Топ-5 ошибок при внедрении Битрикс24 и как их избежать

Битрикс24 — важнейший инструмент для развития бизнеса. Он помогает избавиться от рутины, упростить работу и увеличить прибыль. Но, к сожалению, далеко не всегда внедрение платформы приводит к положительным изменениям.

Почему Битрикс24 не работает и не приносит результата в конкретном случае? Какие ошибки совершают руководители компаний при подключении CRM? В статье рассказываем, что мешает успешному внедрению системы и как не потратить деньги впустую.

Чтобы платформа стала полноценным инструментом для роста, ее нужно глубоко интегрировать во внутренние процессы. Рано считать внедрение Битрикс24 завершенным, если компания просто подключила CRM, перенесла в нее базу данных и настроила интерфейс.

Ниже — несколько признаков, которые показывают, что платформа не прижилась, а дальнейшее ожидание результатов без кардинальных изменений бессмысленно:

Они продолжают заносить данные в Google-таблицы или Excel, сохраняют информацию в заметках, ставят задачи коллегам в Telegram — даже несмотря на то, что в Битрикс24 есть необходимый функционал, который может упростить работу.

Сотрудники не пользуются платформой

Конверсия не растет, заявки обрабатываются долго и все также могут теряться, в Битрикс24 заносится неактуальная информация, в отчетах сотрудников все еще присутствуют ошибки, а сроки по задачам продолжают срываться.

Нет улучшения показателей

Реквизиты, контакты, информация по заявкам, различные отчеты — сотрудники продолжают тратить время на ручное внесение данных в Битрикс24 из сторонних сервисов. Интеграций либо нет, либо они не настроены под запрос компании.

Данные из сторонних сервисов переносятся вручную

Менеджеры не обновляют информацию, не заполняют нужные поля или заполняют их лишь частично, осознанно вносят ложные данные — чтобы поскорее закрыть сделку или потому что просто не знают, где найти нужные сведения.

В CRM и отчетах присутствуют недостоверные данные

Часто сотрудники продолжают пользоваться старыми инструментами, потому что их версия системы не поддерживает все критически важные функции: телефонию, интеграцию с соцсетями, управление проектами.

На выбранном тарифе нет нужного функционала

Сложности, которые мы описали выше, не связаны с работой платформы. Некоторые из них могут возникать, даже если Битрикс24 точечно настроен и адаптирован под конкретную компанию. Поэтому чаще всего проблемы — это следствие ошибок, которые допускаются при разработке стратегии внедрения.

Мы сознательно делаем акцент на вопросах, которые находятся в зоне ответственности заказчиков. Это не обвинение, а попытка помочь избежать сложностей. Ведь часть работы в процессе внедрения Битрикс24 невозможно делегировать. Поэтому осознанное участие клиента — необходимое условие для успеха проекта.

Интегратор берет на себя всю техническую часть: настройку и доработку платформы, реализацию интеграций. Специалисты могут также помочь сформулировать цели и выявить потенциальные риски. Но только заказчик знает, как на самом деле устроены внутренние процессы в компании и над чем именно нужно работать.

Ниже — 5 наиболее распространенных ошибок, которые совершают будущие пользователи Битрикс24 на этапе подготовки к внедрению платформы.

Поэтому перед тем, как подключить Битрикс24 самостоятельно, задайте себе несколько вопросов:

• Сколько времени займет процесс на самом деле? Речь идет об изучении и настройке десятков разных функций. Ответственному за внедрение сотруднику также придется обучать коллег и решать возникающие проблемы с Битрикс24. С учетом загруженности на основных проектах процесс может затянуться.

• Сколько это будет стоить бизнесу? Рационально ли тратить зарплату руководителя или кого-то из сотрудников на то, чтобы вместо своей непосредственной работы он изучал вопрос, который не входит в его должностные обязанности?

• Кто сможет предоставить объективную обратную связь? При самостоятельном внедрении отсутствует эксперт, который мог бы указать на ошибки. Команда видит лишь их последствия, но никто не знает, как найти и своевременно устранить причины.

Чаще всего попытка сэкономить и самостоятельно внедрить CRM обходится дороже, чем работа интегратора. Потерянное время, ошибки в настройке процессов и последующая необходимость масштабной корректировки делают такой подход экономически неэффективным.

Нередко компании решают внедрить Битрикс24 самостоятельно, чтобы сэкономить на услугах интегратора. Поскольку интерфейс платформы интуитивно понятен, руководители полагают, что смогут настроить все лично или делегировать этот вопрос подчиненным.

Такой подход изначально ошибочен. У ответственного за внедрение сотрудника редко хватает времени, знаний и опыта, чтобы не просто подключить систему, но превратить ее в работающий инструмент. В результате формально CRM в компании есть, но реальной пользы бизнесу не приносит.

