Компания владеет большим количеством различного имущества, которое выдается сотрудникам для работы: мебель, офисная техника, инструменты и многое другое.
Выдачей, инвентаризацией и обслуживанием всего оборудования в компании занимается специальный технический отдел, который ведет учет материальных ценностей и фиксирует ответственных за них сотрудников.

На момент обращения учет велся в разрозненных Excel-таблицах. Такой подход к ведению документации регулярно приводил к потере данных о выданном оборудовании и многочисленным ошибкам, которые оборачивались для компании убытками.

Кроме того, устаревшая система существенно замедляла рабочий процесс технического отдела: даже простой поиск ответственного за технику мог занять несколько часов.

Для всех материальных ценностей компании создаются отдельные карточки, содержащие подробную информацию об оборудовании, а также данные о текущем статусе.

Каждый из смарт-процессов содержит следующие стадии:

• Не оформленный
• На складе
• В эксплуатации
• Неисправно
• Списано

Работа с системой включает четыре основных этапа, о которых мы расскажем подробнее.

При поступлении материальных ценностей на склад сотруднику технической поддержки нужно добавить новую карточку в один из разделов «АХО» или «IT».

Для добавления нового оборудования в систему учета достаточно нажать кнопку «Создать» и заполнить основные данные:

• Наименование
• Серийный номер
• Описание
• Фото
• Модель
• Производитель
• Данные о наличии

Кроме того, при создании новой карточки система генерирует QR-код, который содержит ссылку на соответствующий элемент в системе учета. Далее сгенерированный QR-код необходимо распечатать и наклеить на оборудование.

После заполнения всех данных карточка автоматически переходит на стадию «На складе» в системе учета.

Выдавая оборудование, специалист технической поддержки должен внести информацию о сотруднике, который будет пользоваться техникой, в соответствующую карточку.

После сохранения данных о пользователе карточка оборудования переходит на стадию «В эксплуатации».

Во время проведения инвентаризации материальных ценностей сотрудники могут получить исчерпывающие данные о любом оборудовании за считанные секунды, просто отсканировав QR-код.

Если оборудование сломалось, ответственному за него сотруднику необходимо обратиться в техническую поддержку компании. При приемке техники или мебели в ремонт специалисту достаточно изменить данные об ответственном, а затем перенести карточку на стадию «Неисправно».

Если оборудование не подлежит восстановлению, оно должно быть перемещено на стадию «Списано».

Главный итог нашей работы — создание централизованной системы учета, которая позволяет хранить всю информацию о материальных ценностях компании в рамках Битрикс24. Решение не только систематизирует работу сотрудников внутренней технической поддержки, но и позволяет руководству организации эффективно отслеживать все перемещения имущества.