Ежедневно сотрудники компании тратили по несколько часов рабочего времени на переписку с руководством для внутреннего согласования договоров, скидок, закупок, регламентов и многого другого. Чтобы ускорить и систематизировать процесс согласования, компания использовала стандартный инструмент Битрикс24 «Бизнес-процессы», однако, это решало проблему только частично. В ряде случаев каждый процесс может требовать участия разных сотрудников и подразделений, а значит, для каждого согласования было необходимо настраивать индивидуальный бизнес-процесс.

В связи с этим сотрудникам приходилось регулярно обращаться к руководителям и коллегам лично для согласования различных операций и условий сотрудничества с крупными заказчиками. Все это отнимало время не только менеджеров, но и руководства компании.

Специалисты IT-Solution разработали систему, которая позволяет любому сотруднику согласовывать различные документы и операции в Битрикс24 без необходимости создания отдельного бизнес-процесса.

Чтобы запустить процесс, необходимо зайти в специальный раздел «Согласование» через главное меню портала Битрикс24. В открывшемся окне будут отображены процессы согласования, в которых пользователь принимает участие. Чтобы запустить новый, достаточно выбрать, что именно необходимо согласовать, и нажать кнопку «Создать».

Далее откроется карточка нового процесса. В первую очередь требуется указать тему согласования, краткое описание и сроки выполнения каждого этапа. Кроме того, к процессу могут быть приложены различные документы или изображения.

После указания базовой информации необходимо добавить наблюдателей процесса, которые будут следить за ходом согласования, но не участвовать в нём.

Далее остается указать участников процесса каждого этапа согласования. Для запуска параллельного согласования, в рамках которого участники будут согласовывать процесс одновременно, достаточно добавить необходимых пользователей в один этап.

Если требуется последовательное согласование, чтобы участники согласовывали процесс по очереди, необходимо добавить пользователей в разные поля.

Также есть возможность создать комбинированный процесс, при котором определенные этапы будут согласовываться параллельно, а другие — последовательно.

После указания всех необходимых данных останется нажать кнопку «Сохранить», после чего процесс будет запущен.

После сохранения карточки всем отмеченным участникам придет уведомление о добавлении в новый процесс согласования.

Перейдя по ссылке из уведомления, сотрудники смогут ознакомиться с деталями процесса.

При наступлении того или иного этапа процесса указанным пользователям поступает уведомление о необходимости согласования.

Нажав на кнопку «Перейти к согласованию», пользователь перейдёт на страницу, где необходимо выбрать один из предложенных вариантов:

• Согласовать

При выборе этого варианта процесс перейдет на следующий этап.

• Отправить на доработку

Процесс вернётся инициатору для внесения правок.

• Отказать

Процесс будет завершен.

При выборе любого из вариантов необходимо прокомментировать свое решение.

После принятия решения одним из сотрудников всем участникам процесса согласования, включая инициатора, придет уведомление, которое будет содержать выбранный вариант и комментарий пользователя.

Также статус каждого этапа согласования, включая комментарии пользователей, фиксируется в карточке процесса, что позволяет отследить всю историю вносимых изменений.

После согласования процесса всеми участниками его карточка автоматически перейдет на стадию «Успех». В обратном случае карточка перейдет на стадию «Отказ». Если один из согласующих выберет вариант «Отправить на доработку», инициатору необходимо внести правки и запустить процесс повторно.

Дополнительно был разработан Telegram-бот, который интегрирован с Битрикс24 и позволяет отслеживать процесс согласования в мессенджере.

Кроме того, бот позволяет согласовывать, отклонять и отправить процесс на доработку прямо из Telegram, не заходя на портал Битрикс24. После принятия решения об отказе или необходимости доработок система попросит оставить комментарий, который также будет зафиксирован в Битрикс24.

Главный итог нашей работы — создание цифрового рабочего места для согласования любых документов, задач, финансовых операций и многого другого в Битрикс24. Больше не нужно создавать множество бизнес-процессов — сотрудники могут самостоятельно запустить согласование, указав индивидуальные параметры, а также уникальный состав наблюдателей и согласующих. Кроме того, система позволяет отслеживать статус согласования, а также управлять им в мессенджере Telegram.