28 октября 2025
Дата публикации:
Настройка и автоматизация CRM Битрикс24 для агентства недвижимости
Настройка и автоматизация CRM Битрикс24 для агентства недвижимости
Оптимизация процессов обработки обращений с рекламных площадок для увеличения конверсии лидов в сделки и роста прибыли
Настройка CRM, разработка воронок продаж, внедрение системы автоматического распределения лидов по менеджерам
Стандартизация обработки лидов, увеличение конверсии, сокращение объема рутины в работе персонала, выстроенная система аналитики продаж, равномерное распределение нагрузки на менеджеров
Заказ почти оформлен!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
Получите консультацию по внедрению Битрикс24!
Заполните форму, мы свяжемся и обсудим детали
О заказчике
Заказчик — международное агентство, которое профилируется на продаже курортной недвижимости для жизни и инвестиций в России, Таиланде, Индонезии и Турции.
Основные рабочие процессы компании, включая работу с клиентами, построены на базе Битрикс24.
Основные рабочие процессы компании, включая работу с клиентами, построены на базе Битрикс24.
Внутренние процессы
С какими проблемами обратился заказчик ?
Продажи
Все полученные заявки с рекламных объявлений выгружались в Excel-таблицу. Далее менеджеры связывались с клиентами, предлагали услуги агентства и, в случае успеха, создавали сделку в Битрикс24. Такой подход к обработке лидов приводил к ошибкам и низкой конверсии, а также препятствовал созданию единой клиентской базы.
Лиды в Excel
Менеджеры разбирали лиды из Excel-таблиц без каких-либо ограничений, что становилось причиной неравномерной загрузки персонала. Одни сотрудники были перегружены, другие, наоборот, оставались без новых заявок. Это приводило к снижению производительности, ухудшению качества обслуживания и потере прибыли.
Неравномерное распределение обращений
Дубликаты лидов
Часто клиенты оставляли заявки сразу на нескольких рекламных площадках по одному и тому же объекту недвижимости. В следствие этого в Excel-таблицах с Лидами появлялись дубли. В результате один и тот же покупатель мог получить несколько звонков от разных менеджеров, что вызывало недовольство и отказ от сотрудничества.
В компании отсутствовал выстроенный регламент работы с лидами и холодной базой клиентов. Зачастую это приводило к потере потенциальных покупателей на первичных стадиях взаимодействия.
Хаотичная работа отдела продаж
Для аналитики эффективности рекламных площадок и работы менеджеров использовалась Excel-таблица. Вследствие большого количества дублей получить достоверную информацию из такого источника было практически невозможно. Другие инструменты для аналитики лидогенерации и работы отделов продаж отсутствовали.
Отсутствие данных для аналитики
Если клиент отказался от услуг агентства, на этом работа с лидом не заканчивается. В течение двух недель менеджеры уведомляют его о выгодных предложениях и акциях. Ручная рассылка сообщений отнимала колоссальное количество времени. Также сотрудники часто забывали отправить напоминание и теряли потенциального покупателя.
Рутинные задачи
Поставленные задачи
- Аккумулировать заявки клиентов со всех источников и рекламных кабинетов в CRM Битрикс24.
- Разработать эффективную воронку продаж в CRM для обработки лидов с рекламных площадок и прочих источников.
- Регламентировать процесс распределения лидов между менеджерами отделов продаж и обеспечить сбалансированную загрузку всего персонала.
- Автоматизировать рассылку уведомлений потенциальным клиентам о выгодных предложениях и акциях.
- Исключить вероятность появления дублей в базе потенциальных клиентов.
- Внедрить инструменты для сбора и аналитики данных по эффективности каналов привлечения клиентов и работы отделов продаж.
Реализованные инструменты и настройки
Результат:
Персоналу не нужно работать с Excel-таблицами. Вся информация выгружается в одну систему, что ускоряет процесс первичной обработки заявок.
Экспорт всех лидов в CRM Битрикс24
В первую очередь была настроена выгрузка всех заявок и обращений клиентов в CRM. Лиды с рекламных кабинетов, мессенджеров, электронной почты и сайтов партнеров аккумулируются в воронке продаж для дальнейшей обработки. Каждый лид содержит информацию, которую клиент указал при заполнении формы обратной связи.
Результат:
В системе отсутствуют дубликаты лидов. Это обеспечивает четкое распределение клиентской базы между менеджерами и предотвращает их пересечение.
Проверка на дубли
При выгрузке лидов система автоматически проверяет заявки на дубли контактных данных. Если клиент, который уже есть в CRM, отправляет заявку, информация о новом обращении фиксируется в уже созданной карточке, а новый лид закрепляется на стадии «Дубликаты».
Результат:
Менеджерам и руководителям не нужно заходить в каждую карточку CRM, чтобы получить основную информацию о лиде — достаточно прочесть название.
Автоматическое формирование названий Лидов
Получая новый лид, система автоматически формирует для него стандартизированное название, которое содержит ключевые данные о заявке. Итоговое название включает:
- Номер заявки
- Название рекламной площадки или агентства
- Регион недвижимости, которой заинтересовался клиент
- Название коттеджного поселка или жилого комплекса
Результат:
Менеджеры работают по единому регламенту, который обеспечивает постоянное взаимодействие с клиентами, высокое качество обслуживания и рост конверсии.
Структурированная воронка для работы с лидами
После выгрузки все лиды попадают в единый канбан, состоящий из 23 стадий взаимодействия с клиентами, которые заинтересовались услугами агентства, включая подбор конкретной недвижимости.
Результат:
Заявки клиентов равномерно распределяются между менеджерами, что предотвращает перегрузку сотрудников и ускоряет обработку лидов.