Более того, часто самостоятельное подключение Битрикс24 не только не решает текущие, но создает для компании дополнительные проблемы. В CRM попадают неполные или неточные данные, на основе которых принимаются ошибочные стратегические решения.

Чтобы избежать этой ошибки, заранее оцените, знаете ли вы:

• Сколько времени тратят менеджеры на обработку заявок

• Где сотрудники хранят и обрабатывают данные

• На каких этапах воронки продаж и какие именно сложности возникают с потенциальными клиентами

• Как организован обмен данными между платформами, с которыми работает команда

• Как работники ставят друг другу задачи, передают дела и отслеживают их выполнение

• Какие метрики используются для оценки эффективности бизнеса и насколько корректны эти данные

На основе анализа этих пунктов вы можете поставить интегратору конкретные задачи, например:

✓ Разработать наглядный отчет для оценки эффективности работы менеджеров

✓ Настроить интеграцию Битрикс24 со сторонними сервисами

✓ Перенести базу клиентов из Excel-таблиц в Битрикс24, актуализировать ее и удалить дубли

✓ Разработать индивидуальные воронки продаж

✓ Настроить инструменты для постановки и делегирования задач, а также контроля за их исполнением

Не всегда руководители понимают, зачем Битрикс24 нужен их бизнесу. Систему внедряют по принципу «чтобы было», ориентируясь на внешние факторы: анализ практик конкурентов, общий тренд на цифровизацию или рекомендации деловых партнеров.

Такая мотивация редко приводит к успеху, потому что не учитывает внутренние потребности компании. Внедрение превращается в формальный процесс, когда важнее становится само наличие платформы, а не достижение с ее помощью измеримых результатов.

Чтобы избежать этих сложностей:

✓ Разработайте подробные инструкции, которые помогут сотрудникам быстро разобраться с функционалом платформы и упростят онбординг новичков

✓ Покажите сотрудникам выгоду от работы в Битрикс24. Вовлеченность будет выше, когда сотрудники поймут, что система работает на них

✓ Настройте напоминания для менеджеров. Например, что нужно заполнить карточку или зафиксировать результат созвона

✓ Привяжите KPI к метрикам, фиксируемым в CRM: количеству закрытых сделок или своевременности обработки лидов

Битрикс24 мало грамотно настроить. CRM не работает сама по себе, поэтому успешность внедрения зависит еще и от того, поймут ли сотрудники, как использовать ее в повседневной работе. Однако многие компании пренебрегают системным обучением команды.

Руководство может считать, что коллектив сам освоит функционал, ведь Битрикс24 быстрее и удобнее привычных инструментов. Но без обучения сотрудники воспринимают CRM как дополнительную нагрузку: они не знают, как система упрощает их работу и экономит время. В итоге платформу просто игнорируют.

Конечно, речь не идет о том, чтобы перед внедрением платформы все было идеально. Тем не менее важно убедиться, что в компании есть:

✓ Понимание ключевых бизнес-процессов. Менеджеры должны знать продукт, уметь общаться и вести клиента по воронке продаж. Обработка заявок и взаимодействие между отделами должны быть налажены заранее.

✓ Распределение зон ответственности и механизм постановки задач. В компании должна быть выстроена понятная иерархия, чтобы сотрудники знали, кто и какие задачи решает, какие вопросы и кому можно делегировать.

✓ Система контроля и анализа эффективности. Руководству нужно понимать, на какие метрики опираться при оценке эффективности сотрудников, и уметь анализировать результаты работы компании.

Познакомившись с кейсами успешного внедрения Битрикс24, некоторые руководители воспринимают платформу как универсальное решение для всех проблем. Это формирует завышенные и неоправданные ожидания: возникает ложное убеждение, что подключение CRM само по себе повысит операционную эффективность.

Но если менеджеры не умеют общаться с клиентами и плохо знают продукт, если у сотрудников есть сложности с рабочей дисциплиной, если в компании нет четкой системы постановки и контроля выполнения задач — никакая автоматизация не исправит эти проблемы.

Задача Битрикс24 — упростить и ускорить уже работающие процессы, а не создать их с нуля. CRM не учит вести переговоры, не решает вопросы с мотивацией и не выстраивает систему управления. Важно учитывать это, чтобы не столкнуться с проблемами, вызванными неадекватными ожиданиями от системы.

Чтобы платформа Битрикс24 соответствовала потребностям компании:

✓ Заранее составьте минимальный список требований к системе. Определите, какие функции в вашем случае будут ключевыми, без каких инструментов вашим сотрудникам будет сложнее работать.

✓ Выбирайте тариф, отталкиваясь от целей и задач внедрения Битрикс24. Не экономьте на критически важных опциях — рассматривайте подключение платформы как инвестицию, которая в скором времени не просто окупится, но поможет кратно вырасти.

