Компания предоставляет полный спектр услуг по внедрению автоматизированных систем учета — от поставки оборудования до подключения и настройки. При заключении сделки в первую очередь требуется организовать доставку всех устройств на объект заказчика. Для формирования маршрутных листов и передачи заказов техническим специалистам, осуществляющим установку оборудования, применяется сервис «Яндекс Маршрутизация».

«Яндекс Маршрутизация» — логистическая платформа для автоматизации планирования оптимальных маршрутов выездного персонала.

Основной проблемой для компании стали колоссальные затраты времени на ручной перенос адресов и дополнительных данных по заказам из «Битрикс24» в «Яндекс Маршрутизация». Менеджерам приходилось тратить по 2–3 часа на ручное копирование информации из CRM в Excel-таблицу для последующей загрузки в логистический сервис.

После внесения данных в «Яндекс Маршрутизация» логистам требовалось вручную распределять заказы по складам отгрузки и строить маршруты доставки. Кроме того, по факту передачи заказов установщикам оборудования менеджерам требовалось отслеживать их статусы и фиксировать в CRM.

Все это значительно снижало общую производительность и препятствовало росту прибыли, поскольку компания просто не успевала обрабатывать все поступающие заказы. Более того, часто ручной перенос данных приводил к ошибкам вследствие человеческого фактора, что становилось причиной убытков и недовольства клиентов.

Каждый день в заданный интервал времени система автоматически проверяет сделки на стадии «Выезд специалиста» в CRM «Битрикс24» и собирает необходимую информацию для доставки оборудования. Полученные данные передаются в сервис «Яндекс Маршрутизация», где формируются заказы.

На основании адреса объекта, а также указанных в сервисе зон доставки, автоматически определяется склад отгрузки оборудования и строится маршрут следования. Далее через приложение «Яндекс Курьер» заказы распределяются по техническим специалистам, которые отвечают за ту или иную зону доставки.

Созданный заказ, который отображается в приложении, содержит в себе не только данные об адресе клиента и времени доставки, но и всю необходимую информацию для установки оборудования.

Как только установщик оборудования забирает заказ со склада, он делает соответствующую отметку в приложении. Сразу после этого система передает данные о смене статуса заказа в «Битрикс24» и передвигает сделку на стадию «Доставляется».

После того как оборудование доставлено и установлено, специалисту необходимо сделать фото подписанного акта приема-передачи и закрыть заказ. Система, в свою очередь, автоматически передвигает сделку в Битрикс24 на стадию «Доставлено».

Также в карточке сделки фиксируется фото от технического специалиста. Таким образом, менеджерам и логистам не нужно заходить в сервис «Яндекс Маршрутизация», чтобы получить подтверждение доставки оборудования на объект заказчика.

В случае если специалист не смог доставить заказ, он также фиксирует это в мобильном приложении. Впоследствии информация передается в «Битрикс24», а карточка сделки переходит на стадию «Не доставлено». Далее менеджерам необходимо повторно связаться с заказчиком, уточнить новую дату и время доставки, а затем вернуть сделку на исходную стадию «Отгрузка».

Главный итог нашей работы — полная автоматизация процесса обмена данными между «Битрикс24» и «Яндекс Маршрутизация». Менеджерам отдела продаж и логистам компании больше не нужно заполнять Excel-таблицы, а затем заниматься настройкой маршрутов и распределением заказов — все это система делает самостоятельно. Сотрудникам остается только контролировать передвижение сделок по воронке продаж на стороне «Битрикс24» и подключаться к процессу только в случае внештатных ситуаций, например, когда оборудование по каким-то причинам не доставлено до заказчика.