Новой заявке автоматически присваивается персональный менеджер в зависимости от региона недвижимости. Система также учитывает текущую загрузку сотрудников — если у менеджера уже есть максимально-допустимое количество заявок, лид передается его коллегам, которые подходят под другие критерии распределения.
Автораспределение лидов по менеджерам
Автоматические рассылки писем и уведомлений
Клиенты, до которых не удалось дозвониться, получают автоматические уведомления о заполненной заявке. Для запуска процесса отправки сообщений менеджеру достаточно перенести карточку лида на соответствующую стадию воронки продаж. Если клиент ответит на сообщение, система автоматически уведомит об этом менеджера.
Результат:
Менеджерам не нужно помнить о каждом потенциальном клиенте и тратить время на рассылку напоминаний — система делает это автоматически.
Автораспределение лидов по менеджерам
Новой заявке автоматически присваивается персональный менеджер в зависимости от региона недвижимости. Система также учитывает текущую загрузку сотрудников — если у менеджера уже есть максимально-допустимое количество заявок, лид передается его коллегам, которые подходят под другие критерии распределения.
Результат:
Заявки клиентов равномерно распределяются между менеджерами, что предотвращает перегрузку сотрудников и ускоряет обработку лидов.
Структурированная воронка для работы с лидами
После выгрузки все лиды попадают в единый канбан, состоящий из 23 стадий взаимодействия с клиентами, которые заинтересовались услугами агентства, включая подбор конкретной недвижимости.
Результат:
Менеджеры работают по единому регламенту, который обеспечивает постоянное взаимодействие с клиентами, высокое качество обслуживания и рост конверсии.
Автоматическое формирование названий Лидов
Итоговое название включает:
- Номер заявки
- Название рекламной площадки или агентства
- Регион недвижимости, которой заинтересовался клиент
- Название коттеджного поселка или жилого комплекса
Получая новый лид, система автоматически формирует для него стандартизированное название, которое содержит ключевые данные о заявке.
Результат:
Менеджерам и руководителям не нужно заходить в каждую карточку CRM, чтобы получить основную информацию о лиде — достаточно прочесть название.
Экспорт всех лидов в CRM Битрикс24
В первую очередь была настроена выгрузка всех заявок и обращений клиентов в CRM. Лиды с рекламных кабинетов, мессенджеров, электронной почты и сайтов партнеров аккумулируются в воронке продаж для дальнейшей обработки. Каждый лид содержит информацию, которую клиент указал при заполнении формы обратной связи.
Результат:
Персоналу не нужно работать с Excel-таблицами. Вся информация выгружается в одну систему, что ускоряет процесс первичной обработки заявок.
Проверка на дубли
При выгрузке лидов система автоматически проверяет заявки на дубли контактных данных. Если клиент, который уже есть в CRM, отправляет заявку, информация о новом обращении фиксируется в уже созданной карточке, а новый лид закрепляется на стадии «Дубликаты».
Результат:
В системе отсутствуют дубликаты лидов. Это обеспечивает четкое распределение клиентской базы между менеджерами и предотвращает их пересечение.
Результат:
Менеджерам не нужно помнить о каждом потенциальном клиенте и тратить время на рассылку напоминаний — система делает это автоматически.
Автоматические рассылки писем и уведомлений
Клиенты, до которых не удалось дозвониться, получают автоматические уведомления о заполненной заявке. Для запуска процесса отправки сообщений менеджеру достаточно перенести карточку лида на соответствующую стадию воронки продаж. Если клиент ответит на сообщение, система автоматически уведомит об этом менеджера.
Результат:
Руководители могут получить достоверную информацию для планирования рекламного бюджета, прогнозирования прибыли и объективной оценки работы персонала.
BI-отчеты по эффективности источников лидов и продаж
Для аналитики рентабельности каналов привлечения клиентов, а также эффективности менеджеров отдела продаж были разработаны BI-отчеты.
- Отчет по лидам содержит информацию о количестве заявок на той или иной стадии воронки, времени нахождения лида на каждой стадии, а также общие данные о конверсиях в сделки.
- Отчет по брокерам содержит данные о количестве обработанных лидов каждым менеджером отдела продаж.
- В отчёте по сделкам отображается сумма забронированной недвижимости, количество сделок, а также общая прибыль с каждой рекламной площадки.
BI-отчеты по эффективности источников лидов и продаж
Для аналитики рентабельности каналов привлечения клиентов, а также эффективности менеджеров отдела продаж были разработаны BI-отчеты.
- Отчет по лидам содержит информацию о количестве заявок на той или иной стадии воронки, времени нахождения лида на каждой стадии, а также общие данные о конверсиях в сделки.
- В отчёте по сделкам отображается сумма забронированной недвижимости, количество сделок, а также общая прибыль с каждой рекламной площадки.
- Отчет по брокерам содержит данные о количестве обработанных лидов каждым менеджером отдела продаж.
Результат:
Руководители могут получить достоверную информацию для планирования рекламного бюджета, прогнозирования прибыли и объективной оценки работы персонала.
в 2 раза
до 5 минут
на 23%
Итоги проекта
Автоматический экспорт всех лидов в CRM сократил время между подачей заявки клиентом и звонком менеджера до 5 минут.
Системы проверки дубликатов и нейминга лидов ускорили процесс обработки заявок клиентов в 2 раза.
Воронка обработки лидов и автоматические рассылки напоминаний увеличили конверсию в сделки на 23%.
на 25%
Отчеты с данными о рентабельности источников лидов позволили перераспределить рекламный бюджет и увеличить количество заявок на 25%.
Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников
