Система контроля и оценки заведений на базе Битрикс24

Заказчик регулярно проводит проверки ресторанов, которые могут выполняться как силами сотрудников, так и тайными гостями. Для каждого сценария используется собственный набор критериев, по которым оцениваются качество блюд, уровень сервиса, а также состояние помещений.

Ранее для проведения инспекций компания использовала отдельную платформу. Решение позволяло работать с чек‑листами, однако требовало дополнительных расходов и при этом оставалось отдельным инструментом, не связанным с порталом Битрикс24.

Сотрудникам приходилось назначать и проводить проверки в разных сервисах, а затем вручную переносить их результаты в основной рабочий контур.

Для внутренних проверок и привлечения тайного гостя предусмотрены отдельные сценарии и наборы критериев, однако принцип работы инструмента остается одинаковым для обоих процессов.

Далее подробно рассмотрим проведение внутренней проверки.

Для запуска процесса пользователю требуется перейти в пункт главного меню портала Битрикс24 «Внутренняя проверка» и нажать кнопку «Создать».

В открывшейся форме сотруднику необходимо заполнить следующие данные:

• Объект
• Проверяющего (заполняется при внутреннем аудите)
• Название
• Плановую дату начала
• Плановую дату завершения

После сохранения создается отдельная карточка проверки ресторана, где в дальнейшем будут фиксироваться ее результаты.

На основании информации в карточке проверяющему направляется уведомление с данными об объекте, датах проведения, а также ссылкой на заполнение чек‑листа.

При посещении ресторана сотруднику необходимо перейти по ссылке из уведомления, после чего откроется локальное приложение в мобильной версии Битрикс24 с чек‑листом проверки.

Вопросы проверки разделены на тематические блоки, что позволяет последовательно оценивать ресторан. По каждому пункту сотруднику необходимо дать оценку от 1 до 5 баллов. Кроме того, при необходимости есть возможность добавить к оценке комментарий и фото.

Для удобства к каждому вопросу приложена подсказка с дополнительными пояснениями. Чтобы просмотреть ее, достаточно нажать иконку со знаком вопроса.

Перед тем как перейти к следующему блоку чек‑листа, требуется нажать кнопку «Записать». При необходимости проверяющий может переключаться между разделами. Например, если по отдельному этапу пока невозможно дать полные ответы, к нему можно вернуться позднее. При этом перейти к завершению проверки нельзя, пока не заполнены все разделы.

После того как сотрудник ответит на все вопросы чек‑листа, у него появляется возможность перейти к итоговому комментарию и завершению проверки.

Как только сотрудник завершает заполнение, в созданной ранее карточке аудита на стороне Битрикс24 фиксируются все ответы.

Кроме того, система автоматически рассчитывает общую оценку проверки. В отдельном блоке карточки фиксируются:

• Общий набранный балл
• Итоговый результат в процентах
• Количество выявленных нарушений
• Количество критических нарушений

Если в ходе заполнения чек‑листа проверяющий поставит оценку от 0 до 3, система автоматически зафиксирует грубое нарушение и создаст для него отдельную карточку в дополнительной вкладке раздела «Внутренняя проверка».

Карточка содержит пункт чек‑листа, которому была поставлена низкая оценка, комментарии и фото. Впоследствии собранная информация используется для работы с персоналом заведения и устранения выявленного недочета.

Для проведения аудита с привлечением тайного гостя на портале заказчика был создан специальный раздел, который работает аналогично системе для внутренних проверок.

Главным отличием является процесс запуска. После заполнения основных данных о проверке автоматически формируется ссылка на чек‑лист для пользователя, не зарегистрированного на портале Битрикс24. В дальнейшем сотрудник, назначивший проверку, направляет ссылку внешнему специалисту. При переходе по ней запускается веб‑версия локального приложения с чек‑листом проверки в браузере смартфона.

Ключевой результат проекта — перенос полного цикла внутренних проверок и работы тайного гостя в Битрикс24. Теперь в одной системе можно назначить проверку, провести ее по согласованному чек‑листу, получить итоговую оценку и организовать дальнейшую работу с выявленными нарушениями.