Битрикс24 Онлайн запись — автоматизация бронирования в любой сфере бизнеса

В ноябре 2024 года на презентации обновления Битрикс24 «Гравитация» разработчики рассказали о новом инструменте «Онлайн запись». Представленный функционал обеспечивает возможность удобной записи клиентов, а также бронирования различных ресурсов, например, оборудования или помещений.

Основным преимуществом нового инструмента является его универсальность. Битрикс24 Онлайн запись подойдет для медицинских центров, салонов красоты, автомастерских, фитнес-клубов, агентств недвижимости и многих других отраслей бизнеса.

Из нашего материала вы узнаете, как пользоваться новым функционалом, а также как с его помощью автоматизировать различные рабочие процессы, связанные с бронированием.

Онлайн запись — это новый инструмент Битрикс24 для быстрой и удобной записи клиентов на прием к специалистам, а также бронирования различных ресурсов компании.

Инструмент обладает следующим функционалом:

• Специализированный интерфейс для просмотра занятости персонала
• Автоматические рассылки напоминаний о визите или бронировании по SMS или через мессенджер WhatsApp
• Автоматическое сохранение данных клиентов в CRM
• Просмотр статистики посещаемости, а также выручки по каждому ресурсу

На сегодняшний день инструмент доступен на облачных тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

Сотрудникам не придется тратить время на постоянные обзвоны клиентов для подтверждения бронирования или записи на прием. Система автоматически сформирует уведомления на основе указанных шаблонов, запросит подтверждение брони и заблаговременно напомнит о записи.

Если клиент не подтвердит или отменит запись, информация будет зафиксирована в системе практически моментально. Таким образом, забронированным временем или оборудованием сможет воспользоваться другой клиент, ресурсы компании не будут простаивать, а вы не будете терять прибыль.

Вся информация о клиентах сохраняется в CRM, что позволяет автоматизировать процесс формирования базы контактов для последующих рекламных рассылок. При этом, если клиент ранее пользовался услугами компании, администратору не придется повторно вносить его данные при создании записи.

Инструмент позволяет собирать и анализировать данные о посещаемости и выручке, что помогает лучше планировать загрузку специалистов и ресурсов, а также оптимизировать расходы.

Система исключает возможность бронирования одного и того же времени, помещения или оборудования несколькими клиентами, что помогает избежать накладок и увеличивает лояльность клиентов к компании.

Чтобы начать пользоваться инструментом «Онлайн запись», в первую очередь необходимо создать и настроить ваши ресурсы. Ресурсы — это специалисты, помещения и оборудование, которые необходимы для оказания услуг.

Ресурсы может создавать любой сотрудник компании. Для начала нажмите на кнопку «Создать ресурс».

После этого откроется меню выбора сферы деятельности вашей компании. Если в предложенном списке нет подходящего варианта, вы можете указать свой.

Далее откроется меню настройки ресурса. Укажите название ресурса, а также выберете его тип. Если в предложенных вариантах нет подходящего типа, вы можете создать свой. Для этого начните вводить название типа в строку поиска, после чего появится кнопка «Создать свой тип».

На следующем этапе вам необходимо выбрать вариант отображения ресурса в интерактивном календаре.

После выбора варианта отображения в расписании выберите время доступности ресурса. Если доступность ресурса совпадает с рабочим временем компании, в таком случае достаточно включить опцию «Использовать рабочее время компании». В обратном случае укажите интервал времени вручную.

Далее останется указать длительность одной записи при бронировании ресурса. Важно отметить, что при создании записи продолжительность бронирования может быть изменена.

После нажатия кнопки «Продолжить» в меню создания нового ресурса откроется окно настроек автоматических уведомлений клиентов.

В данном разделе вы сможете выбрать типы уведомлений, которые будут отправляться клиентам по SMS или в мессенджер WhatsApp.

Уведомление позволяет получать подтверждение бронирования от клиентов в автоматическом режиме. Отправленное сообщение будет содержать в себе ссылку, перейдя по которой клиент сможет подтвердить или отменить бронь.

После нажатия кнопки «Продолжить» в меню создания нового ресурса откроется окно настроек автоматических уведомлений клиентов.

Уведомление будет отправлено клиенту в день записи для напоминания.

Сообщение отправляется клиенту в случае, если его визит не подтвержден администратором в течение 5 минут после наступления указанного в записи времени.

Обратите внимание, что в случае необходимости вы можете изменить шаблоны текста, которые будут использоваться при отправке уведомлений.

Далее остается нажать на кнопку «Создать ресурс», после чего ресурс отобразится в интерактивном расписании.

Для записи клиента или бронирования необходимо выбрать дату и необходимый ресурс, а затем нажать кнопку «Создать» в подходящий интервал времени.

В открывшемся окне укажите имя, телефон и электронный адрес клиента. Если клиент уже есть в вашей CRM, то просто выберете его из предложенного списка.

Также вы сможете добавить заметку к записи, например, с пожеланиями клиента или другой важной информацией.

При создании записи вы также сможете связать её с уже существующей Сделкой в CRM или создать новую.

После того как запись создана и вся необходимая информация указана, клиенту будет отправлено уведомление с просьбой подтвердить запись. Пока запись не подтверждена, она будет отображаться в расписании синим цветом. После подтверждения запись сменит цвет на зеленый.

Дополнительно, с помощью нового инструмента вы сможете удобно отслеживать загрузку специалистов или ресурсов, а также следить за выручкой.

Над расписанием отображается общая сумма выручки, а также количество клиентов за текущий день и месяц. Также вы можете просмотреть сумму выручки по каждому ресурсу отдельно.

Для просмотра статистики загруженности конкретного ресурса наведите курсор на иконку батарейки. Данный инструмент позволит администратору равномерно распределять нагрузку между специалистами.

Если у вас остались вопросы или вам необходима консультация по другим функциям, пожалуйста, свяжитесь с нами. Наши специалисты помогут сделать ваш Битрикс24 еще более эффективным инструментом для вашего бизнеса!

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.