Автоматизация процесса согласования пропусков на предприятие в Битрикс24

На территории предприятия действует строгий пропускной режим. Чтобы транспортные средства, спецтехника или посторонний человек получили доступ на объект, ответственным сотрудникам необходимо оформить заявку и отправить ее в службу безопасности по электронной почте. В свою очередь руководитель отдела безопасности должен рассмотреть ее, уведомить о принятом решении автора заявки и при согласовании передать на пропускной пункт подробные данные о планируемом визите.

Процесс оформления и согласования заявок, а также информирование сотрудников КПП занимал несколько часов. Это препятствовало своевременному въезду и выезду спецтехники на территорию предприятия, а также нередко нарушало график вывоза готовой продукции для последующей доставки в магазины. Кроме того, заявки часто терялись в потоке писем на электронной почте службы безопасности.

Работа системы состоит из четырех основных этапов. Ниже мы подробно разберем каждый из них.

Чтобы согласовать пропуск на территорию предприятия, необходимо запустить бизнес‑процесс в ленте новостей Битрикс24 «Заявка в службу безопасности» и указать следующие данные:

• Тип заявки (Въезд или Выезд)
• Государственный номер транспортного средства
• Цель визита
• Дата
• Время
• КПП, через который будет осуществлен въезд или выезд
• Дополнительный комментарий

После заполнения всех полей остается нажать кнопку «Запустить». Далее информация по заявке будет автоматически передана начальнику службы безопасности на рассмотрение.

После формирования новой заявки руководитель отдела безопасности получает автоматическое уведомление о необходимости рассмотреть обращение и принять решение.

Перейдя по ссылке в уведомлении, можно ознакомиться с подробной информацией по заявке, а также согласовать или отклонить ее. После принятия решения система также оповестит об этом автора обращения соответствующим уведомлением.

Также сразу после запуска процесса согласования на основании данных, указанных в заявке, автоматически создается новая карточка в смарт‑процессе «Заявки в службу безопасности» и фиксируется на стадии «Новые заявки».

Смарт‑процесс предоставляет сотрудникам охраны возможность отслеживать все заявки в удобном интерфейсе, а также просматривать историю выданных разрешений по каждому контрольно‑пропускному пункту.

Все согласованные заявки фиксируются на стадии «Ожидают своей даты». При наступлении срока, указанного в карточке, заявка автоматически переходит на стадию «Уведомление КПП».

Ежедневно в 8:00 система проверяет наличие карточек в смарт‑процессе «Заявки в службу безопасности» на стадии «Уведомление КПП». На основании данных, указанных в заявках, формируются уведомления для каждого пропускного пункта, которые включают подробные сведения о запланированных визитах. Далее информация передается в специальные чаты в Битрикс24 и Telegram.

Таким образом, руководителю службы безопасности не нужно уведомлять сотрудников каждого КПП о выданных пропусках. Система делает это автоматически, без участия персонала предприятия.

Чтобы зафиксировать факт прохода посетителя или въезда транспортного средства на территорию предприятия, сотруднику необходимо открыть соответствующую карточку заявки, перейдя по ссылке в уведомлении, и передвинуть ее на завершающую стадию. При этом изменить стадию в карточке заявки можно как в десктопной, так и в мобильной версии Битрикс24.

Ключевым результатом нашей работы стало создание удобного инструмента для формирования и согласования заявок на выдачу пропусков. Сотрудникам предприятия больше не нужно вести долгую переписку по электронной почте — весь процесс происходит в рамках портала Битрикс24 и занимает считанные минуты. Кроме того, благодаря автоматическим уведомлениям о выданных разрешениях у охраны всегда есть актуальная информация о лицах и транспорте, которым разрешен доступ на предприятие.