Любая задача в компании должна быть поставлена и подробно описана в соответствующем проекте на портале Битрикс24. За каждым проектом закреплен руководитель того или иного отдела, который выполняет роль куратора. Для строгого соблюдения установленных дедлайнов при создании задач постановщики запрещают исполнителям менять крайний срок.

В случае необходимости исполнитель может запросить смену крайнего срока. Однако для этого ему необходимо лично получить разрешение у куратора проекта, а затем обращаться к постановщику задачи.

Сотрудники тратили слишком много времени на обсуждение крайних сроков задач с руководством и отвлекались от выполнения своих основных обязанностей. В свою очередь, руководителям приходилось выяснять причины переноса крайних сроков задач, а также давать комментарии постановщикам и исполнителям в личных переписках.

Для запуска процесса согласования изменения крайнего срока исполнителю необходимо перейти в задачу и открыть вкладку «Смена срока».

В открывшемся разделе достаточно указать новый крайний срок задачи и причину переноса дедлайна, а после нажать кнопку «Сохранить».

В первую очередь заявка на изменение крайнего срока поступает куратору проекта в виде задания бизнес-процесса. Уведомление содержит в себе информацию о текущем и запрашиваемом крайнем сроке, ссылку на задачу, а также комментарий исполнителя.

Если у куратора есть замечания к запросу, в таком случае ему необходимо указать комментарий в соответствующем поле.

Далее система формирует итоговое уведомление и направляет его постановщику задачи на согласование через специального бота в чатах Битрикс24. Уведомление содержит в себе данные по дедлайнам, комментарии всех участников процесса и ссылку на задачу.

Основываясь на комментариях исполнителя и куратора, постановщику необходимо принять решение и нажать одну из кнопок: «Принять» или «Отклонить». В зависимости от выбранного варианта система автоматически изменяет крайний срок в задаче или оставляет его прежним.

По окончании процесса всем участникам направляется уведомление с информацией о решении постановщика, новом крайнем сроке, а также основных данных по задаче.

1. Когда за проектом не закреплён куратор, запрос на изменение крайнего срока направляется напрямую постановщику задачи.

2. Если процесс согласования крайнего срока запускает соисполнитель, в таком случае запрос в первую очередь направляется исполнителю, а уже после его одобрения — куратору и постановщику задачи.

Главный итог нашей работы — создание универсальной системы для быстрого согласования изменений крайних сроков в задачах на портале Битрикс24. Сотрудникам и руководителям больше не нужно тратить время на личные переписки для обсуждения дедлайнов. При этом у всех участников процесса есть возможность ознакомиться с полной историей изменений крайнего срока в той или иной задаче.