✓ Определите список сервисов, с которыми вам потребуется интеграция. Если менеджеры получают заявки из соцсетей и маркетплейсов, а бухгалтеры работают с 1С, важно настроить автоматический обмен данными между платформами.

Еще одна ошибка — выбор универсальных решений без учета специфики бизнеса. Часто руководители стремятся снизить затраты на внедрение, не понимая, что максимально эффективно Битрикс24 работает, когда функционал платформы соответствует бизнес-процессам конкретной компании.

Покупка неподходящего тарифа или отказ от доработки приводят к тому, что CRM не может закрыть потребности компании. Автоматизация в этом случае имеет фрагментарный характер: для ряда задач сотрудникам все также приходится тратить время на ручную обработку данных и переключаться между разными сервисами.

Резюмируем и дополним рекомендации из блока выше в готовом чек-листе по внедрению Битрикс24. Список можно использовать как до запуска платформы, так и для аудита ее работы. Он помогает избежать распространенных ошибок и превратить систему в инструмент для развития бизнеса.

Убедитесь, что в компании уже налажены базовые процессы: обработка заявок, ведение сделок, постановка задач и контроль их выполнения. Битрикс24 упрощает и ускоряет процессы, но не создает их с нуля.

Проведите аудит бизнес-процессов до внедрения

Определите, какие именно проблемы вы хотите решить: актуализировать клиентскую базу, настроить воронки продаж, создать единое пространство для обработки заявок из разных источников, разработать наглядные отчеты.

Четко сформулируйте цель внедрения

Важный этап внедрения — подготовка сотрудников. Чтобы все прошло успешно, команда должна не просто уметь пользоваться, но видеть выгоду в работе с платформой, а не воспринимать это как дополнительную нагрузку.

Составьте план обучения

Самостоятельное подключение платформы отнимает много ресурсов и не гарантирует, что проект будет реализован успешно. Выгоднее доверить задачу опытному интегратору: так вы сэкономите время и быстро получите готовую к работе систему.

Делегируйте внедрение профессионалам

Убедитесь, что ваш тариф поддерживает все необходимые функции. Настройте интеграции со сторонними сервисами: соцсетями, мессенджерами, аналитикой, 1С. Это сделает Битрикс24 максимально эффективным инструментом.

Адаптируйте платформу под потребности компании

Проверка Битрикс24 включает несколько этапов:

1. Знакомство. Заказчик обсуждает со специалистом потребности компании и формулирует задачи аудита.

2. Анализ работы портала. Специалист подключается к Битрикс24 в роли интегратора, проверяет и анализирует систему.

3. Выявление проблем. На основе анализа системы эксперт готовит срез текущих настроек и перечень требуемых доработок.

4. Консультация. По итогам анализа проходит встреча, на которой специалист озвучивает заказчику предложения по доработке портала.

5. Согласование. На финальном этапе аудита заказчик и компания-интегратор составляют конкретный план по доработке Битрикс24.

Системная диагностика помогает понять, насколько платформа соответствует реальным рабочим процессам компании, а также определить неактуальные инструменты и найти уязвимости. По итогам аудита вы получаете:

✓ Список неиспользуемого функционала и найденных неисправностей

✓ Подробную консультацию и рекомендации от эксперта по внедрению Битрикс24

✓ План по доработке и устранению найденных проблем

Если спустя несколько месяцев после внедрения вы не видите улучшения показателей, а сотрудники продолжают использовать старые инструменты, это говорит о том, что пока платформа не прижилась. Но это не означает, что Битрикс24 не нужен вашей компании или что платформа не работает в принципе.

Скорее всего, при разработке стратегии внедрения были допущены ошибки, о которых мы говорили выше. И их можно исправить. Но как проверить Битрикс24 на наличие недоработок? Наиболее эффективное решение — провести аудит вашего портала.

Нужна помощь с настройкой и подключением Битрикс24? Оставьте заявку в форме ниже. Команда IT-Solution берет на себя всю техническую часть, превращая платформу в мощный инструмент для развития вашего бизнеса.

Чтобы избежать типичных ошибок при внедрении Битрикс24 и превратить платформу в инструмент для роста бизнеса, необходимо еще на этапе разработки стратегии следовать пошаговому плану:

• Провести аудит внутренних процессов
• Определить цель внедрения
• Составить план обучения сотрудников
• Найти опытного интегратора, которому можно делегировать внедрение
• Составить список необходимых интеграций

Вы уже внедрили платформу, но вам кажется, что она не прижилась, и теперь сомневаетесь, нужен ли Битрикс24 вашей компании? Закажите аудит своего портала. Эксперты найдут источники проблем и предложат конкретный план по доработке платформы.

Упростите ведение бизнеса для себя и своих сотрудников

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.