Для доставки продукции до объектов клиентов предприятие пользуется услугами региональных транспортных компаний, а также индивидуальных предпринимателей. Чтобы оформить доставку заказа, менеджерам отдела продаж приходится обзванивать каждого подрядчика, находить свободного водителя и только после этого озвучивать сроки доставки конечному заказчику. Это отнимает время, мешает оперативному обслуживанию клиентов и вредит репутации компании.

Все расходы на услуги транспортных компаний вручную фиксируются менеджерами в разрозненных Excel-таблицах. Это приводит к регулярным ошибкам и неточностям. Кроме того, руководству компании крайне затруднительно оперативно отслеживать расходы на доставку, так как менеджеры зачастую забывают своевременно вносить данные.

Для оформления доставки менеджеру необходимо создать новую карточку и внести следующие данные:

• Номер доставки (указывается на основании информации в 1С)
• Дата доставки
• Адрес доставки
• Вес заказа
• Объем заказа
• Контактные данные клиента
• Перечень товаров
• Расстояние от склада до адреса клиента
• Тариф доставки (выбирается из предложенного списка)
• Стоимость доставки для клиента (рассчитывается автоматически на основании указанного тарифа и расстояния от склада до адреса клиента)
• Себестоимость доставки (рассчитывается автоматически на основании указанного тарифа и расстояния от склада до адреса клиента)

После создания карточки доставки заявка со всей указанной информацией автоматически выгружается в Telegram-бот «Доставка». К боту подключены все транспортные компании и водители, с которыми сотрудничает наш заказчик.

После выгрузки заявки из Битрикс24 она становится доступной всем водителям, которые подключены к Telegram-боту. Чтобы просмотреть все новые заявки, у которых не назначен перевозчик, достаточно нажать кнопку «Новые доставки».

Чтобы принять заказ на доставку, необходимо нажать кнопку «Взять в работу». Сразу после этого карточка доставки на стороне Битрикс24 перейдет на стадию «В работе», а также в ней будет зафиксирована информация о водителе, который будет выполнять заказ. Кроме того, заявка станет недоступна для всех остальных подрядчиков.

После этого водитель может приступать к выполнению заказа. Для быстрого построения маршрута можно воспользоваться кнопкой «Адрес на карте», при нажатии на которую система откроет Яндекс Карты с уже заполненным адресом клиента.

Также у перевозчика есть возможность ознакомиться со всеми принятыми им заявками, воспользовавшись кнопкой «Мои доставки».

Когда водитель доставит заказ клиенту, ему достаточно нажать кнопку «Завершить доставку» в Telegram-боте. Далее система автоматически передвинет карточку доставки на завершающую стадию в Битрикс24 и зафиксирует факт закрытия заявки.

После того как заявка закрыта, данные по ней автоматически выгружаются в единый BI-отчет «Отчет по доставщикам».

Данные по всем закрытым заявкам автоматически выгружаются в специальный BI-отчет, который содержит в себе все необходимые данные за указанный период:

• Перечень всех подрядных компаний-перевозчиков
• Перечень водителей компаний-перевозчиков
• Общий вес перевезенных грузов по каждому водителю
• Общий объем перевезенных грузов по каждому водителю
• Общее расстояние, которое проехал каждый из водителей
• Количество доставок, выполненных каждым водителем
• Общая себестоимость всех доставок по каждому водителю
• Общая стоимость всех доставок по каждому водителю

Для быстрого расчета стоимости доставки дополнительно было разработано индивидуальное приложение «Калькулятор доставки». С его помощью менеджер может максимально быстро рассчитать и озвучить клиенту стоимость транспортировки заказа, не создавая карточку заявки.

Чтобы рассчитать стоимость доставки, достаточно выбрать тариф, расстояние от склада до адреса клиента и количество дополнительных заездов. Расчет итоговой стоимости происходит практически мгновенно.

Главный итог нашей работы — создание цифрового рабочего места для оформления заявок на доставку и быстрого поиска перевозчика. Менеджерам отдела продаж больше не нужно обзванивать все компании — чтобы найти свободную машину, достаточно просто создать заявку, которая автоматически будет разослана всем водителям. При этом руководство компании может отслеживать все заказы на доставку в режиме онлайн. Кроме того, все данные по доставкам фиксируются в отчете, который помогает эффективно контролировать логистические расходы и фиксировать стоимость услуг каждого подрядчика.