Предприятие производит специализированную технику, каждой единице которой присваивается уникальный серийный номер, необходимый для отслеживания истории перемещений и дальнейшего сервисного обслуживания. Основной проблемой стало то, что встроенная система учета в Битрикс24 не позволяет фиксировать уникальный идентификатор каждой единицы товара. В связи с этим компании приходилось использовать сторонний сервис, что значительно замедляло обработку заказов и мешало эффективной работе с клиентами.

Компания зачастую производит оборудование по индивидуальным заказам. В связи с этим техника может обладать уникальным набором и сочетанием характеристик. В случае отсутствия на складе подходящей модели, которая соответствует требованиям клиента, менеджерам приходилось вручную вносить все характеристики в карточку сделки. При этом, так как стандартные карточки сделок не могут содержать всех необходимых полей под все виды и типы техники, сотрудники были вынуждены указывать многие данные в поле «Комментарий».

Это не только отнимало время, но и приводило к большому количеству ошибок при передаче заказа в производство, что становилось причиной срыва сроков поставки и убытков.

Далее в каждый смарт-процесс были добавлены элементы, которые выполняют роль товарных карточек каждой единицы продукции компании и содержат перечень необходимых характеристик, а также уникальный серийный номер. Также в карточках фиксируются данные о наличии на складе.

При бронировании или продаже той или иной единицы техники в соответствующей карточке фиксируются данные по клиенту. Это позволяет системе отслеживать доступное к продаже оборудование и исключает возможность бронирования одной единицы техники по нескольким сделкам.

Таким образом, с помощью смарт-процессов фактически была создана полноценная система учета, которая отвечает особенностям бизнес-процессов предприятия.

Чтобы добавить то или иное оборудование в сделку, сотруднику в первую очередь необходимо выбрать его тип. В зависимости от указанного типа оборудования в карточке отобразится определенный набор полей для внесения характеристик.

Далее система предложит указать серийный номер техники, которую необходимо добавить в сделку. Данный номер менеджер может найти в разделе «Техника». После указания серийного номера в карточке сделки отобразятся все характеристики оборудования.

В случае если техники с подходящими заказчику характеристиками нет в наличии, менеджеру необходимо самостоятельно указать серийный номер согласно внутреннему регламенту и заполнить характеристики в предложенных полях, выбирая нужные значения из списков.

Предлагаемые системой поля для характеристик формируются на основании заполненных карточек товаров в системе учета. Важно подчеркнуть, что поля могут быть заполнены вручную. Это необходимо в том случае, если заказчику необходимо оборудование с уникальным сочетанием характеристик.

После того как все спецификации техники указаны, сотруднику остается нажать кнопку «Сохранить». На основании указанных данных в разделе «Техника» будет создана новая карточка оборудования.

Далее на основании созданной карточки формируется заказ, который передают на производство.

В случае обращения клиента за сервисным обслуживанием менеджеру необходимо найти конкретную единицу техники в системе учета с помощью серийного номера.

Открыв карточку, сотрудник сможет получить информацию о дате производства, заказчике, а также историю обращений в сервисный центр.

Главный итог нашей работы — создание системы учета в рамках Битрикс24, которая позволяет не только хранить все данные по каждой единице техники, но и оптимизирует работу менеджеров с карточками сделок. Наше решение значительно снизило риски человеческого фактора при оформлении заказа, обеспечило быстрый доступ к данным проданного оборудования, а также позволило отказаться от использования сторонних систем учета.