Автоматизация процессов согласования закупок
в Битрикс24

На момент обращения в компании был реализован очень сложный и запутанный процесс согласования внутренних закупок. Для покупки канцелярии, оргтехники, запчастей для служебного транспорта и многого другого руководителям отделов было необходимо сформировать заявку и направить ее генеральному директору. В случае согласования заявка попадала в коммерческий отдел, который искал поставщиков, формировал счета и возвращал заявку обратно генеральному директору. Если генеральный директор согласовывал закупку, заявка передавалась в бухгалтерию для оплаты счета. На последнем этапе заявка возвращалась обратно к руководителю отдела, которому было необходимо принять заказ и поставить его на учет в бухгалтерии.

Все этапы согласования проходили по электронной почте, что занимало огромное количество времени. Сотрудникам приходилось неделями ждать, пока заявка будет утверждена и обработана коммерческим отделом. Даже покупка бумаги для принтеров превращалась в настоящую проблему.

Чтобы сформировать заявку, руководителю необходимо зайти в новый раздел главного меню «Внутренние закупки» и нажать кнопку «Создать».

После этого откроется окно создания заявки, где руководителю необходимо указать название и подробное описание запроса. Также есть возможность указать дополнительный комментарий, примерную стоимость и приложить файл.

После того как руководитель отдела нажмет кнопку «Отправить», генеральный директор получит уведомление о том, что появилась новая заявка на закупку. Для того чтобы ознакомиться с подробностями заявки, необходимо нажать кнопку «Приступить».

Далее откроется карточка с описанием заявки и всеми приложенными файлами. Генеральному директору остается ознакомиться с данными и принять решение.

• Согласовано

Заявка перейдет на этап поиска поставщика.

• На доработку

Заявка вернется к руководителю отдела.

• Отклонить

Процесс будет завершен.

Также есть возможность указать дополнительный комментарий при принятии решения о согласовании, например, с перечнем вопросов в случае отправки заявки на доработку.

Согласованная заявка переходит на стадию поиска поставщиков. На данном этапе всем сотрудникам коммерческого отдела поступает уведомление о новой заявке, которую необходимо взять в работу.

Сотруднику, который в данный момент наименее загружен и может приступить к обработке, необходимо ознакомиться с описанием заявки и нажать кнопку «Беру в работу». Для остальных сотрудников заявка станет недоступна.

После того как исполнитель нажал кнопку «Беру в работу», система автоматически формирует для него задачу, которая содержит в себе всю необходимую информацию о заявке. Постановщиком указывается руководитель отдела, который создал заявку.

Как только исполнитель найдет поставщика и завершит задачу, ему поступит новое задание — «Ввод данных по поставщикам». На этом этапе сотруднику необходимо указать поставщика и стоимость заказа, а также приложить счет на оплату.

После формирования счета заявка переходит на этап «Подписание счета», а генеральному директору поступает соответствующее задание в раздел «Автоматизация».

Далее директору необходимо ознакомиться со счетом и прикрепить подписанный документ. Далее заявка переходит в бухгалтерию.

Как только заявка попадает на стадию «Оплата», бухгалтеру приходит задание на оплату счета по заявке. По факту оплаты сотруднику остается нажать кнопку «Счет оплачен», что продвинет заявку на следующий этап.

Далее заявка переходит на стадию «Организация доставки», а система формирует новое задание для сотрудников коммерческого отдела.

В рамках данного задания сотруднику, который возьмет заявку в работу, необходимо указать ожидаемую дату доставки и перевозчика, а затем нажать кнопку «Доставка организована».

Финальная стадия, в рамках которой руководитель отдела получает задание на прием доставки, а также постановку полученного имущества на учет в бухгалтерии.

Вся история взаимодействия с заявкой автоматически сохраняется в ее карточке. Благодаря этому руководитель отдела или генеральный директор может в любой момент отследить, какой именно отдел или сотрудник работает с заявкой.

Главный итог нашей работы — создание удобной и надежной системы согласования закупок в рамках Битрикс24. Руководителям отделов и сотрудникам коммерческого отдела больше не нужно тратить время на согласование закупок по электронной почте или лично обращаться к генеральному директору и в бухгалтерию. Система автоматически продвигает заявку по всем этапам согласования, что значительно ускоряет процесс.