Обучение новых сотрудников с помощью Telegram-бота
14 июня 2023
Дата публикации:
Заказчик является одним из крупнейших разработчиков различной автомобильной электроники и систем безопасности в России. Ассортимент компании включает в себя тысячи наименований. Все бизнес-процессы, а также коммуникация между сотрудниками построены в Битрикс24.
Задача
Автоматизировать и ускорить процесс обучения новых менеджеров по продажам
Обучение новых менеджеров по продажам, это неотъемлемая и очень важная задача практически для любой компании. Чтобы сотрудник был действительно эффективен, он должен хорошо разбираться в ассортименте компании. В обратном случае, менеджер не сможет правильно проконсультировать клиента и предложить ему наиболее подходящее устройство.
На момент обращения, в компании была реализована сложная и запутанная схема обучения. За каждым новым сотрудником закреплялся опытный менеджер, который проводил адаптацию и отправлял новичку инструкции, тесты, задачи и прочие материалы из сформированного ранее курса обучения в приложении "База знаний и тестирование". По прохождению каждого этапа новичок составлял отчет и проходил тест. Далее, сотрудник отправлял свои результаты в отдельно созданную задачу для проверки наставником.
В итоге, процесс обучения одного стажера занимал не менее 3 месяцев и отвлекал опытных менеджеров от выполнения их основных обязанностей. Дополнительно ситуацию усугубляло то, что за одним наставником могло быть закреплено несколько новых сотрудников.
Решение
Внедрение Telegram-бота «Study-bot»
«Study-bot» - универсальный инструмент, который синхронизируется с Битрикс24 и самостоятельно ведет сотрудника по всем этапам обучения без участия наставника. Достаточно сформировать общую базу данных, которая будет включать в себя все необходимые обучающие материалы.
Всё взаимодействие сотрудника с ботом можно разделить на 4 этапа.
Всё взаимодействие сотрудника с ботом можно разделить на 4 этапа.
1 Этап. Регистрация
Новый сотрудник и наставник добавляются в Telegram-чат. Далее новичок отправляет команду, которая активирует бота и регистрирует его в системе обучения.
2 Этап. Запуск нового этапа обучения
Далее менеджер отправляет команду, которая активирует новый этап обучения. Бот автоматически отвечает описанием задачи и ссылками на все необходимые материалы.
3 Этап. Начало выполнения
После того как бот пришлет все материалы и тестовое задание, сотруднику необходимо отправить сообщение, что он приступил к выполнению задачи. Данные о времени начала каждого этапа автоматически фиксируются в CRM.
4 этап. Завершение пройденного этапа
После прохождения каждого этапа, сотруднику требуется прислать в чат результат своей работы, а также отправить команду для перехода к следующему заданию.
Дополнительные команды
Стажер может в любой момент приостановить выполнение задания и возобновить его с помощью команд "/pause" и "/resume". Это необходимо для того, чтобы отслеживать достоверную информацию о времени, которое сотрудник потратил на то или иное задание.
Фиксация данных из Telegram-чата в Битрикс24
Вся история сообщений, прогресс прохождения курса и общая трудоемкость автоматически фиксируются в бизнес-процессе. Таким образом, наставник может удобно отслеживать результаты обучения нескольких стажеров одновременно.
Данный бизнес-процесс обладает очень гибкими настройками. Например, в случае необходимости к реализации доступны функции автопроверки результатов или выставления оценок. Таким образом, у пользователей есть возможность полностью автоматизировать процесс обучения сотрудников с помощью нашего решения.
Создание интерактивных отчетов в Power BI
Дополнительно мы реализовали возможность выгрузки информации по обучению новых сотрудников в интерактивные отчеты Power BI. С их помощью можно отследить время прохождения курса каждым менеджером и сравнить их результаты между собой.
Кроме того, у пользователя есть возможность просмотреть индивидуальную информацию по каждому стажеру отдельно. Для этого необходимо нажать на ФИО сотрудника. Отчет отобразит данные о времени прохождения каждого задания отдельно и подробную информацию о всех пройденных курсах.
Результат
Главный итог нашей работы - сокращение времени обучения новых сотрудников с трёх месяцев до одного.
Внедрение Telegram-бота решила проблему пересылки обучающих материалов. Наставникам больше не нужно делать это вручную. Более того, проверить тесты или решения задач можно в любое удобное время, так как они хранятся не только в Битрикс24, но и в чате Telegram.
Стажеры смогли проходить курс в удобном формате чата. Темп обучения может быть у каждого свой. Новому сотруднику не нужно гнаться за группой или наоборот замедляться в зависимости от этапа обучения других менеджеров.
Внедрение Telegram-бота решила проблему пересылки обучающих материалов. Наставникам больше не нужно делать это вручную. Более того, проверить тесты или решения задач можно в любое удобное время, так как они хранятся не только в Битрикс24, но и в чате Telegram.
Стажеры смогли проходить курс в удобном формате чата. Темп обучения может быть у каждого свой. Новому сотруднику не нужно гнаться за группой или наоборот замедляться в зависимости от этапа обучения других менеджеров.
Наше решение позволило клиенту:
- Значительно ускорить процесс обучения новых сотрудников.
- Отслеживать все этапы обучения в режиме реального времени.
- Эффективно обучать нескольких сотрудников одновременно.
- Отсеивать наименее эффективных кандидатов на основе сводных отчетов в Power BI.
- Обучать сотрудников в удаленном формате, а не только в офисе.
- Освободить наставников от рутинных задач по пересылке обучающих материалов.
Оптимизируйте обучение сотрудников с IT-Solution
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
