Автоматизированная биллинговая система на базе 1С

Компания предоставляет оборудование по подписке, которую клиенты оплачивают ежемесячно. На момент обращения вся работа с регулярными платежами велась вручную. Сотрудникам приходилось самостоятельно отслеживать активные подписки, проверять оплаты, вовремя формировать счета и отправлять документы клиентам.

Все это отнимало много времени и повышало риск ошибок. Сотрудники могли забыть выставить очередной счет, опечататься при расчете суммы или несвоевременно подготовить документы.

Специалисты IT‑Solution разработали панель управления биллингом в 1С, которая позволяет контролировать действующие подписки и оплаты в режиме одного окна. Система берет на себя значительную часть рутинных операций: формирует счета и УПД, отслеживает состояние оплаты и направляет необходимые документы клиентам.

Далее разберем основные этапы работы с решением.

При подключении нового клиента менеджеру отдела продаж необходимо сформировать счет в 1С.

Чтобы добавить подписку в систему биллинга, после заполнения данных достаточно отметить чек‑бокс «Счет участвует в биллинге».

После выставления первого счета в системе биллинга создается новая подписка со статусом «Ожидает активации».

В карточке подписки собрана вся основная информация:

• Статус подписки
• Ссылка на контрагента
• Ссылка на номенклатуру
• Сумма к оплате
• Даты начала и окончания оплаченного периода подписки
• Данные первого и последнего выставленного счета
• Дата выставления и статус оплаты последнего счета
• Данные последней реализации

После подключения оборудования менеджеру необходимо активировать подписку в панели биллинга, указав соответствующий статус в ее карточке. С этого момента в системе фиксируется дата начала действия подписки и ее окончания.

Перед началом нового периода система формирует очередной счет и направляет его на электронную почту, указанную в карточке контрагента.

В панели биллинга также отображается состояние оплаты. Сотрудник может сразу определить, оплачен ли счет полностью или требует дополнительного контроля.

При завершении расчетного периода система автоматически формирует закрывающие документы, а затем направляет их клиенту по электронной почте.

После этого цикл за текущий период завершается. В следующем месяце процесс повторяется: формируется новый счет, отслеживается его оплата и создаются закрывающие документы.

Система обладает важными функциями, которые позволяют сотрудникам удобно контролировать большое количество подписок, а также адаптируют инструмент под индивидуальные особенности бизнеса заказчика.

Сотрудники могут быстро отфильтровать подписки по нескольким параметрам:

• Просмотреть только активные подписки
• Найти подписки, по которым еще не сформированы счета на следующий месяц
• Найти подписки, по которым не подготовлены УПД за прошедший месяц

В панели управления есть отдельный раздел «Контроль оплаты счетов», где собраны подписки, по которым есть задолженность или оплата внесена не полностью.

С помощью панели управления можно проверить, какие счета и УПД были направлены клиентам по email.  Для этого достаточно перейти во вкладку «История отправки писем».

Ключевой результат проекта — создание автоматизированной системы биллинга в 1С. Сотрудникам больше не нужно вручную контролировать каждую подписку, помнить о сроках выставления очередных счетов и готовить весь комплект документов. Система делает это автоматически: формирует необходимые файлы, контролирует поступление оплат и помогает оперативно выявлять должников.