Автоматизация рассылок расчетных листков в Битрикс24

В целях оптимизации бизнес‑процессов компания передала ведение финансового, налогового и кадрового учета сторонней организации. После выполнения расчетов по заработной плате детализированные данные по всем начислениям и удержаниям направляются в банк для осуществления выплат, а также руководителю клиники — для формирования зарплатных листков.

Проблема заключалась в том, что бухгалтерия направляет руководителю единую Excel‑таблицу, из которой он или его заместитель вынужден вручную формировать зарплатные листки для каждого работника и рассылать их индивидуально. Весь процесс отнимает несколько часов и отвлекает руководящий состав от более приоритетных задач.

При получении Excel‑таблицы от бухгалтерии пользователю необходимо запустить приложение «Отправка зарплатных листков» из главного меню портала Битрикс24.

Затем требуется загрузить соответствующий файл в приложение. Для этого достаточно нажать кнопку «Выбор файла» и выбрать нужный документ.

После этого приложение обрабатывает загруженную таблицу и сверяет полученные данные с карточками сотрудников на портале Битрикс24. Сопоставление информации в таблице и на корпоративном портале происходит по фамилии и должности.

В результате обработки данных формируется наглядная таблица, которая содержит детализацию всех начислений и удержаний по каждому сотруднику, зарегистрированному на портале Битрикс24.

Далее пользователю необходимо проверить корректность сопоставления данных, сравнив информацию в колонках «Сотрудник в Битрикс24» и «ФИО в Excel» — если фамилии совпадают, то обработка выполнена корректно.

В случае необходимости пользователь может вручную скорректировать сопоставление, просто выбрав другого сотрудника из предложенного списка.

Дополнительно пользователь может корректировать шаблон сообщения сотрудникам, куда впоследствии будут подставлены данные из таблицы, например, добавлять новые пункты или комментарии.

Для запуска процесса рассылки зарплатных листков пользователю достаточно нажать кнопку «Запустить отправку». После этого система самостоятельно обработает данные из таблицы и шаблона текста, сформирует персональные сообщения для каждого сотрудника, а затем отправит их в корпоративный мессенджер Битрикс24.

Дополнительно сообщение отправляется в Telegram и Max в случае наличия соответствующих контактных данных в карточках сотрудников на портале Битрикс24.

Ключевой результат нашей работы — создание удобного приложения для формирования и быстрой рассылки расчетных листков сотрудникам. Благодаря простому и лаконичному интерфейсу решения все необходимые операции занимают минимальное количество времени руководителя клиники. Важным преимуществом системы является отправка детализированной информации о заработной плате не только через корпоративный портал, но и через мессенджеры Telegram и Max.