Счетчики просроченных Дел и Задач в Битрикс24
16 января 2024
Дата публикации:
Заказчик является одним из крупнейших производителей пластикового профиля для изготовления оконных и дверных конструкций. Рабочие процессы, коммуникация с клиентами и документооборот реализованы на базе коробочной редакции Битрикс24.
Задача
Разработка системы для оповещения сотрудников о просроченных задачах и делах
На сегодняшний день компания обрабатывает десятки тысяч заказов ежемесячно. В связи с большой нагрузкой менеджеры периодически забывают вовремя отвечать на новые заявки. Это приводит к регулярной потере клиентов и убыткам. Кроме того, в компании ежедневно запускается большое количество различных бизнес-процессов, которые нуждаются в пристальном контроле со стороны сотрудников разных отделов.
Клиенту требовалось решение, которое позволит быстро оповещать сотрудников о пропущенных звонках, незавершенных бизнес-процессах, просроченных задачах и других важных делах. Кроме того, руководству компании был необходим универсальный инструмент для контроля индивидуальных показателей сотрудников по работе на портале Битрикс24.
Решение
Индивидуальные счетчики Дел для сотрудников компании
Наша команда тщательно изучила рабочие процессы компании-заказчика и реализовала решение, которое позволяет сотрудникам быстро ознакомиться со списком просроченных Дел на портале Битрикс24. Каждый тип Дел собран в отдельный счетчик. Все счетчики представлены в формате: число дней / количество дел. Первая часть счетчика показывает количество дней с момента, когда число просроченных Дел было равно нулю. Вторая часть отображает общее количество просроченных Дел. Далее мы разберем каждый из счетчиков отдельно.
Счетчик просроченных задач
Данный счетчик отображает общее количество просроченных задач, в которых сотрудник является ответственным. Таким образом, система дополнительно уведомляет о необходимости завершить задачу или передвинуть срок выполнения.
Счетчик непринятых задач
Счетчик отображает количество непринятых задач, в которых сотрудник является постановщиком. Пользователь может быстро ознакомиться со всеми выполненными задачами, которые он поставил другим сотрудникам.
Счетчик невыполненных дел
Счетчик отображает количество просроченных дел, включая задачи, поставленные в сущностях CRM. Сотрудник гарантировано не забудет о важных делах, в которых он является ответственным.
Счетчик невыполненных Бизнес-процессов
Счетчик показывает количество процессов, которые ожидают реакции сотрудника во вкладке "Автоматизация". Это могут быть различные задания, замечания, задачи или результаты запущенных Бизнес-процессов.
Счетчик необработанных Лидов
Счетчик отображает число Лидов, которые несконвертированы в Сделку или не доведены до финальной стадии воронки продаж. Менеджеры по продажам не забудут обработать все входящие обращения клиентов.
Счетчик необработанных Сделок
Счетчик отображает количество Сделок без запланированных Дел, за которые ответственен сотрудник. Таким образом, сотрудник не забудет создать необходимое дело по той или иной сделке.
Счетчик непрочитанных уведомлений
Счетчик отображает количество непрочитанных уведомлений. Сотрудник не пропустит важный комментарий в задаче или сообщение в живой ленте портала.
Счетчик дел без крайнего срока
Счетчик отображает количество невыполненных дел без крайнего срока, в которых сотрудник является ответственным. Таким образом, система напомнит пользователю о необходимости отправить письмо клиенту или других менее срочных, но важных делах.
Счетчик незавершенных чатов с клиентами
Счетчик отображает количество активных диалогов с клиентами. Сотрудники будут своевременно отвечать на вопросы в чатах, что позволяет значительно улучшить качество обслуживания.
Подробный список Дел по каждому из счетчиков
Счетчики не только отображают количество просроченных Дел, но и дают возможность быстро ознакомиться с полным списком. При нажатии на любой из счетчиков сотрудник автоматически перейдет на страницу, где будут собраны соответствующие задачи, бизнес-процессы, чаты и прочее.
Таким образом, пользователям не придется вручную искать нужное Дело в общем списке, о котором сигнализирует счетчик.
Дополнительная мотивация работы со счетчиками
Чтобы мотивировать сотрудников следить за счетчиками, руководство компании приняло решение о введении дополнительных санкций к сотрудникам, которые игнорируют просроченные дела.
В случае если сотрудник не обнуляет счетчики в течение 2 дней, система отправляет ему уведомления о необходимости разобрать просроченные дела. Напоминания поступают сотруднику в виде сообщений в Telegram.
Если сотрудник продолжит игнорировать уведомления, и счетчики не будут обнулены в течение 6 дней, система автоматически произведет сброс пароля к порталу Битрикс24. Чтобы получить доступ, пользователю придется пройти процедуру восстановления пароля. Далее у сотрудника будет ровно 1 час на то, чтобы обнулить счетчики. Если этого не сделать, система повторно сбросит пароль. Так будет продолжаться до тех пор, пока сотрудник не разберет все просроченные дела.
Показатели счетчиков по всем сотрудникам
Для администраторов портала доступна дополнительная функция просмотра счетчиков всех пользователей. Таким образом, руководство компании может контролировать работу сотрудников с порталом.
Результат
Главный итог нашей работы — сотрудники компании выполняют поставленные задачи и пристально следят за соблюдением дедлайнов. Руководителям компании больше не приходится напоминать менеджерам о необходимости позвонить клиенту, обработать заявку или ответить в чате. Внедренная система самостоятельно следит за всеми рабочими процессами и оповещает пользователей о просроченных делах.
Наше решение позволило клиенту:
- Отслеживать работу сотрудников с поставленными задачами, бизнес-процессами, клиентами, сделками и другими делами на портале.
- Минимизировать риски потери клиентов по причине несвоевременной обработки заявок.
- Мотивировать сотрудников выполнять рабочие обязанности в установленный срок.
- Повысить качество обслуживания клиентов.
- Повысить эффективность работы компании.
Инструменты, используемые для реализации решения
Инструменты, используемые для реализации решения
Тариф Битрикс24:
Приложения из Битрикс24.Маркет:
- Коробочная редакция «1С-Битрикс24: Корпоративный портал 250»
Приложения из Битрикс24.Маркет:
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.
