Система учета корпоративной библиотеки на базе Битрикс24

Компания создала обширную корпоративную библиотеку, включающую редкие отраслевые издания, тематическую литературу, справочники и сборники. Книги предоставляются сотрудникам для профессионального развития, а также подготовки к специализированным выставкам и иным мероприятиям.

На момент обращения учет книг велся администраторами вручную, что отнимало много времени. Кроме того, работа с библиотекой была для сотрудников лишь дополнительной нагрузкой, вследствие чего они не всегда успевали оперативно обновлять данные в журнале. В результате невозможно было точно установить, где находится та или иная книга, что зачастую становилось причиной потери ценных изданий.

Специалисты компании IT‑Solution разработали систему, обеспечивающую эффективный контроль за каждой книгой корпоративной библиотеки. Решение включает в себя два основных элемента:

• Административный модуль на базе смарт‑процессов Битрикс24 для управления библиотекой
• Онлайн‑кабинет для взаимодействия сотрудников с библиотекой

Далее мы рассмотрим каждый элемент системы отдельно.

В первую очередь был реализован журнал учета на базе смарт‑процесса «Библиотека» в Битрикс24. В систему были добавлены все книги корпоративной библиотеки. Каждый экземпляр представлен в виде отдельной карточки, включающей подробные данные, важные примечания и уникальный QR‑код.

Карточки книг, находящиеся на хранении и доступные для читателей, фиксируются на стадии «В наличии». При этом внутри карточек в поле «Ответственный» автоматически указывается специальный бот «Библиотекарь».

При выдаче экземпляра в поле «Ответственный» фиксируется имя сотрудника, который взял книгу, а карточка переходит на стадию «Выдана». После возврата ответственным за книгу снова назначается бот, а ее карточка переходит на стадию «В наличии». Таким образом, администратор может в режиме реального времени отслеживать текущий статус всех книг.

Дополнительно для смарт‑процесса были настроены права доступа. Благодаря этому все сотрудники могут ознакомиться со списком книг в библиотеке, зайдя в соответствующий раздел портала Битрикс24. При этом права на редактирование, удаление и добавление карточек имеют только определенные пользователи.

Чтобы добавить новую книгу в систему учета, достаточно зайти в смарт‑процесс «Библиотека», нажать кнопку «Создать» и указать основные данные об экземпляре, включая автора, издательство и тему.

После добавления новой карточки в смарт‑процесс система автоматически генерирует QR‑код и фиксирует его в карточке. Администратору остается распечатать его и вклеить в форзац книги.

В специальной вкладке карточки книги фиксируется полная история ее выдачи — с указанием сотрудников и дат. Если при инвентаризации обнаруживается, что экземпляр поврежден, администраторы могут быстро выяснить, у кого и когда он был на руках.

Благодаря локальному приложению от компании IT‑Solution процесс взаимодействия сотрудников с корпоративной библиотекой был максимально упрощен. Чтобы взять книгу, необходимо запустить приложение Битрикс24 на смартфоне и зайти в специальный раздел портала «Книги».

Далее запускается онлайн‑кабинет пользователя библиотеки, а также активируется камера смартфона для сканирования QR‑кода.

После сканирования QR‑кода пользователь может просмотреть данные об авторе, кратком содержании и теме книги, а также получить ее на руки, нажав всего одну кнопку «Взять».

Сразу после этого система автоматически фиксирует информацию о сотруднике, которому была выдана книга, в соответствующей карточке смарт‑процесса «Библиотека».

Для возврата книги сотрудник должен передать ее одному из администраторов библиотеки. Администратор, в свою очередь, фиксирует возврат — сканирует QR‑код на книге и нажимает кнопку «Вернуть» в онлайн‑кабинете. После этого система автоматически переводит карточку данного экземпляра на стадию «В наличии» и назначает ответственным за книгу бота «Библиотекарь».

Важно подчеркнуть, что кнопка «Вернуть» в онлайн‑кабинете пользователя библиотеки доступна только администраторам.

Ключевой результат нашей работы — создание эффективной системы учета и управления корпоративной библиотекой в рамках Битрикс24. Администраторам больше не нужно вручную записывать данные сотрудников и тратить время на постоянную актуализацию данных. При этом работники могут брать книги самостоятельно, отсканировав QR‑код и нажав всего одну кнопку в онлайн‑кабинете.