8 июня 2026
Дата публикации:
Как сеть кафе увеличила прибыль на 38%, а также автоматизировала бронирование столиков и залов
Как сеть кафе увеличила прибыль на 38%, а также автоматизировала бронирование столиков и залов
Как сеть кафе увеличила прибыль на 38%, а также автоматизировала бронирование столиков и залов
Как сеть кафе увеличила прибыль на 38%, а также автоматизировала бронирование столиков и залов
Увеличить долю постоянных гостей, повысить загрузку заведений в непиковые часы за счет специальных предложений, автоматизировать процесс бронирования и маркетинговые активности, улучшить прозрачность и управляемость бизнеса.
Внедрение Битрикс24 для создания системы лояльности, организации клиентской базы, автоматизации маркетинга, сбора отчетности и документооборота, а также для контроля работы и управления задачами.
Разработка системы лояльности в Битрикс24, подключение инструментов для онлайн-бронирования и сбора обратной связи, автоматизация документооборота, рассылок и постановки задач, а также создание и сегментация клиентской базы.
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Получите консультацию по внедрению Битрикс24!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
О заказчике
Региональная сеть полноформатных кафе с кухней и несколькими залами в каждом заведении. На момент обращения сеть включала 14 точек в трех городах региона, а также собственные цехи заготовок. В компании работает около 260 сотрудников. Кафе активно развивает формат мероприятий: квизы, каппинги, корпоративы.
Административные и внутренние процессы
С какими проблемами обратился заказчик?
Работа с клиентами
Информация о бронировании вносилась в Excel-таблицу. Если администраторы вовремя не обновляли в ней данные, то один и тот же стол в пиковые часы мог быть занят разными гостями, что приводило к конфликтам.
Накладки при бронировании столов
У кафе есть сайт, соцсети и Telegram, через которые посетители бронируют места и уточняют информацию. Однако время ответа зависело от загруженности администратора, часть обращений терялась, из-за чего гости уходили к конкурентам.
Потеря обращений и потенциальных клиентов
Контакты и другие данные гостей хранились в разных таблицах. История посещений, предпочтения клиентов и информация о заказах не сохранялись централизованно. Это мешало выстраивать персонализированный сервис и повторные продажи.
Отсутствие единой клиентской базы
Информация об акциях, мероприятиях, специальных предложениях публиковалась вручную в соцсетях заведений. Недостаточное информирование гостей снижало посещаемость и ограничивало возможности маркетинга.
Отсутствие рассылок
Системы накопительных бонусов, персональных предложений, напоминаний или других механизмов удержания гостей в сети не было. Из-за этого количество повторных визитов было небольшим, несмотря на положительные отзывы от клиентов.
Отсутствие программы лояльности
Если после визита у гостя оставался негатив, руководство не могло на него своевременно отреагировать. Клиент размещал отзыв на публичных площадках, и решать проблемы приходилось постфактум, когда ущерб бренду уже был нанесен.
Отсутствие системного сбора обратной связи
Графики персонала кафе формировались вручную и постоянно корректировались в чатах. Сотрудники менялись сменами, не отражая это в таблицах, из-за чего возникали сложности с расчетами выплат и контролем трудоемкости.
Сложности с контролем расписания сотрудников
В сети использовалась самописная CRM, изначально разработанная исключительно для приема заказов официантами. Однако система не поддерживала современные функции, а ее ограничения тормозили развитие и масштабирование бизнеса.
Устаревшая CRM
Каждая точка вела свою отчетность. Свести данные по выручке, среднему чеку, популярным позициям или эффективности персонала в единый файл было трудоемкой задачей. Кроме того, информация к моменту создания отчета часто устаревала.
Отсутствие аналитики по сети
Планшеты, кассовые терминалы и другое оборудование регулярно перемещались между филиалами. Информация об ответственных сотрудниках и текущем местонахождении техники не фиксировалась, что приводило к потерям и убыткам.
Отсутствие централизованного учета оборудования
Заявления сотрудников, накладные от поставщиков и другие документы оформлялись в бумажном виде. Работа с физическими экземплярами требовала больше времени и зависела от человеческого фактора.
Бумажный документооборот
Все рабочие коммуникации — от постановки задач до решения операционных вопросов — велись в Telegram. Задачи тонули в потоке сообщений, сроки срывались, статус выполнения можно было узнать, только уточнив лично.
