В компании уже настроена глубокая автоматизация HR-процессов: ранее специалисты IT-Solution с помощью приложения «Интеграция HeadHunter (hh.ru) Pro» реализовали автоматическую выгрузку откликов из hh.ru в виде элементов смарт-процесса «Подбор: Соискатели: Отклики».

В рамках данного смарт-процесса HR-менеджер ведет всю дальнейшую работу с соискателями. В карточке Битрикс24 хранится контактная информация кандидатов, история коммуникации и результаты тестовых заданий.

Проблема заключалась в том, что CRM-аналитика в смарт-процессах не предназначена для оценки эффективности рекрутеров. Отчетов по работе с кандидатом в настроенных воронках нет. При этом заказчик ввел и продолжает дорабатывать систему KPI, в рамках которой нужно собирать и анализировать большой массив данных о работе HR-менеджеров.

Из-за отсутствия в CRM нужных отчетов руководителю отдела кадров приходилось искать и вручную вносить информацию в Google-таблицы, что отнимало много времени. Также итоговые отчеты вызывали вопросы сотрудников, так как в них отсутствовала системность, а сами данные не привязывались к конкретным соискателям в Битрикс24.

В процессе найма могут возникать проблемы, усложняющие поиск, например, если соискатели массово отказываются от тестового задания или тратят на него слишком много времени. Отследить эти факторы сложно из-за количества откликов и загруженности рекрутеров.

В первую очередь, чтобы автоматизировать этапы приема и завершения сотрудничества, а также получить в отчете полные данные, индивидуально под запрос предприятия были разработаны два бизнес-процесса: «Кадровые мероприятия: трудоустройство» и «Кадровые мероприятия: увольнение».

При запуске данного процесса менеджеры отдела кадров указывают ФИО работника, дату приема/увольнения, должность и руководителя. В случае соответствующего БП в систему также заносится причина увольнения и дополнительный комментарий с причиной расторжения трудового договора.

Информация для BI-отчета автоматически собирается из двух бизнес-процессов «Кадровые мероприятия» и смарт-процесса, созданного в рамках интеграции с hh.ru. В выгрузку попадают все кандидаты, чьи данные есть в Битрикс24 — вне зависимости от этапов, на которых находятся соискатели. Перейти в их карточки в смарт-процессе можно также прямо из отчета.

На первой странице «Найм: общее» представлена основная информация о кадровых процессах компании.

Пользователю доступны следующие данные за выбранный период:

• Списки кандидатов, закрепленных за конкретным сотрудником
• Общее количество откликов и успешных кандидатов, количество и процент отказов
• Стадии, на которых находятся соискатели: например, «тест не пройден», «приглашение на интервью», «вышел на работу»
• Результаты тестовых заданий
• Диаграмма, показывающая количество откликов в динамике
• Срез по количеству отказов с причинами решения

Страница «Смена стадий» нужна для расчета KPI сотрудников HR-отдела, чьи показатели завязаны на количестве кандидатов и датах их выхода на работу. Отчет помогает понять, сколько соискателей двигалось с этапа на этап и когда это происходило.

На странице представлены:

• Количество соискателей, откликов и переходов между этапами
• Диаграмма, показывающая количество переходов между стадиями в динамике
• Срез по количеству кандидатов с названиями этапов, с которых был совершен переход
• Срез по количеству кандидатов с названиями этапов, на которые был совершен переход
• Списки кандидатов, закрепленных за конкретным сотрудником
• Даты и время переходов соискателей на конкретную стадию

Все стадии объединены в несколько групп: «Успех», «Провал», «В работе». Для удобства и более детальной картины можно выставить фильтры по:

• Ответственным специалистам и соискателям
• Датам
• Вакансиям
• Стадиям и группам стадий
• Переходам в конкретную стадию

Третья страница — «Время в стадии». Эта часть отчета позволяет оценить срок пребывания кандидата на каждом этапе и найти узкие места в работе отдела. Если кандидаты проводят слишком много времени на конкретной стадии, это служит сигналом для HR-специалистов о потенциальной проблеме.

За выбранный период на странице отчета отражаются:

• Количество соискателей, откликов и переходов между этапами
• Среднее количество дней на каждой стадии
• Диаграмма, в динамике показывающая среднее время пребывания на стадии
• Срез по среднему количеству дней на каждой стадии
• Даты и время перехода и выхода из стадии
• Количество дней в стадии по каждому соискателю

Страница «Прием и увольнение: общее» позволяет проанализировать кадровые движения персонала в целом, а также общее количество и причины увольнений сотрудников. На основе этих данных можно повлиять на HR-политику компании: скорректировать критерии отбора, улучшить условия труда, внедрить прозрачную систему роста.

За выбранный период на странице отчета отражены:

• Количество сотрудников, принятых в штат, уволенных, принятых по ГПХ и переведенных с ГПХ в штат
• Диаграмма с данными о приеме и увольнении по месяцам
• Срез по количеству принятых и уволенных сотрудников конкретным руководителем
• Типы мероприятий: увольнение, прием в штат или по ГПХ, перевод с ГПХ в штат
• Инициативы увольнений: собственное решение или решение руководителя
• Причины увольнений: низкая ЗП, невыполнение плана, нарушение дисциплины, мало задач и т. д.
• Комментарии сотрудников по причинам увольнений

Для более детальной картины настроить фильтры можно по:

• Руководителю
• Сотруднику
• Инициативе увольнения
• Причине увольнения
• Комментарию по увольнению

Оставшиеся страницы расширяют отчет о кадровых движениях персонала. Здесь есть данные о количестве принятых сотрудников по ГПХ или в штат, а также о переводе с ГПХ в штат. Получить информацию можно как по конкретному руководителю, так и по сотруднику.

Таблицы включают следующую информацию:

• Количество принятых и ушедших сотрудников
• Даты приема/перевода и увольнения
• Количество дней от даты приема/перевода до увольнения
• Списки сотрудников, закрепленных за конкретным руководителем

BI-отчет в Битрикс24 позволил найти узкие места в процессе найма. Для ряда вакансий специалисты компании сократили объем тестового задания, что упростило его выполнение. Решение увеличило скорость ответов и количество кандидатов, успешно прошедших данный этап.

Кроме того, у компании появился удобный инструмент для оценки эффективности HR-отдела. KPI рекрутеров теперь рассчитывается на основании объективных данных из Битрикс24. Информация выгружается автоматически, что освобождает от ее ручного сбора и позволяет избежать ошибок при заполнении отчета.