Платежный календарь в Битрикс24

Организация занимается продажей дорогостоящего оборудования. Значительная часть клиентов предпочитает вносить оплату по заказу в несколько этапов либо настаивает на заключении договора с условием отложенного поступления средств. Это приводит к возникновению большой дебиторской задолженности, поскольку исполнение финансовых обязательств смещается на более поздние периоды относительно даты отгрузки оборудования.

Для эффективного финансового планирования и минимизации рисков кассовых разрывов менеджеры и бухгалтеры регулярно отслеживали задолженности клиентов, а также формировали сводную Excel‑таблицу с прогнозом доходов и расходов. Несмотря на важность этого документа, его ручное ведение отнимало колоссальное количество времени, снижало общую эффективность персонала и мешало выполнению не менее важных задач.

С помощью данного инструмента руководство компании и сотрудники могут удобно отслеживать все запланированные поступления от каждого заказчика, а также контролировать расходы денежных средств.

Далее мы пошагово разберем процессы фиксации данных в календаре.

При заключении договора на поставку оборудования менеджеру необходимо согласовать с клиентом количество дней с момента отгрузки заказа, в течение которых будет произведена оплата. Впоследствии эту информацию требуется указать в соответствующей карточке Сделки в Битрикс24, а затем перенести ее на стадию «Отгрузка».

Далее запускается автоматизированный процесс формирования договора на отложенный платеж в Битрикс24. На основании данных, указанных в сделке, система создает новую карточку в специальном смарт‑процессе «Договоры», которая содержит в себе:

• Реквизиты заказчика
• Контактные данные заказчика
• Ссылку на документ в 1С
• Сумму договора и валюту

Далее информация в карточке используется для автоматического создания договора на стороне 1С и последующего отслеживания поступления денежных средств.

Как только договор на оплату заказа создан в Битрикс24 и 1С, данные об ожидаемом поступлении средств автоматически выгружаются в локальное приложение «Платежный календарь» и фиксируются на указанной в Сделке дате.

При необходимости просмотра данных платежа достаточно нажать на сумму. После этого откроется специальное меню, в котором представлена краткая информация, а также кнопки для перехода к соответствующей Сделке, Договору или Компании.

В случае необходимости переноса даты платежа, например, по запросу клиента, сотруднику необходимо открыть карточку сделки и скорректировать количество дней отсрочки в специальном поле.

После этого система автоматически установит новую дату платежа в Сделке, а также в Договоре — как на стороне Битрикс24, так и на стороне 1С. Кроме того, информация о новой дате будет зафиксирована в календаре.

Также исходная и обновленная даты платежей будут отмечены наглядными иконками. Данные условные обозначения помогают руководству удобно отслеживать все изменения в сроках погашения задолженности.

При поступлении денежных средств на счет компании система автоматически фиксирует эту информацию в платежном календаре с помощью иконки ✔. Просроченные платежи также помечаются соответствующей иконкой ❌.

При планировании расходов бухгалтерам или другим ответственным сотрудникам необходимо запустить бизнес‑процесс «Согласование расходов» на портале Битрикс24, приложив краткую информацию, сумму расходов и дату проведения платежа.

После прохождения всех этапов согласования на основании информации, указанной при запуске процесса, система создает карточку платежа в отдельном смарт‑процессе «Расходы по бюджетам». Она содержит в себе следующие данные:

• Тип бюджета, из которого производится оплата
• Описание
• Сумма
• Дата

Далее информация о расходах фиксируется в платежном календаре на указанной дате.

Платежный календарь обладает рядом особенностей и функций, которые обеспечивают удобную навигацию, а также эффективное финансовое планирование.

Как мы писали выше, переносы дат, поступление оплаты и просрочки платежей выделяются в календаре специальными условными обозначениями.

Таким образом, открыв календарь, руководство компании может найти все просроченные платежи или отследить постоянные переносы сроков внесения средств.

При просмотре календаря пользователь может сформировать данные за любой месяц, настроить сортировку по типу платежа, а также просмотреть информацию по определенным клиентам.

В календаре автоматически рассчитываются суммарные показатели по конкретным датам, а также за весь период. Пользователи могут быстро ознакомиться с общими суммами планируемых поступлений и расходов денежных средств, а не вести расчеты вручную.

Ключевым результатом нашей работы стало создание удобного платежного календаря непосредственно в рамках корпоративного портала Битрикс24. Сотрудникам компании больше не нужно вести учет вручную и копировать данные из CRM в Excel‑таблицу. Система автоматически собирает всю информацию и фиксирует ее в наглядном интерфейсе приложения. Благодаря этому персонал может сосредоточиться на прямых обязанностях, а руководство компании вести эффективное финансовое планирование без использования сторонних сервисов.