кнопку «Добавить субподрядчика» и указать:

• Номер договора
• Тип работ
• Стоимость работ с НДС
• Ставку НДС

Все остальные значения рассчитываются и заполняются автоматически.

Таким образом, при добавлении информации по субподрядчику сотруднику требуется указать лишь базовые сведения.

При поступлении денежных средств по сделке от клиента менеджеру необходимо зафиксировать данный факт в специальном поле подраздела «Оплаты по сделке». Для этого достаточно нажать кнопку «Добавить оплату» и внести тип, сумму, дату и другие данные.

Информации о зачислении денег необходима системе для корректного расчета плановых доходов и расходов по сделке.

Все выплаты, произведенные сторонним специалистам, также фиксируются в таблице в подразделе «Субподряды». Чтобы внести сведения, необходимо нажать кнопку «Добавить выплату», а затем указать основную информацию, включая тип платежа и дату.

На основании всей указанной во вкладке информации система автоматически формирует сводные данные по всем расходам и доходам в рамках конкретной сделки:

• Общую сумму сделки с учетом и без НДС
• Ставку НДС
• Общее количество субподрядов
• Плановые расходы
• Оплаченные расходы
• Сумму ожидаемых оплат
• Остаток будущих расходов по плану
• Итоговую прибыль с учетом расходов

Ключевой результат нашей работы — создание эффективной системы для фиксации и контроля взаимодействия с субподрядчиками в рамках Битрикс24. Менеджеры ведут всю финансовую отчетность в привычной таблице, которая интегрирована в CRM. Руководители, в свою очередь, оперативно контролируют расходы на субподрядчиков и рентабельность сделок.