Все парки разделены на отдельные залы, в каждом из которых могут проводиться различные игровые программы, дни рождения и прочие мероприятия. На момент обращения компания пользовалась стандартным набором инструментов Битрикс24 для бронирования ресурсов. При оформлении заказа менеджеры открывали вкладку «Календарь» в разделе CRM и согласовывали с клиентами даты, время и локации проведения праздников, исходя из свободных слотов в расписании. Затем согласованные данные фиксировались в карточках Сделок.

Однако в штатном календаре Битрикс24 не предусмотрена возможность отображения каждого ресурса в отдельном столбце. Это приводило к тому, что в случае проведения сразу нескольких мероприятий одновременно, но в разных залах парка, карточки бронирования в календаре накладывались друг на друга.

Это создавало трудности для менеджеров, замедляло обработку заказов, вызывало накладки в расписании и, как следствие, приводило к недовольству клиентов.

Компания владеет парками в разных городах России, для каждого из которых был создан отдельный календарь. Благодаря этому сотрудники из разных подразделений видят в календарях только те события, которые проводятся в их городе. При этом у руководителей компании есть доступ к календарям всех парков.

Календарь поддерживает 3 режима отображения:

• Месяц

В данном режиме у сотрудников есть возможность просмотреть все мероприятия, запланированные на текущий месяц, и предложить новому клиенту наиболее удобную дату проведения праздника.

• Неделя

Режим позволяет просмотреть расписание мероприятий на текущую неделю.

• День

При переходе в режим просмотра «День» каждая доступная для бронирования локация парка отображается в отдельной колонке. Таким образом, мероприятия, которые проводятся одновременно, но в разных зонах комплекса, не накладываются друг на друга.

После того как менеджер согласовал дату, место и время проведения праздника, ему не нужно переходить в раздел CRM, чтобы создать Сделку. Достаточно просто выбрать свободный слот, после чего откроется интерфейс создания новой сделки. При этом данные о дате проведения мероприятия и выбранном помещении заполняются автоматически.

Дополнительно, каждое мероприятие в календаре подсвечивается определенным цветом, в зависимости от текущей стадии соответствующей Сделки в CRM. Таким образом, у менеджеров и руководителей парков есть возможность удобно отслеживать этапы подготовки мероприятия.

Дополнительно, отображаемые в календаре мероприятия можно отфильтровать по типу и программе. Данная функция позволяет менеджерам быстро определить, будут ли свободны необходимые для проведения праздника аниматоры и оборудование в выбранное время. Также с помощью специального чек-бокса есть возможность просмотреть события, которые были отменены.

Главный итог нашей работы — создание уникального календаря бронирования ресурсов, который полностью отвечает индивидуальным требованиям заказчика. Менеджеры могут удобно планировать мероприятия, не беспокоясь о том, что в расписании возникнут накладки или ошибки, а также отслеживать этапы подготовки праздников, не заходя в раздел CRM или карточки сделок.