Контроль и управление дисковым пространством в Битрикс24

С корпоративным порталом заказчика работает 1 000 сотрудников, в перспективе планируется увеличить число пользователей еще на 2 000. Общий объем дискового пространства — 1 ТБ. Под нужды каждого сотрудника определили лимит в 1 Гб.

Ответственность за расходование места на корпоративном диске передали руководителям подразделений. При этом важно было не просто отслеживать заполненность хранилища, но и вовремя освобождать пространство.

Проблема в том, что штатные инструменты для управления свободным местом имеют ограничения в коробочной версии Битрикс24. Так, нет возможности установить настройки для файлов из чатов, а также получить картину по конкретному отделу.

Специалисты компании IT‑Solution создали уникальный модуль, который может быть реализован на любой коробочной версии корпоративного портала. Приложение позволяет руководителю:

• Отслеживать, сколько места на диске занято конкретным работником и отделом
• Устанавливать личные лимиты для каждого сотрудника
• Индивидуально настраивать автоматическую очистку диска и файлов чатов спустя определенный интервал времени

В приложении каждый руководитель имеет доступ к данным только своих подчиненных согласно структуре компании на портале Битрикс24. Общая карточка отдела содержит его название, данные о количестве сотрудников, занятом ими объеме и лимите хранилища на подразделение.

В настройках хранилища отдела руководитель может задать порог предупреждения — это процент заполненности дискового пространства. В случае приближения к установленному значению индикатор сменит цвет на желтый, а в случае полного исчерпания персонального лимита (критический порог) — на красный.

Здесь же можно установить лимит личного диска и ограничения на хранение файлов в чатах. Настройки применяются ко всем сотрудникам подразделения.

Лимиты для каждого отдельного сотрудника можно гибко настраивать в соответствующей строке из общего списка подчиненных. Среди доступных параметров:

• Лимит диска в Гб и объем занятого сотрудником пространства
• Лимит в Гб на хранение файлов из чатов и объем занятого сотрудником пространства
• Процент заполняемости диска и чатов с визуальной маркировкой
• Статус: «В норме», «Предупреждение», «Критично»
• Тумблер для включения и выключения автоочистки диска с указанием периодичности
• Тумблер для включения и выключения автоочистки файлов из чатов с указанием периодичности

Сотрудники, которые уже исчерпали личные лимиты или перешли порог предупреждения, попадают в сводную таблицу «Сотрудники в зоне риска». Она располагается ниже общего списка по отделу и содержит краткую сводку: имя, должность, процент заполненности дисковых пространств и актуальный статус.

Когда лимиты на диске или в чатах исчерпаны и хранилище требует очистки, сотрудник не сможет сохранять файлы на диске либо пересылать их в чатах соответственно. При попытке добавить данные он также увидит сообщение об ошибке.

Если отдел большой, то найти нужного сотрудника можно по должности или имени. Кроме того, есть фильтр по статусам, который позволяет получить выборку по конкретному параметру.

Ключевой результат нашей работы — создание простого инструмента для управления корпоративным хранилищем в коробочной версии Битрикс24. Он позволяет отслеживать, какое количество дискового пространства занимают файлы конкретного сотрудника, устанавливать лимиты и параметры для автоматической очистки.

Штатный функционал Битрикс24:

Административная панель коробочной версии Битрикс24

Внешние сервисы:

Локальное приложение от IT-Solution