Компания специализируется на продаже новых и б/у автомобилей для перевозки. Специфика бизнеса предусматривает существенные издержки на доставку техники и топливо, которые требуют детального учета для формирования итоговой цены автомобиля, а также планирования закупок. Кроме того, каждая единица техники обладает рядом особенностей, которые также необходимо учитывать при продаже, например, пробег или описание проведенных ремонтных работ.

Основной проблемой для компании стало то, что стандартные карточки товаров в Битрикс24 не содержат необходимого набора полей для фиксации всех сопутствующих расходов и прочих спецификаций. Вследствие этого сотрудники вынуждены записывать данные не в стандартные поля, а в комментарии, что приводит к ряду ошибок и неточностей. Также это значительно усложняет процесс формирования итоговой стоимости транспорта и дальнейшей аналитики продаж.

При поступлении нового транспортного средства сотрудникам необходимо добавить новую карточку в специальный раздел портала Битрикс24 «Техника», где представлены все автомобили, которыми владеет компания.

В созданной карточке нужно заполнить следующие данные в соответствующих полях:

• Марка
• Модель
• VIN-код
• Состояние автомобиля (новый или б/у)
• Год выпуска
• Тип транспортного средства
• Государственный номер транспортного средства
• Стоимость закупки
• Дата закупки
• Текущий город, в котором находится автомобиль

После создания карточка будет зафиксирована на стадии «Свободная техника». Дальнейшее изменение стадий будет происходить автоматически в зависимости от стадии Сделки, с которой будет связан данный транспорт.

При создании новой Сделки менеджеру необходимо выбрать одно или несколько транспортных средств из предложенного списка, который формируется на основании данных из раздела «Техника».

После выбора транспорта в карточке Сделки фиксируется не только названия автомобилей, но и ссылки на их карточки в системе учета.

Далее менеджер приступает к стандартной работе с клиентом. По мере заполнения Сделки, а также ее продвижения по воронке продаж, карточка транспортного средства автоматически продвигается по стадиям системы учета.

• Забронировано

Данная стадия включает в себя все транспортные средства, которые связаны с текущими сделками.

• Отбыл

На данной стадии фиксируются все транспортные средства, которые на данный момент доставляются клиенту или находятся в пути до филиала компании.

• Провал

На данной стадии зафиксирован транспорт, который находится в ремонте.

• Продано

Завершающая стадия, где отображаются все проданные автомобили.

В случае дополнительных расходов на ту или иную технику, например, ее транспортировку или ремонт, сотрудникам необходимо перейти в карточку транспортного средства, открыть вкладку «Расходная часть» и создать новую запись.

При создании записи необходимо внести следующие данные:

• Название
• Сумму расходов
• Сумму прихода
• Комментарий

Вся указанная информация будет автоматически зафиксирована в карточке транспортного средства.

Когда транспортное средство продано, его карточка переходит на завершающую стадию «Продано» в системе учета. При этом в карточке проданного автомобиля указаны следующие данные:

• Себестоимость транспорта
• Сумма всех затрат
• Итоговая цена продажи клиенту
• Итоговая прибыль

В дальнейшем эти данные используются для составления отчетов по продажам и планирования закупок. Кроме того, благодаря возможности отслеживания всех расходов в режиме онлайн руководство компании может принимать оперативные решения об увеличении стоимости техники для конечного заказчика.

Главный итог нашей работы — создание системы складского учета, которая позволяет заполнять необходимые данные о транспорте в стандартизированных полях, а также фиксировать все расходы. Сотрудники быстро получают актуальную информацию о доступных к продаже автомобилях, а руководство компании может принимать обоснованные решения об изменении их стоимости. Также данные из системы помогают формировать актуальные отчеты по продажам, которые отражают реальную прибыль компании от той или иной Сделки с учетом всех издержек.