Потери поручений
Среди основных причин такого решения:
- Интуитивно понятная и простая в освоении система, которая обладает всем необходимым функционалом, включая AI-ассистентов
- Наличие инструментов для управления онлайн-бронированием и контроля загрузки залов сети
- Возможность внедрить систему электронного документооборота
- Наличие инструментов для персонализации взаимодействия с гостями и внедрения бонусной программы
- Наличие встроенных возможностей для оперативного сбора информации о работе сети, мониторинга показателей и анализа данных
Для решения всех обозначенных вопросов руководство сети кафе выбрало облачный тариф Битрикс24 «Энтерпрайз»
Почему выбрали Битрикс24
Поставленные задачи
Внутренние и административные процессы
- Настройка инструмента для учета и анализа рабочего времени, а также фиксации расписания сотрудников
- Внедрение системы учета материальных ценностей для отслеживания их перемещения между филиалами и закрепления ответственных сотрудников
- Настройка инструментов для работы с отчетностью на портале
- Перенос всех рабочих коммуникаций в корпоративный мессенджер внутри Битрикс24
- Внедрение системы электронного документооборота
Клиентский сервис
- Автоматизация сбора обращений из разных источников в рамках одного окна и настройка автоответов в нерабочие часы
- Настройка инструмента для бронирования столов и управления загруженностью залов
- Создание и сегментация клиентской базы
- Автоматизация маркетинговых рассылок по клиентской базе
- Разработка программы лояльности
- Подключение инструмента для сбора обратной связи у гостей, участвующих в программе лояльности
Результаты внедрения Битрикс24
Удобная многофункциональная CRM-система
- В CRM создана единая и актуальная клиентская база. В карточках сохраняется история коммуникаций, а также данные о визитах и покупках участников программы лояльности. Это позволяет гибко сегментировать аудиторию и персонализировать маркетинг.
- Автоматическая отправка участникам программы лояльности онлайн-форм для обратной связи позволила оперативно выявлять негатив, чтобы улучшать сервис и решать вопросы в пользу клиентов до того, как они оставят публичный отзыв.
- Сообщения из разных каналов попадают в контакт-центр Битрикс24, администратор моментально получает уведомление и может работать со всеми заявками в рамках одного окна. При обращениях вне рабочего времени система отправляет автоответы.
- Инструмент для автоматизации рассылок помогает быстро отправлять персональные предложения, рассказывать об акциях и мероприятиях, что повышает вовлеченность и количество гостей без дополнительных затрат.
Программа лояльности
- Все процессы автоматизированы и не требуют ручного заполнения информации со стороны администраторов.
- Информация о баллах и покупках фиксируется в карточке клиента, списание и пополнение бонусного счета происходит автоматически в рамках бизнес-процессов.
- Решение от IT-Solution было адаптировано под заказчика согласно запросу команды маркетинга. Карту лояльности можно создать дистанционно через CRM-форму либо в кафе за несколько кликов.
- Участникам программы можно отправлять персонализированные сообщения по email или через push-уведомление.
Инструмент «Онлайн-запись»
- Настройка функционала позволила автоматизировать процесс резервирования столов, а также целых залов под закрытые мероприятия. Кроме того, инструмент позволил полностью исключить риск пересечений.
- Автоматические напоминания о брони снизили количество неявок: в случае невозможности прийти к назначенному времени гости стали чаще переносить визиты или отменять запись, своевременно освобождая места благодаря простому и удобному механизму.
- Интеграция с Яндекс Картами позволила кафе привлекать дополнительный поток клиентов напрямую из геосервиса и увеличить общее число гостей без дополнительных вложений в маркетинг.
Внутренние и административные процессы
- Рабочие чаты были перенесены в Битрикс24 Мессенджер, что позволило привязать коммуникацию к задачам, а вся важная информация стала храниться в едином и защищенном пространстве.
- Руководство получило доступ к расширенной интерактивной аналитике по всем филиалам в режиме реального времени. Это повысило прозрачность бизнеса, упростило контроль и процесс принятия решений.
- Подключение системы учета ТМЦ позволило в режиме реального времени отслеживать местонахождение оборудования и закрепленных за ним сотрудников, что снизило случаи потерь.
- Внедрение систем ЭДО и КЭДО позволило перевести весь документооборот в цифровой формат. Это снизило нагрузку на сотрудников, сократило количество ручных операций и минимизировало риск ошибок.
- Постановка и контроль задач были полностью перенесены в Битрикс24, благодаря чему в работе появилась прозрачность, а количество сорванных дедлайнов радикально снизилось.
на 38%
в 2,2 раза
на 26%
Результаты внедрения в цифрах
*На основании сравнения годовых отчетов до и после внедрения Битрикс24
Персонализация рассылок и внедрение удобного инструмента для бронирования позволили увеличить прибыль на 38%
Консолидация поступающих сообщений в Битрикс24 снизила количество потерянных заявок и ускорила время ответа в среднем в 2,2 раза
Разработка и подключение системы лояльности позволили увеличить количество постоянных клиентов на 26%
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, и мы свяжемся
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
с вами в ближайшее время, чтобы обсудить детали проекта.
