Клиентами компании являются различные организации, которые заказывают ткани в промышленных объемах. В связи с этим по каждой сделке создается множество различных договоров, счетов и прочих документов, которые могут понадобиться заказчику в любой момент.

Ранее, чтобы получить информацию о статусе заказа или запросить необходимую документацию, клиентам приходилось связываться с менеджерами по телефону. Это не только отнимало время, но и приводило к различным ошибкам, так как сотрудники компании вручную собирали все документы, а затем отправляли их на электронную почту заказчика.

Менеджеры взаимодействовали с клиентами только по телефону, другие способы связи были недоступны. Однако для многих заказчиков было удобнее вести переговоры и получать документы в рамках единого чата. Отсутствие такой возможности зачастую приводило к потере потенциальных заказчиков.

Сразу после первого контакта с потенциальным заказчиком сотрудник создает карточку компании в CRM Битрикс24. При заполнении данных менеджер генерирует логин и пароль для авторизации клиента в личном кабинете, вносит их в соответствующие поля карточки, а затем отправляет на электронную почту заказчику. Также к письму прикладывается ссылка на авторизацию. При получении письма клиенту остается перейти по ссылке и внести полученные данные.

После авторизации клиент попадает на главную страницу кабинета, где представлены контакты персонального менеджера, а также заказы в виде отдельных карточек.

Все данные, которые представлены в личном кабинете, формируются автоматически на основе информации, указанной в CRM.

Все сделки с компанией, которые созданы на стороне Битрикс24, автоматически фиксируются в личном кабинете клиента в виде карточек заказов. Каждая карточка содержит в себе:

• Номер заказа
• Данные о производителе заказанной ткани
• Общую сумму заказа с учетом стоимости ткани и услуг компании-поставщика
• Сумму остатка к оплате
• Статус заказа

В случае необходимости клиент может воспользоваться удобной системой поиска и фильтрации. Широкий набор инструментов предоставляет возможность отображать заказы по конкретным статусам, скрывать завершённые сделки из общего списка или находить поставки по названиям фабрик или номерам.

Клиент может зайти в каждую карточку заказа для просмотра более детальной информации, включая:

• Стоимость тканей
• Стоимость услуг компании-дистрибьютора
• Счета
• Подробную информацию о составе заказа, упаковке и спецификациях
• Акты приема-передачи
• Закрывающие документы

Кроме того, в нижней части карточки заказа представлены информативные таблицы с детальной информацией по всем счетам, которые были выставлены в рамках данной сделки.

Все изменения, вносимые на стороне Битрикс24, например, при смене статуса счёта на «Оплачен», фиксируются в личном кабинете автоматически, без участия менеджеров.

Для быстрой связи с персональным менеджером в личном кабинете реализован встроенный мессенджер. При его запуске открывается список индивидуальных чатов по каждому заказу. Таким образом, каждая поставка обсуждается в индивидуальном разделе мессенджера, что позволяет избежать путаницы и прочих неудобств.

После того как клиент напишет в чат из личного кабинета, система автоматически создаст новое дело в карточке сделки на стороне Битрикс24 и уведомит об этом ответственного сотрудника.

Чтобы ответить на сообщение, менеджеру не нужно переключаться на сторонний сервис или заходить в личный кабинет клиента — достаточно просто запустить чат непосредственно из карточки компании в Битрикс24. Кроме того, сотрудник может просмотреть все активные чаты с помощью специального раздела в основном меню портала.

В рамках чатов менеджеры могут не только обмениваться с клиентами текстовыми сообщениями, но и пересылать различные документы.

Дополнительно в личном кабинете создан раздел, где аккумулируются данные по всем счетам, выставляемым за все время сотрудничества.

Также клиент может просмотреть счета только за определенный период или воспользоваться поиском.

• Мобильная версия

Личный кабинет полностью адаптирован для мобильных устройств. Благодаря этому клиенты могут просматривать детальную информацию о заказах, а также взаимодействовать с персональным менеджером не только с компьютера, но и со смартфона.

• Фокусировка внимания

При выставлении нового счета на стороне Битрикс24 информация о необходимости его оплаты автоматически фиксируется на стартовой странице личного кабинета клиента. Таким образом, заказчик не забудет своевременно внести оплату по заказу.

Главный итог нашей работы — создание многофункционального личного кабинета клиента, в котором фиксируется детализированная информация о заказах. Безусловным преимуществом решения является интеграция кабинета с CRM Битрикс24. Все данные, документы, счета, акты, а также различные события по Сделкам автоматически выгружаются в личный кабинет, что позволяет клиентам компании самостоятельно отслеживать поставки в режиме онлайн. Особенно важно, что сотрудники отдела продаж работают с заказами и клиентами исключительно в Битрикс24, не переключаясь на другие сервисы.