Система учета клиентов c привязкой к управляющим компаниям в Битрикс24
Система учета клиентов c привязкой к управляющим компаниям в Битрикс24
Дата публикации: 7 июля 2023
Основное направление работы заказчика - установка, замена, поверка и обслуживание бытовых и промышленных счетчиков, а также измерительно-информационных приборов. На сегодняшний день среди клиентов организации не только физические лица, но и крупные управляющие компании по всей территории России.
Коммуникация и рабочие процессы компании построены на базе CRM Битрикс24 с тарифом «Профессиональный».
Коммуникация и рабочие процессы компании построены на базе CRM Битрикс24 с тарифом «Профессиональный».
Как мы говорили ранее, заказчик сотрудничает с сотнями управляющих компаний и ТСЖ по всей России. По каждой организации на портале заказчика создана отдельная карточка. Кроме того, в компанию часто обращаются непосредственно собственники помещений.
На момент обращения при создании Сделки сотрудниками компании вручную фиксировался адрес объекта и прочие данные. Информация об управляющей компании указывалась в виде комментария, а не в отдельном поле, которое предназначено именно для этого. Отметим, что зачастую клиенты не знали название своей управляющей компании, что создавало дополнительные сложности при заполнении Сделок.
Заказчику требовалось создать систему, которая позволяет удобно фиксировать данные об управляющей компании или ТСЖ в Сделках, даже если клиент не может предоставить эти данные.
На момент обращения при создании Сделки сотрудниками компании вручную фиксировался адрес объекта и прочие данные. Информация об управляющей компании указывалась в виде комментария, а не в отдельном поле, которое предназначено именно для этого. Отметим, что зачастую клиенты не знали название своей управляющей компании, что создавало дополнительные сложности при заполнении Сделок.
Заказчику требовалось создать систему, которая позволяет удобно фиксировать данные об управляющей компании или ТСЖ в Сделках, даже если клиент не может предоставить эти данные.
Задача
Создание системы фиксации данных об управляющей компании в Сделках
Раньше в компании была реализована очень сложная и запутанная система аналитики. Данные по Сделкам приходилось собирать вручную, что отнимало много времени. Заказчику требовалось автоматизировать данный процесс.
Инструмент для эффективной аналитики данных по Сделкам
Решение
Для более удобного заполнения данных об объектах в Сделках было создано 4 универсальных списка:
- «Регионы» - список содержит в себе все регионы, в которых компания осуществляет свою деятельность.
- «Города» - список, который содержит в себе все города с привязкой к регионам, где компания оказывает услуги.
- «Улицы» - список, который содержит в себе все улицы с указанием региона и города.
- «Адреса» - включает в себя всю информацию из перечисленных выше списков, но с привязкой к конкретным управляющим компаниям. Кроме того, для каждого объекта в списке указано общее количество жилых, нежилых и уже обслуженных помещений. Таким образом, менеджеры отдела продаж могут рассчитать количество потенциальных клиентов по каждому адресу из списка.
Универсальные списки для быстрого и точного заполнения данных
Все перечисленные списки были синхронизированы с соответствующими полями в Сделке. Далее на портал заказчика была интегрирована расширенная версия приложения «Зависимые поля» от IT-Solution.
Благодаря этому менеджерам компании больше не нужно вводить данные вручную. Им достаточно указать регион при создании новой Сделки, а информацию о городе, улице и адресе объекта можно выбрать из предложенного списка. В поле «Город» будут предложены только те города, которые расположены в указанном регионе, в поле «Улица» только те улицы, что есть в выбранном городе и так далее.
Благодаря этому менеджерам компании больше не нужно вводить данные вручную. Им достаточно указать регион при создании новой Сделки, а информацию о городе, улице и адресе объекта можно выбрать из предложенного списка. В поле «Город» будут предложены только те города, которые расположены в указанном регионе, в поле «Улица» только те улицы, что есть в выбранном городе и так далее.
Дополнительно в сделках были созданы новые пользовательские поля:
Создавая сделку по тому или иному адресу, компания может производить работы сразу в нескольких помещениях. В связи с этим было принято решение, что номера обслуживаемых квартир менеджеры будут указывать вручную, используя новое пользовательское поле «Номера квартир».
«Улица с домом (Не найдено)»
В случае если при заполнении адреса объекта информация была не найдена на портале, менеджеру необходимо указать её вручную в поле «Улица с домом (Не найдено)». При этом сотруднику, который отвечает за пополнение универсальных списков, автоматически ставится задача на добавление нового адреса.
Поле «Управляющая компания»
Поле заполняется автоматически после указания региона, города, улицы и номеров квартир. Система автоматически определяет управляющую компанию благодаря универсальному списку «Адреса».
«Управляющая компания: тех. название»
Данное поле позволяет указать название управляющей компании вручную. Это необходимо на тот случай, если на портале нет информации по указанному адресу.
Создавая сделку по тому или иному адресу, компания может производить работы сразу в нескольких помещениях. В связи с этим было принято решение, что номера обслуживаемых квартир менеджеры будут указывать вручную, используя новое пользовательское поле «Номера квартир».
«Улица с домом (Не найдено)»
В случае если при заполнении адреса объекта информация была не найдена на портале, менеджеру необходимо указать её вручную в поле «Улица с домом (Не найдено)». При этом сотруднику, который отвечает за пополнение универсальных списков, автоматически ставится задача на добавление нового адреса.
Поле «Управляющая компания»
Поле заполняется автоматически после указания региона, города, улицы и номеров квартир. Система автоматически определяет управляющую компанию благодаря универсальному списку «Адреса».
«Управляющая компания: тех. название»
Данное поле позволяет указать название управляющей компании вручную. Это необходимо на тот случай, если на портале нет информации по указанному адресу.
Пользовательские поля в Сделках
Для удобной и эффективной аналитики данных был реализован интерактивный отчет в Looker Studio. Далее отчет был интегрирован непосредственно на портал клиента с помощью штатного ПО Битрикс24.
Интерактивный отчет с данными по всем Сделкам компании
Отчет содержит в себе подробную информацию по всем сделкам компании. Дополнительно для пользователей доступен большой список различных фильтров: направление, источник, период, управляющая компания и многое другое.
Также в отчете можно просмотреть графики с распределением Сделок по конкретным датам с указанием источников. Графики автоматически формируются за текущий и предыдущий месяц. Благодаря этому клиент может отследить наиболее прибыльные источники Сделок в зависимости от месяца.
Результат
Главный итог нашей работы - создание удобной системы учета сделок с привязкой к управляющим компаниям. Благодаря нашим решениям сотрудники компании тратят значительно меньше времени на заполнение данных по местоположению объектов. Кроме того, клиенту больше не нужно вручную формировать отчет по Сделкам. Все необходимые данные аккумулируются в интерактивном отчете автоматически.
Наше решение позволило клиенту:
- Более эффективно использовать время сотрудников.
- Исключить риск человеческого фактора при указании адреса объекта.
- Создать корректную базу клиентов со всей необходимой информацией.
- Быстро и эффективно осуществлять аналитику по Сделкам.
- Сформировать базу потенциальных клиентов по тем или иным адресам.
- Проводить эффективную аналитику для объективной оценки источников Сделок.
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
Смотрите также
Смотрите также