Система мониторинга целевых действий по клиентам в Битрикс24
Система мониторинга целевых действий по клиентам в Битрикс24
10 апреля 2026
Дата публикации:
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Заказчик — один из крупнейших поставщиков металлопроката в России. На сегодняшний день компания поставляет свою продукцию во все регионы страны.
Основные рабочие процессы, включая взаимодействие с клиентами, построены на базе Битрикс24.
Основные рабочие процессы, включая взаимодействие с клиентами, построены на базе Битрикс24.
Задача
Обеспечить регулярную коммуникацию отдела продаж с клиентами
Ключевыми клиентами компании являются крупные организации, регулярно заказывающие металлопродукцию. Для предприятия критически важно, чтобы менеджеры отдела продаж поддерживали с такими заказчиками постоянную коммуникацию. Это позволяет минимизировать отток клиентов и выстраивать стабильные партнерские отношения. Кроме того, регулярные контакты обеспечивают своевременное выставление и оплату счетов в рамках договоров долгосрочного сотрудничества.
Чтобы контролировать работу сотрудников с клиентами, руководителю отдела продаж и генеральному директору приходилось регулярно проверять карточки компаний в CRM на наличие писем, звонков, а также выставленных счетов. Растянутость и отсутствие четкой системы в этом процессе становились причиной потери важных партнеров и убытков.
Чтобы контролировать работу сотрудников с клиентами, руководителю отдела продаж и генеральному директору приходилось регулярно проверять карточки компаний в CRM на наличие писем, звонков, а также выставленных счетов. Растянутость и отсутствие четкой системы в этом процессе становились причиной потери важных партнеров и убытков.
Требовалось решение, которое позволит автоматизировать контроль целевых действий, а также сформировать прозрачную систему расчета премиальной части заработной платы сотрудников отдела продаж.
Решение
Автоматизированная система контроля целевых действий по клиентам на базе Битрикс24
Специалисты IT‑Solution разработали решение, которое автоматически собирает данные о ключевых действиях менеджеров по всем клиентам в CRM Битрикс24. В случае отсутствия коммуникации с той или иной компанией в течение заданного периода система уведомляет об этом сотрудников и руководителей. При этом все выявленные недочеты фиксируются в специальном разделе и применяются для расчета KPI сотрудников.
Решение включает в себя 3 основных элемента.
Решение включает в себя 3 основных элемента.
Фиксация ключевых действий по клиентам
В первую очередь был реализован специальный смарт‑процесс «События», в котором автоматически фиксируются все ключевые действия менеджеров по клиентам:
- Исходящие и входящие звонки
- Отправки писем по электронной почте
- Выставление счетов в 1С
Важное уточнение. Перечень отслеживаемых событий был определен заказчиком и может быть скорректирован, исходя из индивидуальных особенностей бизнеса.
Каждое действие представлено в виде отдельной карточки, которая содержит подробную информацию, включая:
- Ссылку на компанию в CRM
- Номер телефона
- Ссылку на контакт в CRM, по которому было совершено действие
- Данные ответственного за действие
- Данные ответственного за Компанию
- Комментарий к действию
- Дату и время действия
- Тип действия
Информация из смарт‑процесса «События» используется системой для проверки всех компаний в CRM на наличие ключевых действий в течение последних 60 дней.
Проверка наличия ключевых действий по компаниям на портале Битрикс24
Ежедневно в 8:00 активируется бизнес‑процесс, который автоматически проверяет все компании в CRM на наличие одного из ключевых событий за последние 30 суток. Если в течение заданного периода с той или иной компанией отсутствовала коммуникация, по ней создается карточка недочета в смарт‑процессе «Список на обзвон».
Созданная карточка фиксируется на стадии «Ожидание коммуникации» и содержит все необходимые данные о компании и ответственном сотруднике. Кроме того, в карточке указывается дата последнего целевого действия по клиенту.
Также система автоматически отправляет уведомление о зафиксированном недочете в специальный групповой чат, где присутствуют директор компании и руководитель отдела продаж.
Кроме того, уведомление отправляется сотруднику, который отвечает за компанию.
Благодаря этому руководителям и менеджерам отдела продаж не нужно заходить в смарт‑процесс, чтобы отследить сбои в коммуникации с клиентами. Система автоматически уведомляет необходимых сотрудников.
Обратите внимание! Отслеживание ключевых действий осуществляется только по компаниям с типом «Клиент». Таким образом, система не учитывает организации, которые не являются текущими или потенциальными заказчиками продукции предприятия.
Фиксация исправления недочетов в коммуникации с клиентами
После получения уведомления сотруднику необходимо восстановить коммуникацию с клиентом и выполнить одно из ключевых действий:
- Позвонить
- Отправить письмо по электронной почте
- Выставить счет в 1С
Таким образом, система фиксирует, что менеджер исправил недочет, но при этом не удаляет его карточку. Итоговый KPI сотрудников отдела продаж формируется с учетом всех недочетов, выявленных за последний месяц.
Результат
Ключевой результат нашей работы — создание автоматизированной системы, которая собирает всю информацию о ключевых действиях менеджеров по клиентам и уведомляет о выявленных недочетах. Решение не только освобождает руководителей от рутинной задачи проверки карточек в CRM, но и снижает риски потери постоянных заказчиков, а также дает возможность объективно оценивать качество работы сотрудников отдела продаж.
Наше решение позволило клиенту:
- Автоматизировать контроль регулярности коммуникаций с клиентами
- Сосредоточить внимание руководителя на стратегических задачах и освободить от рутины
- Минимизировать риски потери клиентов вследствие отсутствия регулярной коммуникации
- Улучшить качество обслуживания клиентов
- Поддерживать постоянную связь с клиентами на протяжении всего сотрудничества
Инструменты, используемые для реализации решения
Внешние сервисы:
Штатный функционал Битрикс24:
Приложения из Битрикс24 Маркетплейс:
- 1С
Штатный функционал Битрикс24:
- Смарт-процессы
- Бизнес-процессы
- Роботы и триггеры
- REST API Битрикс24
Приложения из Битрикс24 Маркетплейс:
- REST Активити Б24
- Автозапуск БП по делу
- Коннектор к 1С
Автоматизируйте рутинные процессы с IT-Solution
Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
с вами в ближайшее время и обсудим детали проекта.
