Единый контур для работы с документами клиентов в Битрикс24

Компания ежедневно обрабатывает сотни документов, поступающих от заказчиков. Менеджеры и бухгалтеры оперативно проверяют их, вносят правки и передают клиентам, чтобы те могли отправить итоговые экземпляры в государственные органы.

До сотрудничества с IT‑Solution заказчик предпринимал попытки самостоятельно наладить эффективный документооборот с клиентами. В качестве единого хранилища файлов применялись различные облачные сервисы.

Проблема заключалась в том, что использование внешних систем вынуждало сотрудников тратить время на операционные задачи. Менеджеры вручную создавали папки, настраивали доступы, проверяли наличие новых документов, уведомляли клиентов о внесении правок, фиксировали все в CRM и выполняли ряд других действий. Такая сложная система снижала эффективность компании, провоцировала ошибки, а также приводила к репутационным и финансовым убыткам.

Специалисты компании IT‑Solution разработали комплексное решение, которое обеспечивает удобную работу с документами в Битрикс24, а также эффективное взаимодействие с клиентами через мессенджеры MAX и Telegram.

Далее мы подробно рассмотрим каждый из них.

В первую очередь была реализована система, позволяющая объединить мессенджеры Битрикс24, MAX и Telegram в единую систему коммуникаций. Благодаря этому любые сообщения, отправленные в одном из каналов связи, отображаются во всех остальных.

При заключении договора менеджеру необходимо создать чаты сразу в трех сервисах, которые в дальнейшем будут использоваться для общения с клиентами и обмена документами.

Дополнительно при переходе сделки на стадию «Договор заключен» система автоматически формирует папку по контракту в Битрикс24 Диск и размещает в карточке сделки две ссылки — для загрузки и просмотра документов. Данные ссылки также фиксируются сотрудником во всех чатах в виде закрепленного сообщения.

Таким образом, клиент может поддерживать связь с компанией в мессенджере, а также загружать новые и просматривать исправленные документы через облачное хранилище. При этом сотрудники ведут всю переписку с клиентом и получают файлы в Битрикс24, а не переключаются между сервисами.

На втором этапе было создано локальное приложение для Битрикс24, которое систематизирует и упрощает обработку клиентских документов. Инструмент интегрирован в CRM, что позволяет бухгалтерам и менеджерам выполнять все необходимые операции в рамках корпоративного портала.

Далее мы подробно разберем каждый этап работы с решением.

Когда клиенту требуется проверка документов, ему достаточно перейти в чат с компанией в MAX или Telegram, а затем загрузить их в привязанную к чату папку в облачном файловом менеджере. Ссылка на хранилище фиксируется в закрепленном сообщении.

После загрузки документов в чат приходит уведомление о том, что они получены и находятся на проверке.

Одновременно с этим в синхронизированный чат на стороне Битрикс24 поступает уведомление о необходимости проверки новой партии документов. Сообщение содержит:

• Ссылку на папку с документами
• Название компании заказчика
• Ссылку на карточку компании клиента
• Ссылку на карточку сделки, по которой были загружены документы
• Ссылку на текущее задание, которая ведет в интерфейс цифрового рабочего места для проверки и корректировки пакета документов

После получения уведомления бухгалтеру необходимо перейти по ссылке на текущее задание. Сразу после этого открывается локальное приложение для работы с документами.

Перейдя по ссылке, пользователь может:

• Ознакомиться со списком файлов, которые были загружены клиентом
• Просмотреть все документы, которые проверялись и корректировались в рамках конкретного контракта
• Перейти к редактированию каждого документа

Далее бухгалтеру необходимо проверить каждый файл и, если потребуется, внести правки.

После того как документ проверен и отредактирован, бухгалтеру необходимо отметить результат с помощью кнопок «Принять» и «Отклонить». При нажатии кнопки «Отклонить» требуется заполнить обязательное поле «Причина».

Как только по каждому документу в загружаемом пакете принято решение, остается нажать кнопку «Сохранить», после чего система автоматически отправляет уведомление об этом в чат с клиентом. Сообщение содержит:

• Данные по контракту
• Результат согласования каждого документа
• Ссылку на папку в облачном хранилище с обработанными документами

Далее клиент может ознакомиться с обработанными документами, перейдя по ссылке в сообщении, скачать их и передать в государственные органы.

Благодаря этому клиент взаимодействует с компанией в рамках мессенджера, в то время как работа специалистов сконцентрирована в Битрикс24.

Для более удобной работы с документами был разработан файловый менеджер, который интегрирован с «Битрикс24 Диск». Важной особенностью нашего решения является возможность переноса файлов между папками с помощью функции Drag‑and‑drop (перетаскивание), которой на сегодняшний день нет в штатном функционале платформы.

Кроме того, в зависимости от текущего статуса документы автоматически перемещаются между папками без участия сотрудников:

• Новые документы фиксируются в корневой папке
• Обработанные и согласованные файлы переносятся в подпапку «Принятые документы»
• Отклоненные файлы переносятся в подпапку «Непринятые документы»

Доступ к файловому менеджеру можно получить как через интерфейс приложения для работы с документами, так и напрямую из карточки сделки.

Решение обладает рядом дополнительных функций, которые адаптируют систему под индивидуальные особенности бизнеса заказчика.

В интерфейсе для работы с документами предусмотрены различные фильтры и варианты сортировки, которые позволяют удобно просматривать файлы за определенный период.

Доступ к приложению для работы с документами можно получить как из чата по сделке на стороне Битрикс24, так и непосредственно из карточки сделки.

Интеграция Битрикс24 и Telegram поддерживает синхронизацию не только отдельных чатов, но и тем в супергруппах. Если клиент заключает сразу несколько контрактов с компанией, сотруднику не нужно создавать отдельные чаты на стороне мессенджера по каждому из них. Вместо этого достаточно создать группу, добавить топики по всем сделкам и синхронизировать их с чатами в Битрикс24.

Ключевой результат нашей работы — создание единого цифрового контура на базе Битрикс24, который обеспечивает эффективное взаимодействие между клиентами и компанией, а также систематизирует работу с документами. Менеджерам больше не нужно тратить время на создание папок в облачном хранилище, переключение между сервисами и уведомление всех участников процесса работы над сделками. При этом бухгалтеры просматривают, корректируют и согласовывают документы в рамках единого рабочего пространства.

Главным преимуществом решения является максимальное удобство как для сотрудников компании, так и для клиентов. Заказчики взаимодействуют с компанией в привычном для них мессенджере, а специалисты ведут работу на портале Битрикс24.