Для чего нужны задачи в Битрикс24

Дата публикации: 21 мая 2020

Битрикс24 — это не только инструмент для продаж и агрегатор данных о ваших клиентах. С его помощью вы сможете наладить рабочий процесс внутри компании, используя задачи. Вы сможете распланировать работу по каждому вашему проекту, а затем следить за ее ходом и контролировать процесс исполнения на каждом этапе. С помощью Битрикс24 не нужно гадать, кто чем занимается, и вы всегда будете в курсе происходящего в компании.

У любого бизнеса рабочий процесс строится примерно одинаково: планирование и оценки (сроки, бюджеты и тд); исполнение (непосредственная работа над задачами); проверка (и для задач с клиентом, и для ваших внутренних работ это необходимый этап); правки (сколько ни планируй, избегать корректировок, возникающих в процессе работы, не удается практически никогда). Битрикс24 имеет все необходимое для того, чтобы помочь работе на каждом из этапов. С его помощью вы не только наведете порядок, но и сможете автоматизировать часть работы.

1. Группы и проекты. Создайте проекты для каждого вашего клиента, а также для внутренних работ по одной тематике. Пусть у вашего маркетолога будет группа "Маркетинг", у бухгалтера "Бухгалтерия" и т.д. Вы и ваши коллеги сможете создавать задачи и планировать работу внутри групп и проектов, таким образом все задачи для каждой области деятельности не потеряются. У каждой группы и проекта автоматически создается чат, где сотрудники на портале смогут обсуждать работу по ним и решать возникающие вопросы.

2. Создавайте задачи. Называйте задачи так, чтобы даже не открывая подробное описание, можно было понять, о чем речь. Избегайте названий в стиле "Сделать срочно!!!!" — это название не рассказывает самого главного — что именно нужно сделать. У IT-разработчиков есть традиция называть задачи и баги, пользуясь схемой "что? где? когда?" — "Не работает форма Подписка на главной странице, если заполнить все поля и нажать кнопку "отправить". Прочитав подобное название, человек уже имеет представление о том, что происходит. Такой подход можно применять не только к IT, но и к любым другим занятиям.

3. Устанавливайте сроки исполнения. При создании задачи в Битрикс24, разверните блок "Дополнительно" и установите галочку "Учет времени". Вы сможете указать запланированное время выполнения задачи. Если вы работаете с клиентом по часам, этот инструмент вам просто необходим.

Также вы сможете задать дэдлайны: даты запланированных начала и конца работы. При создании (или редактировании) задачи, нажмите "Планирование сроков", чтобы развернуть все доступные поля для создания дэдлайна.

4. Задавайте автоматическое создание регулярных задач. Допустим, каждый рабочий день ваш сотрудник должен проверять витрину магазина по чек-листу. Битрикс24 позволяет автоматически ставить задачу с одним и тем же шаблоном. Создайте такую задачу, подготовьте чек-лист, который должен проверять ваш сотрудник, поставьте его ответственным. Битрикс24 будет автоматически создавать задачу по этому шаблону во все указанные дни.

6. Назначайте ответственных и наблюдателей. У задачи может быть несколько исполнителей, а также у некоторых ваших коллег может быть потребность быть в курсе хода работы над задачами других сотрудников, чтобы они могли планировать свой собственный рабочий процесс. Битрикс24 позволяет добавить в задачи наблюдателей и соисполнителей.

Задачи доступны не только на десктопе через браузер, но и в мобильном приложении. В описанном выше случае менеджер сможет проверить витрину и отметить выполненные пункты листа на телефоне.

5. Постарайтесь четко и ясно составить описание задач. Опишите коллегам, что нужно сделать, и какой результат должен получиться. Создавайте чек-листы, прикрепляйте файлы и картинки. Помните, что люди плохо воспринимают большие массивы текста, и гораздо лучше понимают списки, схемы и иллюстрации.

