Система быстрой отправки рассылок в Битрикс24

Агентство массово рассылает персональные сообщения в мессенджерах по клиентской базе. В них менеджеры отдела продаж рассказывают о выгодных предложениях, подборках туров, идеях для отдыха и новых направлениях.

Штатные инструменты Битрикс24 для рассылок имеют существенные ограничения. Например, вы можете отправить сообщение только тем адресатам, кто уже обращался в мессенджерах, и только туда, куда клиент написал в первый раз.

Поэтому компания пользовалась индивидуальным решением. Был разработан бизнес‑процесс, в котором сотрудникам постоянно приходилось менять настройки, выбирать получателей, корректировать текст сообщений, контролировать наличие дубликатов среди адресатов и выполнять другие операции с помощью штатного конструктора.

Данный метод также имел свои недостатки:

• Репутационные риски

Сотрудники не могли проверить, была ли уже сделана рассылка по конкретным адресатам. Из-за этого клиенты периодически получали повторные сообщения, что приводило к потере лояльности и ухудшению имиджа агентства.

• Большие временные затраты

Команда тратила много времени на подготовку и запуск рассылок, которые отвлекали сотрудников от их основных задач по развитию клиентского сервиса.

• Нарушения регламента безопасности

Для создания рассылок менеджерам отдела продаж был открыт доступ в конструктор бизнес‑процессов, что угрожало исправной работе портала Битрикс24. Сотрудники по незнанию могли изменить важные настройки и сломать работу других процессов. Как правило, доступ к конструктору имеют только администраторы портала.

В зависимости от сегмента аудитории и типа рассылки все шаблоны сообщений разделены на несколько категорий: «Туризм», «Рабочие поездки» и «Реклама». Тексты для рассылок составляют менеджеры агентства.

Для создания нового шаблона нужно выбрать категорию и нажать кнопку «Добавить текст». В открывшемся окне можно написать и сохранить сообщение, при этом имя получателя во время отправки автоматически заполняется на основе данных в карточке лида. Форма для создания сообщений также поддерживает добавление эмодзи.

Чтобы добавить адресатов, менеджер выбирает период, когда были созданы лиды, которые будут включены в рассылку. При этом важно заполнить поле «Минимальное количество дней между рассылками». Указанное число позволяет убрать из адресатов тех, кто уже получил сообщение за выбранный период.

Например, число 30 в данном поле означает, что в выборку не попадут клиенты, которым отправлялась рассылка за последние 30 дней. Сотруднику не нужно ничего дополнительно проверять и удалять лиды вручную — система автоматически исключит их из списка адресатов.

Решение поддерживает тестовую отправку на любой номер. Благодаря этому сотрудники могут убедиться, что сообщение корректно отображается в мессенджерах, и своевременно внести исправления, если это требуется. Тестовая рассылка приходит и в Telegram, и в WhatsApp*.

Сообщения можно отправлять после того, как был отмечен нужный шаблон, установлено минимальное количество дней между рассылками и выбраны клиенты, которые дали соответствующее согласие. В графе «Ответственный» указывается менеджер, который в данный момент работает с инструментом. Чтобы дать старт процессу, нужно нажать кнопку «Запустить рассылку».

Сама рассылка реализована каскадным методом. Сначала сообщение отправляется в Telegram; если по какой‑то причине сделать это не удается (например, клиент не использует данный мессенджер), письмо пересылается в WhatsApp*. В случае повторной ошибки отправки менеджер получает соответствующее уведомление.

Главный итог нашей работы — создание инструмента, который позволяет в рамках одного окна выполнять все необходимые действия для удобной работы с рассылками: формировать шаблоны писем, устанавливать запрет на повторную отправку, тестировать и запускать процесс.

Сотрудникам больше не нужно тратить время на переключение между разными разделами в Битрикс24. В том числе решение позволило ограничить доступ к конструктору бизнес‑процессов для всех сотрудников, кроме администратора портала, тем самым минимизировав риски сбоев.

Кроме того, фильтрация по лидам, которые уже получали сообщения от компании в течение указанного периода, помогает избежать повторной отправки рассылки одним и тем же адресатам.