Компания заключает контракты с юрлицами на регулярную поставку экспресс-тестов. Однако если клиенты долгое время не размещали заказы, то на складе скапливались неотгруженные товары. Их длительное хранение создавало дополнительные издержки, а также усложняло планирование закупок и управление запасами.

Кроме того, проблема заключалась в том, что у менеджеров не было системы мониторинга истекающих договоров. В условиях большой клиентской базы и высокой загруженности сотрудники часто забывали напомнить заказчикам о необходимости пролонгации контракта. Это приводило к оттоку клиентов и потере прибыли.

Благодаря настроенной интеграции данные из 1С автоматически передаются в Битрикс24. Таким образом, в карточке сделки фиксируются:

• Даты начала и окончания договора
• Номер договора
• Дата последней отгрузки

Система анализирует эту информацию, отслеживает приближение крайних сроков и автоматически отправляет клиентам персонализированные напоминания с актуальными данными по их контрактам.

Система ежедневно проверяет карточки Сделок в CRM и автоматически отправляет напоминания клиентам при выполнении одного из двух условий:

• Осталось два месяца или меньше до окончания срока действия договора. В таком случае система отправляет сообщение с предложением о пролонгации контракта.

• Прошло три месяца или больше с момента последней отгрузки. В этом случае система отправляет сообщение с напоминанием об остатках товара по контракту и предложением разместить заказ.

Пороговые значения для мониторинга (два и три месяца соответственно) настраиваются индивидуально и могут быть скорректированы в зависимости от запроса заказчика.

Система использует два шаблона автоматических уведомлений в зависимости от триггера:

• «Долго не было заказов» — для клиентов, которые в течение трех и более месяцев не забирали партию товара, которая должна быть отгружена по договору.

• «Заканчивается срок контракта» — для клиентов с истекающим сроком действия договора (менее двух месяцев до окончания).

Каждое письмо формируется индивидуально на основании данных из 1С: в шаблон автоматически подставляется номер договора, даты его действия и остаток неотгруженного товара, если это требуется.

Письмо-напоминание по обоим шаблонам помимо актуальных данных по контракту содержит ссылку, перейдя по которой клиент может выбрать один из трех вариантов дальнейших действий:

• Разместить заказ
• Отправить заказ позже
• Отправить запрос на расторжение договора

Рассылку можно также запустить вручную прямо из карточки сделки. Для этого менеджеру нужно выбрать один из двух типов сообщений, при необходимости внести корректировки в шаблон и нажать кнопку «Отправить напоминание».

При этом, если система недавно отправляла клиенту уведомление или триггерные условия еще не наступили (осталось больше двух месяцев до окончания срока действия договора или клиент недавно размещал заказ), в форме появится предупреждение о том, что отправлять письмо с напоминанием не рекомендуется.

Главный итог нашей работы — создание инструмента, который автоматически проверяет дату последней отгрузки товара и окончания договора, а также, в случае необходимости, отправляет персонализированные уведомления. При этом напоминания содержат специальную ссылку, которая предоставляет клиенту несколько вариантов дальнейших действий по договору.

Таким образом, менеджерам больше не нужно тратить ресурсы на отслеживание сроков по договорам и ручную отправку сообщений: и то, и другое система делает автоматически. Это позволяет исключить человеческий фактор, повысить показатель удержания клиентов и освободить ресурсы команды.