Компания работает с клиентами по системе постоплаты. Это связано с тем, что по условиям договора оплата вносится только после фактической доставки товаров на склад клиента. В связи с этим менеджерам необходимо постоянно отслеживать поступление платежей по счетам, которые формируются в 1С. Для этого сотрудникам приходится заходить в общий список сформированных счетов в 1С, а затем открывать каждый из них, чтобы просмотреть планируемую дату оплаты.

Ежедневно сотрудникам приходится тратить несколько часов рабочего времени на ручное формирование писем клиентам с напоминаниями о необходимости внесения оплаты по счетам.

При создании нового счета с отложенным платежом в 1С, менеджеру отдела продаж необходимо указать плановую дату оплаты счета.

После создания счета в 1С, система автоматически формирует карточку счета в смарт-процессе «Счета» на стороне Битрикс24.

Созданная карточка содержит в себе:

• Информацию о контрагенте
• Дату выставления счета
• Крайний срок оплаты
• Общую сумму задолженности

После создания карточка нового счета фиксируется на первой стадии смарт-процесса «Счета». Данная стадия содержит в себе все счета, ожидающие оплаты.

Когда до крайнего срока оплаты счета остается менее 2 суток, карточка счета переходит на 2 этап смарт-процесса, а система автоматически формирует и отправляет письмо на электронную почту клиента с напоминанием о необходимости внести платеж.

Если при наступлении крайнего срока оплаты денежные средства не поступают, счет автоматически переходит на стадию «Просрочены». Далее менеджерам необходимо связаться с клиентом и напомнить о неоплаченном счете.

При оплате счета данные о внесении денежных средств автоматически передаются из 1С в Битрикс24, а карточка счета переходит на завершающую стадию «Оплачено».

Важно подчеркнуть, что в случае изменения крайнего срока оплаты счета на стороне 1С карточка счета в Битрикс24 автоматически перейдет на соответствующую стадию смарт-процесса. Таким образом, если клиенту необходима отсрочка платежа, менеджеру не нужно вручную редактировать карточку счета в Битрикс24. Достаточно внести новую дату в 1С.

Главный итог нашей работы — создание автоматизированного интерфейса для удобного и оперативного контроля внесения отложенных платежей по счетам. Созданный смарт-процесс «Счета» не требует от менеджеров никаких дополнительных действий и работает полностью автономно. При этом система самостоятельно напоминает клиентам о приближении крайнего срока внесения оплаты, что значительно снижает количество просроченных счетов.