Создание системы логистического учета в Битрикс24 с помощью Смарт-процессов

12 декабря 2023

Дата публикации:

Заказчик специализируется на разработке, продаже и обслуживании специализированного оборудования с ЧПУ. Основные рабочие процессы компании реализованы на базе Битрикс24.

Задачи

Создание системы хранения данных для удобного отслеживания статусов доставки заказанного оборудования на склады

На момент обращения вся важная информация о товарах компании, включая наименования, цены, габариты и даты поступления на склады, формировалась и хранилась в формате Excel-таблиц. Файл с данными передавался между менеджерами по продажам вручную. Так как цены на оборудование регулярно обновляются, зачастую сотрудники не обладали актуальными данными. Это приводило к регулярным ошибкам и неточностям в формировании коммерческих предложений.

Клиенту необходимо оптимизировать данный процесс, чтобы у каждого сотрудника был доступ к актуальным данным по всей номенклатуре.

Индивидуальные поля в карточках товаров для дополнительной информации по оборудованию и логистике

Стандартные карточки Товаров в Битрикс24 обладают строго регламентированной структурой и не предполагают создание дополнительных полей. Однако заказчику необходимо указывать информацию о планируемой дате доставки оборудования на склады и прочие данные. Требовалось разработать решение, которое позволяет хранить различную информацию по логистике непосредственно в карточках товара.

Решение

Разработка и реализация смарт-процесса «Заказы поставщикам»

Нашими специалистами был реализован смарт-процесс «Заказы поставщикам», который позволяет хранить всю необходимую информацию по заказанному оборудованию непосредственно в Битрикс24.

Смарт-процесс содержит в себе 2 основные вкладки: «Общее» и «Товары 2.0».

Вкладка «Общее»

Данная вкладка содержит в себе основные логистические данные по заказу у поставщика. Просмотр всей информации и редактирование доступны только для логистов компании. Менеджеры компании могут получить доступ только к определенному списку данных:

Планируемая итоговая стоимость для клиентов;
Производитель, поставщик и покупатель заказа;
Дата производства и серийный номер оборудования;
Статус доставки оборудования, включая даты отгрузки и планируемые даты поступления.

Кроме того, менеджеры могут забронировать заказ под конкретного клиента, используя отдельный бизнес-процесс “Бронирование”. Таким образом, товары из заказа не могут быть проданы другим заказчикам.

Также все заказы содержат вкладку “Товары 2.0”, где формируются товары на основе списка оборудования из заказа.

Вкладка «Товары 2.0»

Вкладка содержит в себе список товаров, который формируется логистами на основе перечня оборудования в заказе и фактически полностью заменяет стандартные карточки товаров Битрикс24. Таким образом, все необходимые данные по тому или иному оборудованию хранятся в единой карточке. При этом для каждого вида информации создано индивидуальное поле.

Кроме стандартных полей карточки товара Битрикс24 смарт-процесс «Товары 2.0» включает в себя следующие поля:

Номер заказа;
Закупочная цена (доступна к просмотру только для логиста);
Дата доставки до клиента.

Благодаря этому каждый менеджер по продажам может в любой момент ознакомиться с самой актуальной информацией и предоставить ее клиенту.

Результат

Главный итог нашей работы — оптимизация процессов формирования и хранения данных. Логистам компании больше не нужно формировать многочисленные Excel-таблицы. Все данные по заказам и товарам хранятся в Битрикс24 и могут быть дополнены или отредактированы в любой момент. В свою очередь, менеджерам по продажам не нужно искать актуальные данные с ценами и уточнять сроки доставки, так как информация находится в свободном доступе на портале.

Наше решение позволило клиенту:

Оптимизировать и ускорить процессы формирования заказов.
Отказаться от сложной и запутанной системы актуализации данных по логистике в формате Excel-таблиц.
Исключить вероятность возникновения ошибок при формировании коммерческих предложений и Сделок вследствие неактуальных логистических данных.
Предоставить менеджерам по продажам быстрый и удобный доступ к актуальным ценам и прочим данным.

Инструменты, используемые для реализации решения

Тариф Битрикс24:

Коробочная редакция «1С-Битрикс24: Корпоративный портал 100»

Штатный функционал Битрикс24:

Смарт-процессы
Бизнес-процессы для элементов CRM

Автоматизируйте логистический учет с IT-Solution

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.