7. Запланируйте контрольную проверку выполненной работы. Если завершенная исполнителем задача должна быть проверена другим сотрудником, Битрикс24 позволяет настроить задачу так, чтобы после ее завершения исполнителем она автоматически перенаправлялась к проверяющему. Для этого нажмите на "Еще" возле поля "Крайний срок" и отметьте галочку "Принять работу после завершения задачи".

8. Установите важность задачи и настройте напоминания. В Битрикс24 есть необходимые для этого возможности. Если задача важная, отметьте ее, выбрав галочку в верхнем правом углу в режиме создания/редактирования задачи:

Настройте уведомления о задачах, про которые не следует забывать:

9. Распланируйте группы задач. Откройте список задач в режиме "Мой план", создайте там нудные стадии. Вы сможете перетаскивать задачи между ними, а также, если вам нужно, чтобы при перемещении задачи происходило какое-либо событие, вы сможете автоматизировать это с помощью роботов и бизнес-процессов.

1. Пользуйтесь кнопками "Начать работу", "Начать учет моего времени", "Приостановить", "На паузу". Когда вы берете задачу в работу, нажатие на кнопку создает отметку в истории. Вы сможете отслеживать все события, происходившие с задачей, в том числе когда и кто работал над задачей.

Если у задачи есть указанное время на исполнение ( в поле Учет времени), вместо кнопки "Начать работу" будет кнопка "Начать учет моего времени" и по ее нажатию начнет записываться реальное время выполнения задачи.

Начните организовывать рабочий процесс с помощью огромного спектра возможностей Битрикс24! Эта система имеет все необходимое для любого бизнеса, владельцы которого хотели бы навести порядок в своих делах и автоматизировать ход работы.

#itsolution #bitrix24 #битрикс24 #crm #bitrix24crm #битрикс24crm #crmbitrix24 #crmбитрикс24

Если нужно на время оставить задачу, воспользуйтесь кнопками "Приостановить" или "На паузу".

Приучите коллег пользоваться кнопками, чтобы избежать ситуаций, когда не понятно, чем были заняты ваши сотрудники, и почему к задаче приступили позднее, чем нужно. Нажав на кнопку, сотрудник берет на себя ответственность за работу,и это простое секундное действие настраивает его на нужный лад.

2. Комментируйте. Оставляйте описание итогов вашей работы, пишите замечания, обсуждайте ход работы над задачей в комментариях с коллегами. Таким образом у вас будет возможность собрать и зафиксировать всю информацию в одном месте. Вы сможете позже вернуться к задаче и прочитать в комментариях подробности хода работы. Рекомендуется оставлять комментарий всегда, когда работа выполнена, также чтобы зафиксировать, что было сделано. Если у задачи долго не появляется комментариев, это может означать, что над ней никто не работает, либо работает, но не докладывает о результатах.

3. Пригласите клиента на портал как пользователя экстранет и добавьте его в относящиеся к нему группы или проекты. Ваш заказчик сам сможет ставить задачи и комментировать их, а также общаться в чате проекта. Пользователи экстранет будут отмечены оранжевым значком с земным шаром, вам не нужно будет вчитываться, чтобы увидеть, что задача или комментарий исходят от заказчика.

4. Создавайте подзадачи. В процессе работы выяснились новые подробности? Удобно разбить предстоящие дела на дочерние мелкие задачи, привязанные к основной задаче.

5. Используйте задачи в бизнес-процессах. Битрикс24 позволяет создавать сложные сценарии, в ходе которых можно автоматически создавать задачи с определенными параметрами, когда выполняется условие, указанное в бизнес-процессе.

6. Автоматически делегируйте задачи следующим исполнителям, если задача попала в определенную стадию. Настройте роботов, которые будут автоматически менять исполнения, когда у задачи устанавливается указанный вами статус.

7. По завершении работы над задачей, обязательно нажимайте кнопку "Завершить".Завершение означает полное окончание работ по задаче. Битрикс24 позволяет фильтровать список задач, в том числе по завершенным.

Отправьте заявку, мы свяжемся
с вами в ближайшее время и обсудим детали вашего вопроса.