Система формирования и согласования годового плана продаж в Битрикс24

Ежегодно компания формирует детализированный план продаж на предстоящие 12 месяцев для всех региональных подразделений. Документ включает в себя не просто цели по выручке, а перечень конкретной продукции и ее количество, которое должно быть продано филиалами и каждым отдельным менеджером.

Составление такого плана и его утверждение включает в себя несколько этапов:

• В первую очередь коммерческий директор указывает объем каждого продукта, который должен быть продан в течение года и распределяет его по филиалам;
• Далее руководители региональных подразделений распределяют выделенный объем продукции на каждого менеджера;
• На последнем этапе сотрудникам отдела продаж каждого филиала необходимо указать, какой объем продукции будет продан тому или иному клиенту.

Проблема заключалась в том, что столь сложный, многоуровневый документ формировался, согласовывался и утверждался в нескольких Excel‑файлах. У коммерческого директора фактически отсутствовали инструменты для удобного контроля заполненности плана всеми подразделениями в режиме реального времени.

Кроме того, всем участникам процесса приходилось постоянно передавать документ в личных переписках. Это отнимало время, усложняло внесение даже небольших правок и становилось причиной ошибок. В результате подготовка плана существенно затягивалась, а руководство тратило время на рутину вместо решения стратегических задач.

Специалисты компании IT‑Solution разработали приложение, которое позволяет формировать и утверждать план продаж в рамках Битрикс24. С помощью инструмента удобно распределять объемы продукции по филиалам, менеджерам и клиентам, а также контролировать заполнение плана в режиме онлайн. Кроме того, решение автоматизирует процесс создания сделок в CRM сразу после утверждения документа.

Далее рассмотрим все этапы работы с инструментом и его функциональные особенности.

Чтобы приступить к формированию документа, коммерческому директору необходимо открыть вкладку «План продаж» в главном меню портала Битрикс24.

После запуска приложения для формирования документа следует выбрать год, который требуется спланировать, или создать новый. Кроме того, поскольку директор обладает неограниченным доступом, ему дополнительно необходимо указать текущую роль, в рамках которой он планирует просматривать план.

При создании нового плана открывается таблица, куда добавлены все актуальные товары из каталога в Битрикс24. Кроме наименования, в ней также представлены все виды цен. В случае необходимости директор может удалить отдельные позиции, чтобы они не участвовали в планировании.

Также присутствует возможность добавления продуктов вручную из каталога товаров в Битрикс24. Для этого достаточно нажать кнопку «Добавить товар из каталога» и выбрать необходимую позицию.

На следующем этапе директор указывает планируемые объемы продаж по каждой позиции на предстоящий год.

На основании добавленных товаров и указанного объема формируется общая сумма плана продаж без учета НДС, которая также отображается в приложении.

Чтобы распределить объемы конкретного продукта по региональным подразделениям, необходимо нажать на кнопку «Распределить», после чего откроется специальное меню с перечнем всех филиалов.

Далее необходимо указать, какое количество продукции должно реализовать каждое подразделение. При этом система автоматически подсчитывает количество нераспределенных остатков.

Как только вся продукция распределена, коммерческому директору остается нажать кнопку «Сохранить весь план». Сразу после этого руководители региональных подразделений получат уведомления о необходимости распределить выделенные объемы продукции по менеджерам.

После получения уведомления руководителю подразделения необходимо перейти по ссылке в сообщении и приступить к распределению выделенного объема продукции по сотрудникам.

Для этого достаточно выбрать нужную позицию, нажать кнопку «По менеджерам» и указать плановые показатели для каждого сотрудника.

Когда руководитель филиала внесет все данные, ему нужно нажать кнопку «Сохранить весь план». Далее система автоматически отправит уведомления сотрудникам данного подразделения о необходимости спланировать продажи продукции клиентам.

Далее каждому менеджеру необходимо открыть свой персональный план продаж и распределить выделенный на него объем по своим клиентам.

Для распределения продукции достаточно нажать на кнопку «Выбрать компанию», а затем выбрать из предложенного списка компании, которым будет осуществляться продажа.

После того как руководители подразделений и менеджеры распределят выделенный объем продукции, коммерческий директор должен ознакомиться с итоговым планом. Для упрощения проверки в левом углу интерфейса размещена сводная информация по подразделениям. Текущий статус распределения отображается с помощью цветовой индикации.

Также присутствует возможность выгрузки сводного отчета, где представлены подробные данные по всем подразделениям и менеджерам, включая объемы и направления распределения.

На завершающем этапе коммерческому директору остается нажать кнопку «Утвердить и закрыть план». Сразу после этого дальнейшее редактирование документа становится невозможным.

В соответствии с утвержденным планом продаж система автоматически формирует сделки с клиентами в CRM и распределяет их по менеджерам. В каждой сделке фиксируется набор сведений из плана: товарные позиции, данные клиента и ответственный.

Система включает в себя дополнительные функции, которые адаптируют приложение под специфику бизнес‑процессов компании, а также делают его более удобным для пользователей.

При формировании плана система автоматически отображает количество нераспределенных остатков. Сохранение данных возможно только после распределения всего объема продукции, выделенного на филиал и  на каждого сотрудника.

Система автоматически определяет уровень доступа пользователя, исходя из должности на портале Битрикс24. Руководитель подразделения может просматривать данные только по своему региону, а менеджер — только свой персональный план продаж. Коммерческий директор и руководство компании имеют неограниченный доступ.

Чтобы упростить контроль распределения продукции, для коммерческого директора и руководителей подразделений реализована визуализация статуса в виде цветовой индикации.

Если менеджер не может распределить выделенный ему объем продукции по своим клиентам, он должен указать это количество в специальном поле плана. Данная информация отобразится в таблицах руководителя подразделения и коммерческого директора для последующей корректировки.

Когда сотруднику требуется больше продукции, чем предусмотрено планом, он может зафиксировать недостающий объем в плане. Эта информация отображается в таблицах руководства и является основанием для корректировки.

В случае корректировки плана продаж коммерческим директором система в автоматическом режиме уведомляет руководителей соответствующих подразделений.

Если руководитель филиала вносит изменения в персональный план того или иного менеджера, сотрудник также получает соответствующее уведомление.

Ключевой результат нашей работы — создание инструмента, который позволяет сконцентрировать весь процесс формирования плана продаж в Битрикс24. Руководителям и сотрудникам больше не нужно обмениваться несколькими Excel‑файлами, а коммерческий директор может контролировать заполнение документа в режиме реального времени. Кроме того, система автоматически отслеживает нераспределенные остатки, а также уведомляет сотрудников о любых корректировках, что снижает риски ошибок.