Автоматизированная система контроля сроков задач в Битрикс24
28 августа 2024
Дата публикации:
Стоимость: 200 000 ₽
* Цена не является публичной офертой и указана с учетом конкретных условий реализации, которые описаны в приведённом кейсе. Итоговая стоимость может варьироваться в зависимости от индивидуальных условий и требований заказчика.
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Заказчик — крупный поставщик электротоваров, светотехники, инструментов, строительных материалов и многого другого. Также компания производит различные товары под собственным брендом.
Основные рабочие процессы и взаимодействие внутри компании осуществляются в Битрикс24.
Основные рабочие процессы и взаимодействие внутри компании осуществляются в Битрикс24.
Задача
Оптимизация контроля поставленных задач
Компания-заказчик обладает большим штатом сотрудников и достаточно сложной, многоуровневой структурой. Весь коллектив разделён на департаменты, которые, в свою очередь, делятся на отделы.
В связи с этим руководителям отделов и департаментов крайне затруднительно контролировать своевременное выполнение задач. Для этого им приходится каждый раз отфильтровывать задачи по конкретному сотруднику или отделу, а затем заходить в каждую из них, чтобы проверить её статус. Всё это отнимает колоссальное количество времени.
В связи с этим руководителям отделов и департаментов крайне затруднительно контролировать своевременное выполнение задач. Для этого им приходится каждый раз отфильтровывать задачи по конкретному сотруднику или отделу, а затем заходить в каждую из них, чтобы проверить её статус. Всё это отнимает колоссальное количество времени.
Заказчику требовалось решение, которое оптимизирует процессы сбора данных по задачам в каждом отделе и департаменте.
Решение
Автоматизированная система формирования отчетов по задачам
Специалисты компании IT-Solution разработали автоматизированную систему, которая не только собирает всю необходимую информацию по задачам, но и формирует короткие отчеты для руководителей. Работа системы делится на 3 этапа.
1 Этап. Сбор данных по каждой задаче на портале Битрикс24
На первом этапе система собирает данные по каждой задаче на портале Битрикс24 и создает по каждой из них элементы специально разработанного смарт-процесса «Детектор».
Каждый элемент содержит в себе следующие данные:
- Ссылку на задачу
- Дату создания задачи
- Крайний срок выполнения задачи
- Последнюю дату проверки системой сбора данных
- Количество дней, на которое просрочена задача
- Название задачи и описание задачи
- Тип уведомления: просрочена, близкий дедлайн, открытые задачи
- Отдел и департамент ответственного за задачу сотрудника
Таким образом, система ежедневно собирает данные по всем задачам на портале для последующего формирования отчётов по каждому отделу и департаменту.
2 Этап. Формирование отчетов по отделам и департаментам
После того как информация по каждой задаче собрана в отдельные карточки, система формирует сводные отчёты по каждому отделу и департаменту в элементах ещё одного смарт-процесса «Информер».
Каждый созданный отчёт содержит в себе следующие данные:
- Дату и время формирования отчёта
- Отдел
- Департамент в который входит отдел
- Общее число открытых задач
- Количество и долю просроченных задач
- Количество и долю задач с приближающимся крайним сроком
Благодаря этому формируются общие отчёты, которые позволяют руководителям удобно и, главное, быстро ознакомиться с показателями отдела или департамента по выполнению поставленных задач.
3 Этап. Автоматические уведомления для руководителей
На основе сформированных отчётов в смарт-процессе «Информер» руководители отделов и департаментов получают соответствующие уведомления с информацией по своему подразделению.
Уведомления содержат в себе следующие данные:
- Количество просроченных задач
- Количество задач, у которых приближается крайний срок выполнения
- Количество задач, крайний срок которых наступит нескоро
- Процент просроченных задач от общего числа
- Процент задач с близким крайним сроком от общего числа
Кроме того, уведомления содержат ссылки на более подробные отчёты. При нажатии на кнопку «Проверить текущий срез по задачам» руководитель переходит в смарт-процесс «Детектор», где может просмотреть подробные данные по каждой из задач своего подразделения.
Важно отметить, что после перехода в смарт-процесс руководитель увидит задачи только своих подчинённых, так как подробный отчет будет сформирован по соответствующему отделу или департаменту.
Благодаря созданной системе руководители получают сжатый отчёт по работе с задачами в своём подразделении и не тратят время на ручной сбор данных. При этом рассылку отчётов можно настроить по определённому расписанию, например, перед совещаниями с генеральным директором компании.
Результат
Главный итог нашей работы — создание автоматизированной системы контроля сроков задач и формирования отчётов для руководителей. Благодаря этому управленческому составу компании не приходится вручную просматривать каждую задачу своих подчинённых. Система самостоятельно анализирует все задачи на портале и предоставляет сжатые отчёты по заданному расписанию.
Наше решение позволило клиенту:
- Автоматизировать процесс контроля сроков задач
- Получать регулярные отчёты о работе сотрудников с задачами
- Избавить руководящий состав от рутинного процесса сбора данных по задачам
Инструменты, используемые для реализации решения
Инструменты, используемые для реализации решения
Приложения из Битрикс24.Маркет:
Штатный функционал Битрикс24:
Штатный функционал Битрикс24:
- Смарт-процессы
- Структура компании
- Бизнес-процессы
- Роботы и триггеры
Автоматизируйте рутинные процессы с IT-Solution
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
