Сервис по созданию контрагентов и выставлению счетов для IT-компании

В этой статье описано одно из решений, которое было создано для компании, предоставляющей IT-услуги.

Используемая конфигурация:

1С Предприятие 8.3 (Комплексная автоматизация 2.4), коробочный Битрикс24

Преимущество ситуации с IT-компанией состоит в том, что она продает услуги: они имеются в неограниченном количестве, соответственно, не нужно вести складской учет и контролировать остатки на складах. Это немного упрощало задачу. Помимо этого, вся номенклатура, которую продаёт заказчик, имеет фиксированную цену, что также является плюсом: в сложившихся условиях не требуется решение, которое бы учитывало гибкие изменения расценок на товар, индивидуальные скидки клиентам и тому подобное.

По сути, для менеджеров, работающих в Битрикс24, было достаточно иметь возможность легко и быстро выставить счёт клиенту. А дальше весь учёт ведётся уже на стороне 1С. Поэтому была создана интеграция, которая позволяет менеджерам, работающим в Битрикс24, формировать счета, получая данные из 1С.

Контактные данные сотрудников для формируемых счетов берутся по рабочему e-mail: сравниваются ответственные за сделку пользователи Б24 и сотрудники, хранящиеся в 1С. В компании заказчика маленькая текучка кадров, поэтому настройка сопоставления сотрудников в 1С и Битрикс24 по email оказалось самым простым решением. Соответственно, когда сотрудник вызывает бизнес-процесс, происходит сопоставление по его рабочей почте, и никакие другие данные не сравниваются, а значит, если на портале сотрудник сохранен как Вася Иванов, а в 1С — как Василий Петрович Иванов, он найдется в любом случае, до тех пор, пока его рабочая почта не поменяется, что крайне маловероятно.

На примерах выше продемонстрирована работа интеграции для уже имеющихся клиентов: просто находим их по ИНН. Однако, решение предусматривает и случай, когда в 1С еще нет контрагента с ИНН, который передается из Битрикс24.

Если запустить бизнес-процесс для сделки с компанией, которая существует только на стороне Битрикс24, по её ИНН найдутся все необходимые данные, которые в 1С прилетят с помощью сервиса ДаДата. В 1С создадутся новые партнер и контрагент со всей информацией, полученной из ДаДаты, и всё это будет использовано для формирования счетов, которые, как и в прошлом случае, сохранятся автоматически и в Битрикс24, и в 1С.

Таким образом:

• Настроено соответствие продаваемых услуг по Артикулу. Цены подтягиваются автоматически из прайс-листов в 1С.
• Настроено соответствие между Компаниями в Битрикс24 и Контрагентами в 1С по ИНН. С помощью ИНН из 1С вытягиваются Реквизиты и Партнёры, и все нужные данные подставляются в формируемые бизнес-процессом счета.
• Настроено соответствие между сотрудниками на портале и в 1С по рабочему e-mail, игнорируются все несовпадения вариаций ФИО и т.п.
• Счет создаётся автоматически и в Битрикс24, и в 1С
• Обмен происходит только когда необходимо, при запуске бизнес-процесса.
• Обмениваемся минимумом данных, не сохраняя и не перезаписывая ничего лишнего.
• Легко и быстро настраивается и разворачивается.
• Можно вести две базы параллельно, не волнуясь о том, что данные будут конфликтовать.

Данное решение полностью решает стоявшую задачу: происходит обмен только необходимыми данными, автоматически появляются нужные счета, и при этом, по сути, классическая интеграция, когда происходит полный обмен всей информации о клиентах и товарах, — отсутствует.

Данное решение позволило избежать распространенных проблем, когда в разных местах один и тот же клиент сохранен под немного разным названием (например, в Битрикс24 название компании указано без "ООО" и тому подобное), — клиент определяется только по ИНН, поэтому даже если во всех остальных полях будут неточности, его корректные данные найдутся и подставятся в счёт. При обмене данными не сверяются товары по названиям, что, опять же, избавляет от ошибок и несоответствий, которые неизбежны при наличии двух баз: нужная информация подтягивается по Артикулу из 1С.

Заказчик может продолжать работу в обеих базах, не волнуясь о конфликтах, и при этом имея возможность передать необходимые данные быстро, создать все нужные счета с точной юридической информацией о клиенте. Настроенное решение позволяет ничего не терять, и при этом не бороться с бесконечными несоответствиями данных, которые неизбежны при ведении двух больших клиентских баз.

У вас похожий случай? Обратитесь к нам, и мы найдем оптимальное решение для вашей компании!