Telegram-бот для учета рабочего времени сотрудников, работающих удаленно

Дата публикации: 1 сентября 2023

Группа Компаний «ВЕЗУ» - транспортно-логистическая компания с широким спектром услуг грузоперевозок, транспортных решений и специализированных сервисов. Деятельность компании направлена на планирование всей логистической цепочки, предотвращение рисков, связанных с транспортировкой, и обеспечение своевременной доставки грузов.

Основные рабочие процессы, а также коммуникация между сотрудниками компании реализованы на базе Битрикс24.

На сегодняшний день штат компании включает в себя сотни сотрудников по всей России. Одна из самых больших частей коллектива - это водители и курьеры. Регистрировать их на портале нецелесообразно, так как водители не используют большинство функций CRM. Кроме того, для этого будет необходимо переходить на более дорогостоящий тариф Битрикс24.

Компании требовалось создать эффективную систему учета рабочего времени водителей, которая будет фиксировать данные на портале Битрикс24.

Создание системы учета рабочего времени удаленных сотрудников, которые не зарегистрированы в Битрикс24.

Дополнительно требовалось создать общий отчет, который будет аккумулировать и визуализировать всю информацию о рабочем времени всех удаленных сотрудников компании.

Формирование общего отчета о рабочем времени удаленных сотрудников.

Наши специалисты провели глубокий анализ поставленной задачи и представили заказчику несколько решений на выбор. Впоследствии был выбран вариант создания Telegram-бота, который позволяет водителям и другим удаленным сотрудникам фиксировать свое рабочее время, используя смартфон. При этом все данные из бота автоматически передаются в Битрикс24.

Далее мы отдельно разберем взаимодействие с ботом со стороны пользователей, а также со стороны администратора на портале Битрикс24.

Телеграм-бот для фиксации рабочего времени удаленных сотрудников компании.

«Vezubot» - удобный инструмент, позволяющий фиксировать рабочее время удаленных сотрудников, которые не зарегистрированы на портале Битрикс24. Чтобы начать работу с ботом, сотруднику необходимо пройти простую процедуру авторизации. Для запуска процесса необходимо нажать кнопку «Старт».

В начале бот предложит пользователю авторизоваться.

После нажатия кнопки «Авторизация» бот попросит указать номер телефона. Кнопка «Записать телефон» автоматически фиксирует в системе номер, который привязан к аккаунту пользователя в Telegram.

Далее сотруднику останется пошагово указать своё имя и фамилию.

Взаимодействие сотрудников с телеграм-ботом после авторизации можно разделить на 5 этапов.

Чтобы зафиксировать в системе начало рабочего дня, сотруднику необходимо нажать кнопку «Начать рабочий день». После этого система предложит указать текущую геопозицию.

Далее система обрабатывает полученные данные и посылает пользователю сообщение с подтверждением начала рабочего дня.

Команда "Отметиться на точке" позволяет водителям фиксировать свое местоположение в течение дня, например, при доставке груза на указанный адрес.

При нажатии кнопки «Сделать перерыв» система фиксирует текущее время и просит отметить геолокацию пользователя.

Когда сотрудник будет готов вернуться к работе, ему необходимо нажать соответствующую кнопку. Время и локация окончания перерыва также фиксируются в системе.

Команда «Завершить рабочий день» фиксирует время и место окончания рабочего дня сотрудника.

Бот поддерживает несколько дополнительных команд. Для просмотра списка дополнительных команд необходимо нажать кнопку «Меню».

Команда «status»

Команда позволяет узнать текущий статус рабочего дня, ID пользователя в системе учета, время и место начала, а также завершения рабочего дня.

Команда «time»

Команда позволяет просмотреть текущую продолжительность рабочего дня без учета перерывов.

По каждому сотруднику, который регистрируется в телеграм-боте «Vezubot» на портале Битрикс24, создается учетная запись в виде Контакта. Созданная карточка содержит в себе имя, фамилию и телефон сотрудника, которые были указаны при регистрации в боте.

Смарт-процесс «GPS.Чекин»

В данный смарт-процесс попадают все GPS-метки, которые пользователи отправляют в телеграм-бот. При этом каждая запись содержит в себе имя сотрудника, который отправил метку, а также время отправки. Это позволяет администратору портала удобно отслеживать перемещения сотрудников в течение рабочего дня.

Смарт-процесс «GPS-график»

В смарт-процессе фиксируется информация о рабочих днях всех удаленных сотрудников, которые взаимодействуют с телеграм-ботом.

Для фиксации данных о времени и геолокации было создано два смарт-процесса: «GPS.Чекин» и «GPS-график». Далее мы разберем каждый отдельно.

Кроме того, данный процесс позволяет системе автоматически рассчитывать различные ограничения. Например, телеграм-бот самостоятельно напомнит сотруднику завершить рабочий день спустя 9 часов после начала смены.

Интерактивный отчет с данными о рабочем времени всех удаленных сотрудников компании.

Для эффективной и детальной аналитики данных о рабочем времени удаленных сотрудников был реализован интерактивный отчет в Looker Studio. Далее отчет был интегрирован непосредственно на портал клиента с помощью штатного ПО Битрикс24.

Кроме того, отчет позволяет удобно отфильтровывать данные по различным параметрам, например, по дате или конкретному сотруднику.

Главный итог нашей работы - создание надежной и практичной системы учета рабочего времени удаленных сотрудников. Заказчику больше ненужно регистрировать на портале всех сотрудников компании и переходить на более дорогостоящие тарифы. Водители и курьеры удобно ведут отчетность на смартфоне, а все необходимые данные фиксируются в Битрикс24.

Наше решение позволило клиенту:

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.