Автоматизация работы отдела закупок в Битрикс24

Компания участвует в тендерах на поставку расходников и комплектующих для промышленного оборудования. После подтверждения участия в тендере заказчики направляют в компанию Excel‑файлы с регламентированной структурой, в которых подробно описан весь состав заказа. Перед тем как приступить к закупке, менеджерам требуется найти поставщиков запчастей, при необходимости подобрать аналоги, указать цены и множество дополнительной информации, а затем получить согласование от клиента.

Так как закупщики фиксируют всю информацию в обособленных Excel‑файлах, руководству крайне сложно контролировать работу персонала по взаимодействию с клиентом. Чтобы проверить заказ, приходится каждый раз запрашивать таблицы, оставлять комментарии по внесению правок, затем лично обсуждать правки с сотрудниками. Все это значительно замедляет процесс закупок и снижает общую эффективность компании.

Многие сотрудники работают в компании 5 и более лет. За это время большинство привыкло использовать именно Excel. Для руководства было принципиально важно получить инструмент для контроля всего процесса закупок, но при этом не снижать эффективность персонала и не тратить время на переобучение.

При поступлении письма с вложенным Excel‑файлом, название которого содержит код клиента, присвоенный при подписании договора, система автоматически создает новую карточку в смарт‑процессе «Запросы» и фиксирует ее на первой стадии «Новый запрос».

Перейдя внутрь карточки, пользователь может ознакомиться с основной информацией о запросе, включая:

• Данные компании-заказчика
• Дату поступления
• Данные сотрудника, ответственного за компанию-заказчика и запрос
• Перечень необходимого оборудования

Чтобы просмотреть перечень позиций в заказе, менеджеру необходимо перейти во вкладку «Оборудование».

Кроме наименований, во вкладке представлены требуемое количество каждой позиции, товарные коды, единицы измерения и прочие необходимые данные. Для получения развернутой информации по конкретной позиции пользователю необходимо открыть ее карточку.

Чтобы приступить к обработке нового заказа, менеджеру необходимо открыть карточку запроса, перейти на вкладку «Оборудование», а затем собрать и заполнить по каждой позиции заказа следующие данные:

• Поставщик
• Цена за единицу в закупке
• Стоимость для клиента
• Стоимость логистики

Также в процессе работы с заказом закупщик должен вносить в карточку договоры, счета на оплату, УПД, данные по логистике и прочую сопутствующую информацию.

Данные по каждому оборудованию автоматически формируют в общей карточке запроса следующие данные:

• Стоимость закупки
• Стоимость логистики
• Суммарную маржинальность всех позиций

После того, как закупщик собрал всю информацию по каждому оборудованию в заказе, ему необходимо перенести карточку запроса на стадию «Подготовка».

Далее система автоматически формирует карточки заказов к каждому выбранному в заявке поставщику и фиксирует их в запросе на вкладке «Закупки».

Карточки запросов содержат полный набор необходимых сведений:

• Дату создания
• Данные сотрудника, который создал заказ
• Данные сотрудника, ответственного за заявку
• Текущую стадию закупки
• Данные поставщика
• Перечень заказываемого оборудования

На основании данных в карточках заказов система формирует и рассылает письма с полным перечнем необходимого оборудования каждому поставщику.

После получения ответов от поставщиков, закупщику необходимо перенести общую карточку заказа на стадию «Согласование» и отправить всю информацию конечному заказчику оборудования.

Далее идут стандартные стадии оплаты, доставки и отгрузки заказа, каждая из которых фиксируется в карточках оборудования и закупок.

После того, как заказ доставлен конечному клиенту, менеджеру остается перенести общую карточку заявки на финальную стадию.

Ключевым результатом нашей работы стало создание системы, которая позволяет сотрудникам работать как в Битрикс24, так и в Excel, но при этом предоставляет руководству возможность контролировать закупки в режиме онлайн. Компании не нужно тратить время и деньги на обучение персонала, чтобы получать детальную информацию о работе с клиентами и поставщиками. При этом решение автоматизирует многие рутинные процессы в работе закупщиков, такие как поиск новых заявок от клиентов на электронной почте, назначение ответственного за заказ и формирование писем поставщикам.