Компания регулярно производит закупку материалов, оборудования и расходников, которые необходимы для работы предприятий и офисов. За много лет был сформирован перечень поставщиков, с которыми компания сотрудничает на постоянной основе.

После формирования нового заказа в 1С менеджерам отдела снабжения приходилось вручную рассылать письма с заказами поставщикам, а затем постоянно проверять электронный ящик на наличие счетов от подрядчиков. Поиск определенных писем на общей корпоративной почте компании отнимал колоссальное количество времени и отвлекал сотрудников от их основных обязанностей.

Отдел снабжения производит закупки практически ежедневно. Работа ведется с большим количеством подрядчиков, а обработка счетов и оформление необходимых бумаг занимает большое количество времени.

Вследствие высокой загруженности и отсутствия четкого регламента закупщикам было крайне сложно контролировать каждый заказ — в результате работа отдела снабжения становилась хаотичной и непрозрачной. Следствием подобного подхода стали задержки поставок, что в конечном итоге привело к падению эффективности работы всего предприятия.

Решение построено на базе смарт‑процесса «Снабжение», который выполняет роль цифрового рабочего места для закупщиков и включает 9 стадий обработки заказов. Далее мы разберем каждый этап работы с системой отдельно.

При создании заказа поставщику в 1С система выгружает данные в Битрикс24 и формирует карточку нового заказа в смарт‑процессе «Снабжение».

Новая карточка фиксируется на первой стадии «Новые заказы» и включает в себя контактные данные подрядчика, а также PDF‑файл с составом заказа.

На основе созданной карточки система автоматически формирует письмо с подробной информацией о заказе и отправляет его на электронный адрес поставщика.

После отправки письма карточка заказа переходит на стадию «Заказ размещен».

Далее запускается автоматизированный процесс мониторинга электронной почты на наличие письма от поставщика с вложенным счетом по заказу. Данная процедура выполняется с помощью нейросети «DeepSeek».

При обнаружении письма с файлом счета, отправленного с электронной почты поставщика, система переносит документ в заказ на стороне Битрикс24, а затем передвигает его карточку на этап «В оплате». Дополнительно ответственный за заказ сотрудник получает соответствующее уведомление о получении счета.

После получения счета сотруднику отдела снабжения необходимо согласовать его с руководством и передать документ в бухгалтерию. После проведения оплаты на стороне 1С карточка заказа в Битрикс24 автоматически переходит на стадию «Оплачен».

В рамках последующих стадий с карточкой заказа работает специалист отдела снабжения, который вручную меняет стадию в зависимости от текущего статуса.

Главный итог — создание инструмента, который регламентирует все этапы работы отдела снабжения, автоматизирует рутинные процессы и позволяет руководству компании эффективно контролировать процессы закупок. Искусственный интеллект, интегрированный с системой, оперативно отбирает счета из сотен писем и связывает их с контрактными заказами, что значительно ускоряет процессы закупок.

Штатный функционал Битрикс24:

• Бизнес-процессы
• REST API «Битрикс24»
• Смарт-процессы

Приложения из Битрикс24 Маркетплейс:

• Авто-запуск БП по делу
• Коннектор к 1С

Внешние сервисы:

Нейросеть «DeepSeek»