Компания поставляет терминалы оплаты и сопутствующие устройства, каждое из которых обладает уникальным серийным номером. Эти данные имеют ключевое значение при настройке и установке оборудования на объекты клиентов. Главной проблемой стало то, что встроенная система учета в Битрикс24 не позволяет фиксировать уникальный идентификатор каждой единицы товара. Однако для отладки процессов логистики компании было принципиально важно сконцентрировать весь учет именно в Битрикс24, без использования внешних сервисов.

После поступления оборудования на склад оно передается в работу инженерам, которые настраивают и устанавливают кассы клиентам. Отсутствие инструментов, позволяющих закрепить каждое устройство за конкретным инженером, приводило к различным проблемам. Например, сотрудники по ошибке забирали терминал, который уже настроен под определенный заказ, и устанавливали его на другой объект.

При поступлении партии оборудования на склад сотруднику необходимо запустить локальное приложение «Складской учет» с помощью специальной кнопки в боковом меню портала.

В приложении предусмотрено сразу 2 варианта приемки:

• С камеры

При использовании данного варианта приемки необходимо выбрать тип оборудования, а затем с помощью сканера или камеры смартфона отсканировать штрихкоды на коробках с устройствами.

• Из файла

В случае наличия файла с перечнем устройств от поставщика оборудования сотрудник может воспользоваться альтернативным вариантом приемки. На вкладке необходимо также указать тип устройств, а затем загрузить документ от поставщика, который содержит перечень серийных номеров.

После того как сотрудник указал необходимую информацию и отсканировал штрихкоды, остается нажать кнопку «Принять». Далее по каждому оприходованному устройству автоматически создается отдельная карточка в смарт‑процессе «Оборудование» и фиксируется на стадии «На складе».

Смарт‑процесс «Оборудование» выполняет роль номенклатуры, в которой содержится информация о текущих остатках, а также позволяет отслеживать все перемещения. Каждое устройство представлено в виде отдельной карточки, включающей: серийный номер, тип, информацию о текущем складе и ответственном сотруднике.

Чтобы посмотреть актуальные остатки в определенном регионе или городе, достаточно отфильтровать данные по конкретному складу.

Ежедневно сотрудники склада выдают определенное количество устройств инженерам для настройки и установки на объекты клиентов. Чтобы отправить устройства в технический отдел, кладовщику необходимо также запустить «Складской учет» и перейти на вкладку «Выдача».

Далее остается отсканировать штрихкоды выдаваемого оборудования и нажать кнопку «Выдать все». Сразу после этого карточки отсканированных устройств автоматически переходят на стадию «Транзит» в смарт‑процессе «Оборудование».

Работа технического отдела ведется в отдельном смарт‑процессе «Сервис». Заказы клиентов представлены в виде отдельных карточек, содержащих: технические характеристики, сведения о сотрудниках, выполняющих настройку и монтаж касс, а также привязку к соответствующим сделкам в CRM‑системе Битрикс24.

При поступлении оборудования в технический отдел каждый инженер берет в работу нужное количество устройств. Перед настройкой терминалов требуется привязать устройства к конкретным заказам: для этого достаточно кликнуть по полю «Серийный номер», а затем отсканировать штрихкод на коробке устройства или выбрать номер из предложенного списка.

После того как инженер связывает устройство с заказом, карточка устройства в смарт‑процессе складского учета «Оборудование» автоматически переходит на стадию «Технический отдел». При этом внутри карточки фиксируется новый ответственный сотрудник, который производит настройку кассы.

Как только оборудование настроено и готово к установке, инженеры переносят карточки заказов в смарт‑процессе «Сервис» на стадию «Доставляется».

При этом карточка в системе учета автоматически переходит на стадию «Оборудование подготовлено». Таким образом фиксируется факт передачи терминалов в доставку.

После доставки и установки оборудования инженеру остается перенести карточку заказа в смарт‑процессе «Сервис» на стадию «Доставлено».

При этом карточка установленного терминала в системе учета автоматически переходит на финальную стадию «Доставлено».

Внутри карточки фиксируется ссылка на сделку, в рамках которой была совершена продажа устройства, а также контакты клиента. Информация вносится автоматически на основании данных, которые добавлял инженер в карточку заказа в рамках смарт‑процесса «Сервис».

Приложение «Складской учет» поддерживает функционал для перемещений между складами. Чтобы отправить устройства на другой склад, сотруднику необходимо перейти во вкладку «Отправка на другой склад», отсканировать штрихкоды с коробок с оборудованием и нажать кнопку «Отправить все». После этого карточки отправляемых устройств перейдут на стадию «Транзит» в смарт‑процессе «Серийные номера».

Для приемки перемещения сотруднику склада, на который были доставлены устройства, достаточно перейти во вкладку «Приемка перемещения» и отсканировать штрихкоды с коробок с оборудованием.

Сразу после этого карточки принятых устройств вернутся на стадию «На складе» в смарт‑процессе «Оборудование». Внутри карточек будет изменена информация о текущем складе, а в поле «Ответственный» будет указан сотрудник, который принимал перемещение.

Главный итог нашей работы — создание эффективной системы складского учета в рамках Битрикс24, которая обеспечивает полную прозрачность всей логистической цепочки — от склада до клиента. При этом сотрудникам склада и инженерам не нужно вручную вносить данные оборудования в систему, что исключает риски ошибок и опечаток. Кроме того, наше решение позволяет руководству компании эффективно контролировать остатки на складах и отслеживать все перемещения устройств в режиме реального времени.